报税季节的记录保存技巧

肖娜在会计行业工作了30多年。她的专业知识为她带来了年底的回头客。

年底很忙，压力也很大。毕竟，我们有两个背靠背的假期，这需要时间、金钱和准备。最重要的是，12月31日^圣现在，旧的出去，新的进来。我不是在说清理你的衣柜或小屋。不，我说的是财务记录，文件，收据，还有把你的鸭子排成一排交给山姆大叔。

吓人的,不是吗?

好吧，不一定是这样。遵循这些建议，年终大扫除就变得轻而易举了。收集你的记录以准备提交你的年度纳税申报表也是如此。

这些建议是为了让我们这些在家工作的企业家或个体企业家的生活更轻松。上帝知道我们已经够忙了，为什么不整理一下你的记录呢?这会节省时间和大量的压力。相信我!

整理物理文件

我们中的许多人仍然喜欢用邮寄的方式收到账单，然后用支票支付。在你的办公桌上专门放一个抽屉或一个便携式文件系统来存放今年的收据。为每个债权人制作一个文件夹，并在标签上注明当年。准备一个医疗费用的文件夹也是一个好主意，因为在你的纳税申报单上会要求你提供这方面的信息。

此外，如果可以的话，为你的业务开支制作一个当前年度的文件夹。记录开支后，把所有收据都放在文件夹里。如果你的收据与银行或信用卡对账单一致，复制一份放入你的商业文件夹中。(更多关于记录与业务相关的费用在本帖后面)。

如果你有一个文件归档系统，例如结婚证、保险单、保证书、车辆所有权、纳税申报单等，(你应该这样做!)年底是清理它的时候。德赢vwin000翻遍每个文件夹，把过期或不再适用于家里的东西都扔掉。

你需要保存三年的银行对账单、已付账单之类的东西。把它们和你要长期保存的文件放在一起。国税局只有三年的时间来审核申报表，所以超过三年的，你可以寄到13号文件，包括所有的备份。

撕碎所有可丢弃的文件，把它们加到你的堆肥堆里，或者用作壁炉的引火物。

现在你已经把你的物理文件整理好了，是时候建立一个你会定期维护的记录保存系统了。这就是保持理智发挥作用的地方。

电子表格是你的朋友

别在我面前发疯。即使我没有会计背景，我仍然会使用它们。它们是最简单的保存记录的方法，可以让你一目了然地获取信息。学习在Excel中插入公式并不难。而且不需要用磁带(在计算器上)来计算纳税时间是一个巨大的节省时间的方法。

对于那些不熟悉Excel的人，这里有一个基本的教程，教你如何设置电子表格和格式化公式:

如何在Excel中复制和粘贴

一定要记住清除所有数据，公式除外。这样，当您添加新数据时，计算就会自动执行。

正如你看到下面的照片，我已经清除了所有的数据，但公式仍然在那里等着为我工作!

跟踪业务活动的推荐电子表格

我为我的生意和个人纳税申报单维护了几个电子表格。以下是我的建议，让你的工作轻松来报税。这种类型的记录保存也很好地为您提供任何时候，您需要提供财务信息的实体，要求它。只需按下一个按钮，您就可以附加这些电子表格或将它们转换为pdf，并将它们通过电子邮件发送给请求实体

自由职业者的收入

打开一个新的工作簿，命名为自由职业收入或任何浮动你的船。只要确保当你需要寻找它时，它是你能记住的东西。

添加你的名字，公司名称，工作簿的名称，以及它所属的年份。(见图)。

在我的自由职业收入工作簿中，我添加了与我的业务相关的工作表。它们如下:

1. 收入2015
2. 费用2015
3. 里程2015
4. 管理费用2015

注:我在2015年关闭了我的自由职业业务，但我在这篇文章中提供的信息是常青的。

在Earnings选项卡下，我这样命名了各个栏目:

