文字处理软件：NVQ商业和管理文凭及其：第二部分

Livingsta分享了她在商业管理，客户服务和教育方面的积极经验。

识别所需信息并了解不同的技术和使用工具以创建文档的下一步是，要研究文档所需的结构和布局，那么请查看可用的可用样式和模板，了解使用表文件所需的其他信息，最终将它们应用于文档。

这里的信息是基于Word处理软件单元编写的，适用于那些正在攻读工商管理或IT二级或三级文凭的候选人。如果应聘者是IT用户，则需要中级文字处理技能。

正如我之前在第1节中提到的，本单元的大部分内容都是基于您将被要求完成的任务进行评估的。您将必须通过完成这些任务来证明您拥有使用该软件的知识和技能，您将通过观察和展示您之前创建的文档进行评估。

我们将了解如何识别文档对结构和样式的需求，哪些模板和样式可用，如何以及何时使用它们，创建和修改表格和表单来组织信息，以及如何选择和应用样式到文本。

如果您还没有看过本单元的第一部分，并希望在继续之前有一个大致的了解，请按下面的链接。

部分1 -在字处理文档中准确地输入和组合文本和其他信息(文字处理软件，第1.1至1.7题)

本单元的下一部分可以在下面的链接中找到

第三节-使用文字处理软件工具来有效地格式化和呈现文档，以满足需求(文字处理软件，第3.1至3.6题)

创建和修改文字处理文档的布局和结构

一个文档，不能只是用一些零散的文本和图像来写。所有的文件需要整齐的演示与标准的结构和布局。为了实现这一点，我们需要知道如何构建文档，需要哪些技术和工具，以及在哪里可以找到它们。

2.1确定文件对结构和风格的要求

任何创建的文件都需要遵守某些标准，以便于可读性和维持专业性。如果我们在任何文档的标准结构上看起来一般，它将有一个标题页，目录，介绍，文件的正文，等等。

文档的每个部分都有自己的样式和结构。

例如，文件的标题页将有报告的标题、日期、文件状态等，目录将有文件的所有节和子节，以及相关的页码等。

根据文档的类型，您需要在文字处理程序上为页面设置一个标准的页面布局。一些基本设置包括纸张大小、纸张类型、纸张方向、基本字体、语言、日期设置、文档内容的对齐、页边距、行间距、列、页眉、页脚、页码、段落标题、表格等等，根据不同的目的而定。

除此之外，我们需要查看文档的图形部分。您在文档中使用的图形也必须符合某些标准。他们需要简单，并使用文档的内容(有意义)如果有必要，请按适当的标题，如果有任何一个。

文档中要考虑的下一个重要方面是文档的语法、可读性和风格。拼写检查和语法错误检查。一些基本的标准是避免下划线，使用单引号而不是双引号，句子和段落之间留出空间，检查标点符号等。另外，在撰写文档时使用主动语态比使用被动语态更好。

在处理完文档的所有样式和结构之后，需要调整页面设置，使文档看起来整洁，便于打印和阅读。

2.2确定可用的模板和样式以及何时使用它们

一个规范的集合类似于页面的大小，页面的方向，边距，字体，线间距等称为a模板。Word中创建的每个文档都基于一个模板。

例如，当你打开Word上的新文档， word使用一个默认模板与一些正常或默认设置，这被称为正常的模板。

模板还带有文档的样式。

例如，对于普通模板，默认样式是普通样式。它将拥有默认的字体、字体大小、行间距、空白等等。word本身也有很多其他的样式(格式->样式和格式)，您可以从中选择一个，也可以修改现有的样式，或创建自己的样式。

根据您工作的每个组织和部门的不同，您可能已经有了不同的模板，这些模板以前已针对特定目的设计，考虑到组织的需要和要求及其标准。模板可能有不同的页面格式、不同的样式和一些标准文本，这都取决于组织的需要和标准。

例如,一个信头每个组织都有一个模板示例。上面可能有公司的基本信息和联系方式。可以修改这些模板，也可以创建模板并将它们保存在硬盘驱动器中易于访问的位置。文档的外观是由文档的样式和规格决定的。

