如何正确自动化商务电话系统

Glenn Stok开发了35年以上的自动化电话系统，纳载于STOK Software，Inc。的首席执行官，他在计算机科学硕士学位。

本指南适用于任何类型的自动化商务电话系统。您的系统已完成后，您将需要这个，并完成所有接线和电话连接。

我将为您提供编程自动助理需要有效处理您的呼叫者的信息。

适当的配置对于为您的业务提供优秀的第一印象至关重要。

商务电话系统有三个部分：

1. 主要组成部分是PBX，它代表“P.rB.牧场E.X改变。“除非系统包括下面的项目“2”，否则需要一个实时人员来回答和接听来电。
2. 自动化服务员提供了一个选项菜单，即呼叫者可以用于路由呼叫而无需实时接待员。
3. 最后，语音邮件组件将允许呼叫者为人员留言。

自动电话系统的好处

商务电话可能会干扰员工的集中，并为他们提供额外的员工留言。自动化电话系统允许人员更富有成效，但仅当它被编程为正确路由呼叫者。

呼叫者可以自动路由到办公室的特定手机。在许多情况下，人员甚至可以将其扩展转发到外部地点或手机。

使用语音邮件，系统将为繁忙人员提供消息。如果他们不回答，每个人都可以记录他或她的问候，以呼叫者竞争。

自动化服务员还可以允许呼叫者收听录制的信息，而无需等待真人回答日常问题。这对于为您的办公室，办公室，上市工作提供以及对任何其他常见问题的答案提供营业时间，方向。

多个呼叫者如何在一个号码上获取？

如果您只有一个电话线，那么只有一个来电者将通过。第二个来电者将获得忙碌的信号，因为您的手机公司无法提供第二个电话。

如果您不希望您的呼叫者获得忙碌信号，则需要为每个同时呼叫者提供单独的电话线。

您需要相应数量的电话线来支持您期望的呼叫卷，您的手机系统需要支持额外的行。

例如，如果您有十个扩展，并且五个人通常在外面的电话外呼叫，您需要从您的手机公司中进入五条电话线。如果所有五行都在使用中，则下一个呼叫者将获得忙碌信号。

提供来电的实际方法是手机公司的函数。每个来电者拨打相同的数字，您的主要公司编号。电话公司提供了一个调用的功能翻转服务。如果第一行正忙，则下一个呼叫者滚动到下一个可用行。

通过具有足够的电话线来提供所有可能的同时呼叫者，可以避免忙信号。

如何使商务电话系统正确处理您的呼叫者

在编程菜单选项时，必须考虑贵公司的部门和人员的逻辑安置是必不可少的。一个有组织的电话菜单将帮助呼叫者快速获得。

您将希望在没有混淆选择的情况下向您的呼叫者指向呼叫者。易于遵循的菜单至关重要，具有特定部门，人员或其他信息的选项。

您如何了解菜单的适当结构？想想你的大多数呼叫者都在呼唤什么，他们需要你需要什么。此外，考虑您的客户了解您的公司。

• 他们经常联系特定人员吗？
• 他们知道分机号码吗？
• 他们知道员工的姓氏吗？
• 或者他们只是对他们需要的部门有什么模糊的想法？

了解此功能，您可以设计手机菜单以处理客户的需求。

如果您有很多人呼叫常见问题或需要有关您的产品的信息，则包括一个选项，例如“按5获取有关我们小部件的信息。“

如果您的客户按名称了解您的人员，那么提供逐个名称目录有助于。调用来电者被指示拨打电话键盘上的姓氏。

请记住，如果有人离开贵公司，或者您雇用他人，您需要将手机目录保持最新。

作为一种安全措施，要确定您不会丢失来电者，请始终为调用者提供通过按零来获取运营商的选项是有用的。您的运营商可能是您的接待员或任何可以帮助需要指导的呼叫者的人。

自动化商务电话系统礼仪

这是一个很好的业务惯例，使您的来电者可以轻松地实现适当的人帮助他们。以下几点至关重要。

提供有用的菜单选择

它习惯于将部门放在菜单中并为人员分配扩展。在某些情况下，您可能希望将人员放在菜单中，因此您的来电者会听到，“对于莎莉琼斯，按1，为John Smith，按2等。

请注意，您正在为您的来电者提供贵公司大小的想法。您可以避免使用逐个名称功能，并制作其中一个菜单选项。

给呼叫者一个快速的实时人员，其中包含零

许多人急于，有些人没有耐心听整个菜单。你不想丢失那些潜在的客户，你绝对不想让他们挫败。很多时候这些呼叫者想按Zero立即受到真实的关注。因此，建议将菜单选项零响铃与可以帮助他们或指导呼叫的服务员进行辅助服务器。