• 列一个项目名称
• 列B-Date发票
• 列C-Invoice数量
• 从D到m列，每一列都分配给一个收入来源(客户)
• 第n列小计(行中所有数字的总和)
• 列O-Total(这实际上是多余的)
• 列P-Date支付
• Q-Less费用(PayPal有时会对未经验证的支付者进行费用评估)
• r栏已支付金额(净额已支付给我)
• s栏余额(未付余额)
• 列t -每月总额(这需要一个单独的公式，根据我在一个月有多少行条目而变化)

在电子表格的底部，我有每一列的公式。这让我一眼就知道我从每个客户那里赚了多少钱。当你重新评估你的客户基础时，这很有用。这在年终也很有帮助;你知道哪些客户期望得到1099美元(任何超过600美元的东西)。

然后有一个公式给我一个总数。它应该与Q、R、S和t列的总数一致。这就是所谓的“证明”。如果总数没有交叉核对，你就会在某个地方出错。

现在我想插句话。如果我的读者对设置电子表格感到不知所措，我将非常乐意为你做这件事。然后你所要做的就是在信息出现的时候把它输入进来。通过勇敢战士的个人主页给我发邮件(在“粉丝邮件”下面找)。

费用

接下来，我们将进入支出工作表。在这里，您可以跟踪所有与业务相关的费用。我把它设置得有点不同。前三列分别是日期、收款人和总额。第四列是空白的，以便查看总数，而不必去到最后一列。当您看到我命名的列时，您就会明白我为什么要这样设置它。记住要包括所有可扣税的经营费用，也就是经营成本(除去日常管理费用，我们稍后会讨论)。

以下是你应该在电子表格中包含的内容

• 办公用品-纸、墨水、碳粉、钢笔、铅笔等。
• 软件
• 硬件- crt，显示器，笔记本电脑，扬声器，打印机等
• 培训-您参加的任何研讨会或支付费用的在线培训
• 维修和维护(R & M)设备-电脑维修等等。
• 广告/营销这还不包括里程数，而是让你的名字传播出去的实际成本。这可能是你的汽车贴纸，名片，打印费用等。
• 许可/税-您的职业许可证和注册您的企业名称的费用符合这里。我也在这一栏列出了我每年的域名和网站费用。
• 德赢vwin000-如你只为自己的业务投保个别保险，例如专业责德赢vwin000任险
• 比赛的费用
• 费用(其他)-这将是银行费用，贝宝费用和任何其他您吸收的费用，以便支付。
• 邮资
• 娱乐-如果你带客户去吃午餐或晚餐，一定要在收据上写上客户的名字和讨论的内容，否则你不能注销。
• 旅行-同样，这还不包括里程;这是一个单独的计算。这将包括机票、酒店住宿、汽车租赁等，只要它们与业务有关。

你会希望在每一列(垂直)都有总计，这将“证明”行(水平)总数。

里程数是很直接的。基本上，它是这样的:

当你开车去参加社交活动、去邮局、去办公用品商店、去见客户或在当地招待客户时，你的里程是可以扣除的。美国国税局每年公布的税率不同。一旦你提供了总里程，你的税务软件或会计将会做出正确的计算。停车费和过路费也是可以扣除的，所以一定要保留收据并记录下来。我通常在里程电子表格中保留单独的一栏来跟踪停车和通行费(参见本文后面的医疗费用表格)。

注意:如果你只是为了工作目的而使用车辆，你可以选择包括汽油和石油，维修和维护车辆在运营费用领域。然而，如果这是你走的路，你不能注销里程。此外，你应该摊销车辆(取决于它的年龄)，如果它确实是公司的车辆。

管理费用

转到管理费用:

如果你在家工作并且有一间专门的办公室(我把我的第三间卧室改成了一间办公室)，你可以扣除一部分日常开销。计算的基础是你办公室的面积除以你家的总面积。你的税务软件会根据你提供的面积进行计算。

这些是你应该每月记录的项目

• 抵押贷款支付-如果你的税和保险包括在支付中，你将不德赢vwin000得不打破原则，当你提交你的税。只需从全年的总付款中扣除你的保险和财产德赢vwin000税数字，就可以得到正确的细目。
• 电
• 气体-冷却和加热你的家/水
• 水
• 回家修理-这只适用于影响整个房子的维修，如重新铺设结构管道，重新布线等。
• 手机-如果你用它来做生意的话。
• 电话-如果你有专门的电话线，把它包括在费用工作表中，而不是这里。
• 互联网这尤其适用于作家。任何依靠互联网开展业务的个体经营专业人士都应该包括这一成本。