模板可以是普通的默认模板，也可以是带有宏的模板。如果您需要创建一个模板文件,您将创建通常,那么你要做的是:创建一个模板所需的样式和规格和添加的文本将出现每一次当创建一个新文档,然后保存模板与一个有意义的名称。如果您想根据需要修改一个已经存在的模板，那么打开一个已经存在的模板，进行所需的修改并使用不同的名称保存它。

Word 2003使用模板教程

有两种类型的模板:内置模板和自定义模板。

内置模板附带一个预先设置的结构，已被设计用于各种类型的文档。

例如，传真，备忘录，字母，恢复，报告等。

自定义模板是用户创建的模板，当用于其目的和需求的内置模板不可用时，或可用的模板不令人满意时。用户使用自己的格式和样式创建模板，并将其与其他模板一起保存，以便将来使用。

如果希望将现有文档的样式重新格式化为在新模板中创建的样式，可以通过将新创建的模板附加到需要重新格式化的文档来实现这一点。

要将模板附加到文档中，

文件->模板->勾选“自动更新文档样式”选项->单击确定

Word将覆盖旧文档中具有匹配名称的样式，并将新模板和新样式添加到样式列表中。在这个过程中，只有样式发生了变化，其他规范如页边距、页眉、页脚等不会发生变化，因为它们是文档级别的设置。文档级设置总是取代模板级设置。

有两种风格可用在字(词);的段落样式和字符样式。要看不同的款式，

格式->样式和格式。

您将看到打开的样式窗格中所有样式的列表。

段风格:这些样式由样式名称旁边的段落符号(¶)表示。您可以应用此样式，方法是将光标放在段落标记前面的段落中的任何位置，然后单击您喜欢的样式名称。

字符样式:这些样式是由字母'一个'在样式名称旁边。为了让您应用字符样式，您需要选择要应用样式的文本，然后单击您喜欢的样式名称。

您还可以创建新样式或修改现有样式。

创建新的样式格式—>样式和格式—>新样式—>输入样式的名称—>进行您想要的更改—>单击“确定”

修改现有样式样式和格式->不点击) ->出现一个带下拉箭头的框->单击箭头->修改->做必要的更改。

对于所有这些操作，请参见上面所附的截图。

创建和修改列，表和表格来组织信息

桌子是什么?桌子是一个一组价值按水平行和垂直列的模型排列或组织的。

表用于在行和列中整齐地安排数据。该表有两个或多个行和列，列和行可能有一个名称以识别它们。一个地方行和列相交被称为细胞。的第一行在包含列名称的表中称为标题行。

什么是表单?表单是文档它可以被创造输入数据收集来自调查或调查问卷或其他手段。它可以有一个各种各样的领域并且可以被创造出来互动使用复选框、下拉列表、标签等。

表用于不同类型的文档，用于不同的目的，并且有不同类型的表。我们将查看用于修改表和组织其中信息的不同设置和功能。

创建或插入一个表- Table -> Insert -> Table ->设置行数和列数->可以使用Autofit to contents根据内容调整表，也可以使用auto fit to window将表拉伸到页边距。

增加和修改表结构-你总是可以右键单击一个表，进入表的属性，并做出许多改变的属性表。您还可以为表添加和删除行和列，更改宽度、边框、阴影和许多其他属性。

合并表格中的单元格- 选择您需要合并的单元格，右键单击它们，然后选择合并单元格

将文本转换为表格-当你有一些文本，你希望转换为一个表，你可以这样做

Table ->转换->文本到Table。

必须转换为表格的文本应该在开始新列的地方用逗号或制表符分隔。然后，在“将文本转换为表格”对话框中，您可以在“分隔文本在”下选择制表符或逗号。

插入和删除表中的单元格- 右键单击​​表上，单击“插入” - >“插入单元格” - >选择“插入单元格”选项

插入和删除表中的行和列- 右键单击​​表 - >单击“插入” - >选择“插入行”或“插入列”