不要混合业务和个人问候

另一个重要的事情不是混合业务和个人问候。当您的员工将其扩展转发到他们的手机或家庭电话时，如果他们不接听转移的呼叫，他们可能不希望他们的来电者听到他们的外向问候。

呼叫筛选可用于阻止目的地的个人问候语，因此呼叫者只能听到在扩展下提供的专业问候语。如果手机的语音邮件答案，则无法连接呼叫者。相反，通过适当的业务相关的问候语，来电将被收回并丢弃进入商业系统的语音邮件。

呼叫筛选

它首先将呼叫者的名称播放给收件人。然后他们可以按一个键接受呼叫。如果语音邮件答案，它不会返回一个密钥音，所以手机系统将拍摄来电者回来，因为我刚刚在上面解释过。

当人员不可用时呼叫处理

您的人员可能不会随时接听电话。但有必要在打电话时照顾您的客户。

因此，当呼叫未答复时，快速将呼叫者指向适当的语音邮箱，在问候语中将有助于向您的来电者保证他或她将被及时照顾。

当您的人员需要隐私以完成涉及的任务时，它们的扩展可以设置为“do-not-disk”模式，以便重要的呼叫者不只是听到响铃或陷入“语音邮件监狱。“

相反，当扩展设置为DO-NOT-DEST时，它将播放备用问候语，即邮箱用户已设置以在不可用时处理呼叫者。这个问候称为“不可用的问候”。它向您的来电者提供了指令，例如通过另一名员工拨打即时服务的扩展。

邮箱用户可以记录常规问候语和不可用的问候语可以轻松地切换到Do-Not-Disking（或不可用的模式）并再次恢复新的问候语。

请记住，您确实需要跟进所有消息。因此，您的人员必须以例程检查其语音邮箱或启用消息通知方法。

如何通过手机系统连接偏远工人

如果您有移动劳动力，雇用家庭工作人员或有卫星办公室，您必须将所有工人融入统一的电话系统中，因此您的来电者可以访问它们。

某些电话系统允许编程扩展到将呼叫路由到外部号码。如果您有该功能，请为需要访问的所有远程人员创建扩展。

正确使用延伸手机

如果您的远程人员不在特定位置，您可以将手机系统扩展程序编写，以将呼叫路由到其移动电话。拨打其扩展的呼叫者将通过手机连接，甚至不知道它们在办公室没有身体。

但是，您可能希望考虑在语音邮件中剩下的未接来电，可能无法及时返回并返回。一个解决方案是禁用呼叫筛选，如果没有答案，让所有电话放入手机的语音邮件。

好处是他们不必检查两个地方的消息。他们只需要检查手机，这可能有一个消息等待信号来指示未接来电。

请注意，如果没有答案，呼叫者将听到手机上的个人问候语。因此，如果使用此方法，则应与业务有关，除非您的系统可以绕过该方法，除非您的系统逐步绕过该方法，我之前讨论过。

当他们发现很容易与适当的人员达到目标目标时，正确的规划将对您的来电者发出很大的印象。这有利于您和您的客户。

制作手机系统处理您的需求

您希望考虑使用的灵活性以及您的来电者如何获得自定义自动助理菜单中最多的利益。

您应该决定正确使用哪些功能以及如何正确实现它们。您不希望使用干扰电话系统的手机公司的功能。

以下是一些常见功能的快速破录，以及如何集成它们：

语音邮件

如果您的任何人员忙于电话忙，则他们的语音邮件将采取消息。每个电话扩展都应有自己的语音邮箱，其个人问候语。

使用您的手机系统使用语音邮件功能时，它可以从手机公司禁用语音邮件服务至关重要。

转移电话

如果您在远程位置有人员，您可能希望允许拨打其扩展的呼叫者转移到其手机。

一个良好的电话系统应该能够处理手机公司提供的各种类型的传输功能，例如三向呼叫或传输和释放，这是一个称为Centrex的功能。

如果您没有使用手机公司的任何传输能力，那么通过两条电话线修补呼叫，不应能够通过两条电话修补呼叫来将呼叫者转移到另一个号码。

最后，验证您的手机系统是否具有良好的第一印象

最后，当您拥有自动化系统设置时，您完成了编程，请致电您的电话号码并聆听您的公司问候语。测试菜单上的每个选项以确保所有操作都在您的预期工作。

你不希望你的来电者遇到奇怪的东西。在呼叫者找到错误的刺激时，你可以抓住它并纠正它。

请记住，您的手机系统是您在呼唤您时的客户和客户体验的第一件事。所以做一个很好的第一印象。

©2015 Glenn Stok