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整理收据的最佳方法

VirginiaLynne喜欢分享她DIY家居装修和维护的创意。

这些简单的步骤可以帮助您组织收据。

这些简单的步骤可以帮助您组织收据。

快速和容易的收据组织系统

你是否花了太多时间去寻找退货的收据?你准备好交税了吗?还是因为赶在4月15日之前交税而很着急?如果你像我一样,你可能会忍不住让收据堆积起来,直到它们变得一团糟。这就是为什么整理收据最好的方法就是保存你的系统:

  • 简单的记住。
  • 快速归档文件。
  • 很容易找到你需要的东西。

记住这三个目标将帮助你使用以下四个简单的步骤来创建一个适合你的系统。

1.选择一个系统

没有一个文件归档系统是完美的。你总是要权衡建立一个详细的系统的成本,这个系统使得收据很容易找到,并且需要花费大量的时间来归档这些收据。以下是四种不同的系统及其优缺点。

收据的粘合剂系统有点工作,但有助于您快速找到事物。使用口袋指数分频器进行归档较小的收据。

收据的粘合剂系统有点工作,但有助于您快速找到事物。使用口袋指数分频器进行归档较小的收据。

绑定

使用具有索引卡的粘合剂来分隔收据类型,您可以轻松找到所需的内容。该系统最适合经常回去并查看收据的人最适合,因为您可以轻松地来回翻转到不同的部分,因为粘合剂保持纸张按顺序保持纸张。如果您总是在部分或后部提交新文件,您可以按时间顺序快速查看收据。

我用这个系统来整理我丈夫的父母在他监护下的收据,因为我们被要求定期报告他们的收入和支出,而且我需要能够很容易地找到收据。

使用活页夹的优点和缺点

  • 申请的时间最长
  • 按月顺序保存文件最简单。
  • 最好是你需要经常参考的收据
  • 整洁,易于放在书架上。
  • 受笔记本大小的限制,或者你可以使用多个。
文件夹是快速、简单和可扩展的。

文件夹是快速、简单和可扩展的。

文件夹

文件夹系统是使用起来最简单、最快的系统,所以你有更好的机会把东西组织起来。6个月后,我终于决定回到文件夹里去整理家庭收据。我把未归档的文件放在前面,通常当前面的区域填满时就把它们放回原处,大约一个月一次。

提示:把你知道以后会用到的文件放在一起。我把我所有的税务信息,包括慈善捐款,放在一个文件里。

使用文件夹的优缺点

  • 便宜和简单。
  • 只需要文件夹和文件柜或文件盒。
  • 快速文件。
  • 可扩展到任何大小和数量的文件。
  • 找纸比笔记本系统难多了。
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扩展文件

对于较小的组织项目,请获取具有节和选项卡的展开文件。如果你是一个只有几种类型的收据的学生,或者如果你想组织一个项目的收据,比如一个房屋翻修项目,这是一个很好的方法。我还用这个系统处理我们收养的所有文件,我经常用一个小的扩展文件处理假期计划。

使用展开文件的优缺点

  • 把所有的东西放在一个整洁的,可携带的文件里。
  • 这对整理你想永久保存的收据很有用。
  • 适合小批量的纸张。
  • 便携。
  • 对很多报纸都没用。

数字文件

我开始无纸化了,你可能也是。许多公司希望你“无纸化”,并可能为此给你奖金。现在,像家得宝(Home Depot)这样的商店可以让你收到电子邮件收据,而不是纸质收据。此外,你还可以扫描并拍摄非数码收据的照片。然而,你仍然需要记住:

  • 组织数字文件:不要把所有收据都倒进一个文件中,花点时间创建文件组,并确保在创建每一张收据时都给它们贴上标签,否则当你试图找到什么东西时,就不得不打开每一张收据。
  • 备份:电脑病毒或电脑故障都会干扰你的系统,所以要确保你的收据有云备份,比如Carbonite。

数字收据可以减轻归档文件的许多头痛之事,但前提是你要小心。你应该确保实际下载任何你以后可能需要的重要报表的收据,因为许多公司只保留你12个月的报表收据记录。例如,当我为一台坏掉的洗碗机申请信用卡延长保修时,他们要求我们提供15个月前的原始声明。网上已经没有了,但幸运的是我有一份纸质副本。