为所有纳税人提供简单的电子表格

对于所有分项扣除的纳税人来说，维护医疗/牙医费用和慈善捐款的电子表格是一个好主意。同时记录下这两项的里程，因为它会计入你的自付费用，并且是可以扣除的。

你的医疗/牙科电子表格是一个非常简单的布局，如下所示:

你的保费是可扣除的，就像处方、看医生、住院、化验、门诊治疗等。如果你的医生给你开了减肥计划或健身会员卡来治疗特定的疾病，包括肥胖，这些也是可以扣除的。注意这里的关键词是规定．你的医生说你应该减肥，但你没有资格接受这项扣除。

想了解更多关于什么是允许的医疗和牙科扣除，请阅读这篇文章国税局文档

慈善捐款

在设置慈善捐款表格时，应包括下列资料:

• 日期的贡献
• 慈善机构的名称和地址(确保它被美国国税局认可)
• 捐赠物品的描述——支票、现金、家居用品、衣物等。
• 价值
• total—对每一行进行合计，然后创建跨底部行的每一列的交叉检查合计。我想你们已经看了足够多的电子表格，知道它应该是什么样的了。

一定要记录你的里程数，特别是如果你的捐赠是你在志愿活动中的时间。

即使你认为你没有足够的扣除额来逐项列出，维护这些电子表格也是明智的。你的税务软件或会计将决定你是否应该分项扣除或采取标准扣除。

做好准备是一个很好的实践。

你是如何处理纳税季的?

结论

你可以通过维护电子表格来记录每一件事情发生时的收入和支出，而不是在最后一分钟手忙脚乱，这样你的生活压力会小很多。

岁末如风。报税只是九牛一毛。

按照我在这篇文章中提供的建议来检查你的理智，整理你的商业记录。

你如何解释你的商业活动?请在下面的评论中告诉我。此外，如果你觉得这篇文章有帮助，请通过按左边的任何社交媒体按钮来分享它。

祝你今年成功，没有压力!

和平,

Bravewarrior

恶搞“不劳而获”:

这篇文章是准确和真实的最好的作者的知识。内容仅供资讯或娱乐之用，不取代商业、财务、法律或技术事宜上的个人顾问或专业意见。

©2016 Shauna L Bowling

评论

肖娜·L·鲍林(作者)2019年12月31日，佛罗里达州中部:

妮尔，我宁愿自己做也不愿花钱请人做。用税务软件很容易。我使用H & R Block软件。这很容易，因为我已经更新了我的电子表格，并准备在年底前完成。

新年快乐，我的朋友!

内尔玫瑰2019年12月30日，英国:

幸运的是，我不需要自己交税，但如果我需要，我可能会疯掉，哈哈!我在这方面毫无用处，纯粹是因为我没有耐心。

肖娜·L·鲍林(作者)2019年5月17日，佛罗里达州中部:

那我们俩都不会长大因为我们俩都不会长大。哈哈，这对Sha Logic来说怎么样?

苏西2019年5月17日，卡森市:

这当然有意义!“理解”…伟大的概念!所以你是有条理和明智的!你是我的偶像，沙....当我长大了，我要像你一样!!哈哈

肖娜·L·鲍林(作者)2019年5月16日，佛罗里达州中部:

宝拉，恐怕我被指控有罪了。我非常有条理。但这样做，它让我有时间偷懒。明白了吗?

我也爱你，即使我惹你生气了!：-)

苏西2019年5月15日，卡森市:

莎，我确信，你是我认识的最有条理的女人。。如果我不爱你，那我就惨了!!哈哈

肖娜·L·鲍林(作者)2019年5月15日，佛罗里达州中部:

不客气,奥雷里奥。我将发生的交易记录到我的电子表格中。这样的话，它们总是最新的，而我在年底要做的就是把它们打印出来。容易peasy !