调整表中的行高和列宽- 右键单击​​表格 - >表属性 - >您有各种选项卡，可帮助您更改表的行高度和列宽。

合并和拆分表中的单元格-合并单元格，选择你需要合并的单元格->右键单击它们->单击合并单元格。

要拆分单元格 - >右键单击所需的单元格 - >单击“拆分单元” - >设置要将单元格分成的行数或列数

在表格中水平或垂直对齐文本-选择要对齐文本的单元格。右键点击它们->点击“文本方向”->然后选择你需要的对齐方式

表格中的单元格边缘、边框和阴影-右键单击表格->单击边框和底纹->更改边距，边框和底纹的设置

如何创建表单？

我们还将查看如何创建和修改表单。表单是具有表格在必要时填写的字段的文本文档。这些形式可以在计算机上使用或打印和填写。类似于其他文档，表单也可以保存为模板。创建一个表格，

你可以输入必要的标题和其他必要的细节。您还可以使用表格给表单一个专业的布局。

在那之后

View -> toolbar -> Forms ->显示表单工具栏。

每次希望插入供用户填写的字段时，单击文本表单字段按钮。字段可以是阴影或纯色的。对于列表，使用组合框，对于选项，使用复选框。这里的视频清楚地解释了如何在Microsoft word中创建和使用表单。

保护表单工具栏上的表单按钮，以便用户只填写他们应该填写的表单部分，而不对表单进行任何其他更改。这可以保存为模板(.dot)

要记住的重要一点是，表格应该总是有如何填写表格的说明。以及填写完表格后应该做什么。最好给条目贴上标签，让用户知道他们需要填写什么。

2.4选择并应用样式到文本

将现有样式应用或更改为单词或一组单词称为字符样式。这些样式不会更改段落的格式。在侧窗格中的样式列表中，字符样式的特征在于“一个”最后。字符样式也可以应用于一行。

要应用字符样式，请选择需要样式化的字符

格式化菜单 - >样式和格式化 - >您将看到在窗格中打开的样式列表。从列表中选择一个样式，当您单击它时，Word将样式应用于所选字符。

应用或更改段落的现有样式

要对段落应用样式，请将光标放在要更改其样式的段落内。然后

在格式菜单->样式和格式->你会看到一个列表的样式打开在右边的一个窗格。从列表中选择一种风格，当你点击它时，word就会将这种风格应用到你的段落中。

若要对多个段落应用样式，请选择要设置格式的所有文本，然后应用样式。

将现有样式应用或更改到一个节

文档中的不同元素有许多不同的样式。将相关样式应用于文档可以节省一次时间，并使文档看起来更美观。

当您考虑标题时，标题样式使标题具有不同的字体，与正文中的文本相比看起来更像。

段落样式是为了确保段落之间以及段落间的行与行之间有足够的空白，以方便区分段落并提高可读性。

项目符号列表具有缩进样式。需要强调的单词或字符可以通过改变字体颜色来突出。

当你设置标题、段落和目录的样式时，内置样式使工作更容易。例如，当您手动选择一个标题、更改字体、字体大小、字体颜色时，您需要分三个步骤来实现该结果，并且您必须对每个标题重复此操作。但是，当您使用内置或已经创建的样式更改样式时，只需单击一次即可完成工作。

链接样式同时改变字符和段落的样式，它们被标记为'¶“最后。这些风格的行为像一个段落或可以应用字符样式和段落内点击任何地方申请整个段落,或者你可以选择一个特定部分的段落应用样式,如果你需要样式应用于段落的一部分。

列表样式用于更改列表的外观。它具有带缩进和编号样式的层次结构。

表格样式用于更改表的外观。它们具有不同的外观对表中的边界，阴影，对齐和字体。

请反馈:

我希望你们都知道

• 研究文档所需的结构和布局
• 可用的样式和模板
• 使用文档所需的表和其他信息
• 对文档应用上述技术

我尽力将截图附加到这里解释的大部分行动。一些屏幕截图来自Microsoft Word 2010，我会尽快用Word 2003替换它们。

我希望这个信息对你有用。如果你有任何问题，请随时反馈。本单元的第一部分可以在下面的链接中找到

部分1 -在字处理文档中准确地输入和组合文本和其他信息(文字处理软件，第1.1至1.7题)

本单元的下一部分可以在下面的链接中找到

第三节-使用文字处理软件工具来有效地格式化和呈现文档，以满足需求(文字处理软件，第3.1至3.6题)

所有最好的!

Livingsta

据作者所知，这篇文章准确而真实。内容仅供信息或娱乐用途，并不能代替个人顾问或专业建议在商业，财务，法律，或技术问题。