如果你使用的是数字化方式,那么在付款时下载账单收据就能避免出现问题,或者至少保存好年终收据。

数字归档的利与弊

  • 不用担心纸会弄乱。
  • 轻松找到您的文件在您的计算机。
  • 只打印你需要的。
  • 记录你想留多久就留多久。
  • 如果你还在网上支付账单和办理银行业务,这是最简单的。
  • 如果你买了一个手持扫描仪,你也可以很容易地将纸质收据数字化。
“垃圾”文件组织收据您不确定是否需要节省您的时间。

“垃圾”文件组织收据您不确定是否需要节省您的时间。

2.决定保留什么

记住保持和组织是有区别的。你不需要整理你收到的每张收据,即使你决定保留它们。你需要整理的是收据,这些收据日后需要用来缴税、退货或记录开支。

把收据:

  • 把商品归还给商店
  • 预算计划
  • 转售物品,包括房屋转售
  • 家里的改进
  • 营业费用

你不需要的垃圾收据

如果你只是扔掉你知道你不需要的收据,或者你知道你可以在网上访问的收据,你会节省你自己的很多时间和麻烦。如果你想不出一个你需要它的理由,你可能不会,所以扔掉它!

“垃圾文件”也是一种组织方式!

如果像我丈夫一样,你不能把收据扔掉,那就帮自己一个忙,创建一个自己的“垃圾”文件盒。我们有一个。这是一个塑料箱,放在我的收据文件上面。每当我不确定是否该扔东西的时候,我就把它扔进去。99。9%的情况下,垃圾桶会在年底原封不动地被扔出去。对于那几次我需要收据的情况,找到收据所花的时间比整理所有收据所花的时间要少得多。

3.分类使用

不要在这一步上做太多的工作。你想要的类别足够广泛,你可以每年重复使用这个系统,但又足够狭窄,没有一个单一的文件会挤到你找不到你需要的收据。

样本的类别

  • 银行
  • 账单
  • 营业费用
  • 捐款(税务捐款)
  • 信用卡
  • 房子
  • 德赢vwin000
  • 医疗和牙科
  • 工资和退休
  • 质量保证(对购买的物品)
将收据分类整理,这样你可以快速归档。

将收据分类整理,这样你可以快速归档。

我的组织系统的一个调整是,我决定把我的支票存根放在我的文件前面,这样我就可以找到它们。

我的组织系统的一个调整是,我决定把我的支票存根放在我的文件前面,这样我就可以找到它们。

4.调整系统

把文件贴上标签后,把收据放在文件夹里。在使用系统时,可能需要进行一些更改,如添加另一个文件夹或切换到不同的文件系统。最近,我从使用笔记本转向使用文件夹,因为我发现我没有足够的时间来归档我的文件。

你应该多久归档一次收据?如果你一拿到就归档,那是最好的。然而,如果你像我一样,你可能太忙了,不能每天都这样做。所以,我通常在我的文件夹前面有一个地方放新收据。然后,当我没有更多的时间,我知道我需要归档。一般来说,这意味着大约一个月一次。

把事情简单化!

有效组织文书工作的关键是不会使其过于复杂并且每年保持同一系统。这样,您将能够在需要时自动提交内容并轻松检索它们。设置这个系统只需要一个小时,并且当然值得数小时,它将通过论文排序。

关于整理收据,你还有其他的建议吗?我希望你能在评论中与我们分享!

据作者所知,这篇文章准确而真实。内容仅供信息或娱乐用途,并不能代替个人顾问或专业建议在商业,财务,法律,或技术问题。

注释

sloion2019年5月17日:

感谢您提供这篇文章……我期待着这个周末把所有的收据整理到文件夹里(:

维吉尼亚卡尼(作家)于2017年12月11日在美国发出:

嗨,希拉,谢谢你的提示。这可能对某些人有帮助。

希拉2017年12月11日:

弗吉尼亚,谢谢你的建议。

以前我总是纠结于我所有的纸质收据。我想补充的是,数字收据也很痛苦。即使你找到了一种简单的处理纸质材料的方法,你也必须找到一种方法来同时处理这两种材料。我注册了Veryfi应用程序,他们之前被称为IQBoxy,它真的消除了我的痛苦。它会在仪表盘上显示你的支出和预算,你可以通过该应用扫描收据,从云存储上传到你的个人邮箱,甚至口述它。我喜欢的是,它可以将我的费用分解成各种支付方式,我可以将费用标记为可报销。只要有必要,我就会得到一个PDF报告,里面有表格和我所有收据的图片。如此方便和省时。他们仍然有这个免费计划,没有每月收据数量限制。

Jacobb92052015年2月16日:

这是整理收据的好方法!