奥利留Locsin来自加利福尼亚州奥兰治县，2019年5月14日:

为明年的税收做准备，越早越好。谢谢你的这些建议。

肖娜·L·鲍林(作者)2019年4月09日，佛罗里达州中部:

很高兴听你这么说，黛安娜。这就是我的意图。如果你整理你的文件并随时更新它们，归档就会容易得多。

Dianna门德斯2019年4月08日

这是一年中的这个时候很方便的信息。当我回顾你的建议时，我看到了一些可以使我明年的归档工作更容易的建议。

肖娜·L·鲍林(作者)2018年7月26日，佛罗里达中部:

我希望这能帮助你，夏洛克。有条理、掌握全局是避免财务压力的关键。

感谢您的回访。我希望事情对你来说变得不那么复杂了!

Shyron E Shenko2018年7月26日来自德克萨斯州:

肖娜，我回来重读这篇文章是因为现在事情很复杂，我需要重新回忆一下黄金枢纽。

祝福

苏西2018年7月09日，卡森市:

对你有好处! !没有什么比看望家人和给自己留时间更重要的了。我们终于有了正式的“夏季”天气。还以为永远不会到了呢。再过一周80 - 90华氏度……呃!我希望秋天到来!哈哈Old-ornery-can 't-be-pleased-Bit_h-that-I-am ! !哈哈

肖娜·L·鲍林(作者)2018年7月09日，佛罗里达中部:

很高兴在这里见到你，宝拉。事实上，4号那周我在度假。去南佛罗里达看望我的父母，兄弟姐妹和侄女。我离开了四天，根本没有上网。连我回家后的周末都没有!这是一次很棒的访问。我真的需要离开。

我也爱你，我的朋友!

苏西2018年7月7日，卡森市:

哈哈! !谢谢你，女朋友!!

现在……在今年剩下的时间里，我该如何保持理智?

哈哈只是碰巧在附近，顺便过来问一句:“嘿，最近怎么样?希望你一切都好，幸福，感觉被爱着。”好好享受你的周末吧，女朋友!爱你,

肖娜·L·鲍林(作者)2018年6月29日，佛罗里达州中部:

我很高兴你觉得这些例子很有用，佩格。我试图尽可能的明确，但同时保持简单。我也喜欢Excel。我整天和它一起工作。一旦你创建了这些公式，计算数字就变得轻而易举了!

科尔挂钩2018年6月29日，在德克萨斯州达拉斯市东北部:

你的财务电子表格的例子是详细的和有用的，归档建议是关键准备当纳税的时候。我喜欢Excel的易用性，它的自动计算非常节省时间。感谢您分享这些从您广泛的专业知识的技巧!

肖娜·L·鲍林(作者)2018年1月26日，佛罗里达中部:

很高兴你觉得这有用，露易丝。谢谢您的参观!

路易丝Powles2018年1月26日，英国诺福克:

这里有一些很好的建议，谢谢。

肖娜·L·鲍林(作者)来自佛罗里达州中部，2017年7月4日:

夏洛克，电子表格确实简化了生活，不是吗?我很高兴能和你分享我的知识。

和平,我的朋友。

Shyron E Shenko2017年7月03日来自德克萨斯州:

肖娜，谢谢你的建议。我用电子表格做了很多事情，但你给了我新的建议，我真的很感激。

祝福我亲爱的朋友。

肖娜·L·鲍林(作者)2017年6月8日，佛罗里达中部:

佩格，听起来你和我一样，对做事很有条理。这是一件好事!

我很高兴你觉得我的指示很容易理解。我希望那些不熟悉电子表格的人，还有你和我，也能熟悉。

科尔挂钩2017年6月8日，在德克萨斯州达拉斯东北部:

你好，肖娜，保持条理的好主意。我拥有几家公司，发现Excel电子表格确实有助于记录支出和收入。在我的收藏品商店，我创建了一个每日回顾表，并将在一天结束时使用它来平衡登记，从那里，将数据输入到我的每月记录。你的解释很详细，很容易理解。

肖娜·L·鲍林(作者)来自佛罗里达州中部，2017年2月18日:

欢迎你,克里斯。我已经使用他们的软件很多年了，强烈推荐它。

克里斯·米尔斯2017年2月18日来自密歇根州特拉弗斯城:

肖娜，谢谢你告诉我H。R。Block的信息。我明年会记住的。

肖娜·L·鲍林(作者)来自佛罗里达州中部，2017年2月18日:

克里斯，从多个州获得收入肯定很棘手。幸运的是，佛罗里达州没有州所得税，但其他很多州都有，税率不一。就我个人而言，我使用H & R Block税务软件。通过使用电子表格来引用每一种可允许的推断类型，可以更容易地遍历每个模块。我在2月4号报税，13号退了款到银行账户。没有混乱，没有混乱，没有压力!

克里斯·米尔斯2017年2月18日来自密歇根州特拉弗斯城:

Shauna，对于这个问题，我可以用哈哈哈哈哈哈来填满评论框，“你如何解释你的商业活动?”我工作和生活都在路上，所以我几乎所有的财务信息都在网上。只有几件东西是邮寄来的。我的会计方法不存在。最重要的是，我通常要申请多个州。注册会计师通常不太了解出差工人的税务信息，所以我一直在使用TurboTax。我至少需要开始一些文件。感谢您提供的宝贵信息和建议。

肖娜·L·鲍林(作者)2017年1月21日，佛罗里达中部:

夏洛克，很遗憾听到你和你丈夫一直在交换窃听器。我希望今年你会过得更好。

谢谢你帮我解决了第二个F。我通过一个关于Flipboard的论坛发现了这一点。坦白地说，我从来没听说过。看来我跟不上时代了!

Shyron E Shenko来自德克萨斯州，2017年1月20日:

肖娜，这太棒了，我也喜欢电子表格，用它们来报税，通常这时候已经准备好了一切，但今年没有，我今年什么都不想做，我得了几次流感，丈夫，我一直分享它。

我不能看视频，它对我不起作用，我的电脑出了问题。

祝福和拥抱亲爱的朋友。

附注，第二个"F"是flipboard的意思。

肖娜·L·鲍林(作者)来自佛罗里达州中部，2017年1月17日:

我很高兴你觉得这有用，吉娜。对于你的商业冒险，我相信你会把这些信息用在好的地方。

吉娜焊缝Hulse2017年1月16日，在佛罗里达州的罗克里奇:

伟大的及时提示!我需要看看这个。

肖娜·L·鲍林(作者)2016年12月23日，来自佛罗里达州中部:

黛安娜，你的记帐很精明。记录发生的事件/支出要容易得多。从长远来看，这确实节省了时间。此外，这只需要几秒钟的时间，而且在交税的时候，没有混乱或寻找收据。

teaches123452016年12月23日:

对所有纳税人的美好建议。我发现记录一份详细的日志对我来说是最好的，因为随着时间的推移，我往往会忘记一年中发生了什么(甚至是一周!)

肖娜·L·鲍林(作者)来自佛罗里达中部，2016年12月20日:

欢迎你多拉。我认为现在是一个好时机，而不是接近缴税的时间。这样，那些没有持续记录的读者可以在新的一年开始的时候有一个良好的开端。

朵拉-无论是2016年12月19日，加勒比:

邵娜，谢谢你对组织和记录税务管理提供的非常实用的建议。开始的好时机!

肖娜·L·鲍林(作者)2016年12月15日，来自佛罗里达州中部:

一边走一边做记录让报税变得轻而易举，内尔。

内尔玫瑰2016年12月14日:

伟大的建议Shauna !而且在纳税的时候，我们都要看一看!哈哈!

肖娜·L·鲍林(作者)2016年12月13日，来自佛罗里达州中部:

玛尔，你的会计肯定很喜欢你做事井井有条。这让他的工作轻松多了!