桃色的《甜蜜之家》2014年12月21日

我喜欢用大回形针把它们分开

Tolovaj2014年2月12日:

好的建议,谢谢。整理是关键,如果我们及时地将收据保存在正确的文件夹中,这真的并不困难。出于许多原因,以数字形式存储东西属于未来,但我们还没有到那个地步:)

米歇尔·凯尔西2013年5月21日,俄克拉荷马州埃德蒙:

你很好地解释了如何整理收据。我很少保存收据,除非是我可能需要退回或出于税务目的的东西。我有一个小篮子来装我的税收。我用银行自封袋装其他收据。我把我可能需要归还的东西的主要收据放在信封里放在银行的袋子里。我得看一遍,因为很多可能已经过期了。哈哈我期待你更多关于组织的文章。你做得很彻底,做得很好!米歇尔

维吉尼亚卡尼(作家)于2012年9月10日从美国发出:

谢谢迪!我真的努力和我的孩子们一起把事情安排得井井有条!

DiCalderon2012年9月10日:

真的很棒的想法!享受这篇文章,因为它很容易理解。在每个不同类型的文件中,您将您的意见和个人经历与他们中的每一个进行。这使读者更容易选择哪种方法最适合它们。

Anniecarr.2012年8月21日:

这真的很聪明,很有用!我很讨厌保持收据,这真的帮助了我知道如何组织它们和保持它们。谢谢你的建议!

维吉尼亚卡尼(作家)于2012年7月20日从美国发出:

我当然也有这个问题。我是一个不断寻找最佳方法的重组者。我认为最好的方法随着生活的不同而改变。

Sharilee Swaity2012年7月20日于加拿大发表:

弗吉尼亚州,伟大的中心!我喜欢你列出每一种方法的优缺点。我试着把所有的收据组织起来,但我的问题是系统落后。我倾向于使用两种不同的文件框的组合。

维吉尼亚卡尼(作家)于2012年7月19日从美国发出:

我可能需要更多地垃圾。谢谢你莫妮卡停下来!

monicamelendez2012年7月19日在盐湖城:

我不知道为什么我没有想过扔掉我不需要的收据。听起来很简单!我有太多收据了,我不需要了。嗯…

维吉尼亚卡尼(作家)于2012年7月19日从美国发出:

我的天啊,我很清楚这种感觉。事实上,我已经让我的系统崩溃了,因为在打理完我公婆的遗产后,我把家庭收据转移到了笔记本的风格。最后,我意识到我需要回到文件夹系统,我可以把它们放进去。这样找东西就容易多了!

海伦娜特2012年7月18日,印第安纳州:

我真的需要开始归档收据了。现在它们到处都是,包括我钱包里的钱包。我知道我在某个地方有一个,然后三个小时后,我找到了它!它现在根本不是一个系统。更像是寻宝游戏!

克里斯蒂说话的人2012年7月18日于澳大利亚悉尼:

这给了一些保持组织性的绝妙想法!完美的储存收据的税收目的!

维吉尼亚卡尼(作家)于2012年7月17日从美国发出:

非常感谢马克。你说的对,也有很多免费的云服务。我很感谢你的分享,我一定会检查你的想法!

马克•罗德2012年7月17日,来自华盛顿州拉辛市:

有趣和有用的枢纽!我已经把我的大部分必要的收据都数字化了,有很多在线网站可以存储副本,所以你不必担心数据丢失。

我投票并在我的中心上分享了“消除杂乱的18种方法”的链接https://hubpages.com/health/18-Ways-to-Eliminate-C..。

谢谢你提供的详情。

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