玛丽亚乔丹2016年12月12日，来自宾夕法尼亚州杰斐逊维尔:

亲爱的莎，有用的、实用的、及时的建议。

我喜欢井井有条，我知道我们的会计也喜欢井井有条。我要感谢妈妈给我的好习惯。

祝你度过一个平静的夜晚-很高兴看到你再次出版。爱,3月

肖娜·L·鲍林(作者)2016年12月12日，来自佛罗里达州中部:

鲁比，我都没注意到我们不再有推特按钮了。我想知道为什么?第二个F是什么?这对我来说是一个新的问题!

我很高兴你发现这篇文章内容丰富，易于遵循的说明。当交易发生时就记录下来比等到交税的时候要容易得多。难怪人们会感到压力山大!

肖娜·L·鲍林(作者)2016年12月12日，来自佛罗里达州中部:

谢谢,拉里。谢谢你的来访!

肖娜·L·鲍林(作者)2016年12月12日，来自佛罗里达州中部:

也祝你圣诞快乐，玛蒂!粉是什么?那是会计软件吗?

即使在工作中，我们也会使用Excel以及其他一些建筑软件。

就税收而言，财政年度是从1月1日到12月31日。然而，我知道许多公司的年度运营时间是从7月1日到6月30日。不知道为什么会这样。在我看来，按日历年计算会更容易些。

Ruby让歇尔2016年12月11日来自伊利诺伊州南部:

我通常在Twitter上分享一篇我认为对朋友或任何人有用和重要的文章，但Twitter不再被列出。我想念它。这篇文章真的很好，而且说明很简单。如果一个人没有做记录，纳税时间会很紧张。太好了!

拉里·兰金2016年12月11日，俄克拉荷马州:

伟大的技巧!

玛蒂Coetser2016年12月11日，来自南非:

最好的建议!虽然我使用粉彩进行正式的记账，但我在Excel上/在Excel上/用Excel做了很多事情。我非常喜欢这个节目!

我们的财政年度从3月1日到2月28日。我很惊讶地得知你的假期是从1月1日到12月31日。

亲爱的莎，祝你和你的家人圣诞快乐!

肖娜·L·鲍林(作者)2016年12月11日，来自佛罗里达州中部:

我同意你的看法，比尔。特别重要的是，如果你没有按建议缴纳季度所得税，就采取这些扣除措施。扣得越多，你付的钱就越少。

去杂货店买圣诞饼干需要的食材。我得去烤面包了……我还没反应过来它就来了!

肖娜·L·鲍林(作者)2016年12月11日，来自佛罗里达州中部:

吉娜，我把所有收据都按供应商和年份保存，三年后就扔了。然而，我无限期地保留所有的家庭维修收据。你永远不知道什么时候你需要一个你满意的维修服务。进入“家庭维修”文件夹要比试图记住维修是哪一年做的，然后查找信息容易得多。

听起来你很有条理。荣誉!

比尔荷兰2016年12月11日，来自西澳奥林匹亚:

这些都是很棒的建议，莎!谢谢你的复习课程。你知道，我仍然听到相当多的作家写....时不扣款我不知道为什么会这样，但在我看来，如果有扣款，那么它们是值得的。总之，祝你周日愉快!

Genna东2016年12月11日，来自美国马萨诸塞州:

嗨Shauna。作为一名企业家，我完全明白你的意思。收据是我生存的祸根。我不喜欢文书工作，我喜欢科技，因为它让我们不必归档纸质文件。我通常把我的收据(国税局想在审计期间看到这些)——除了电子副本的订单/购买确认——放在一个盒子里，按年计算。这些记录几年后我就可以扔掉了。工资记录我们永远保存。拥抱Excel/电子表格报告技巧——这是非常好的建议。我们使用这些以及QuickBooks软件来跟踪一切。组织/文档是一切的关键。 Excellent hub.

肖娜·L·鲍林(作者)2016年12月11日，来自佛罗里达州中部:

蓬勃发展，我在税收问题上很有条理。它让生活更轻松，压力更小。

我很好。谢谢你的关心。

FlourishAnyway来自美国2016年12月10日:

非常有用的建议，我喜欢你再次在这里写作。在被审计的情况下，把你所有的东西都组织得很好会很有用。希望你一切都好。