更新:

2021年10月19日

原:

2013年2月18日

NVQ:解释存储和检索信息的过程

作者:

livingsta

利文斯塔分享了她在企业管理、客户服务和教育方面的积极经验。

了解工商管理中有关资讯储存及检索的目的及程序。

图片由Simon Abrams在Unsplash上拍摄

这篇文章是为准备获得商业和管理NVQ 2级或3级文凭的考生准备的。这是一个二级单元，总共3个学分。本部门负责为符合安全和保密要求的企业或组织储存和检索信息。我将介绍学习结果的第一部分，这将帮助您理解存储和检索信息的过程和过程。

我们将简要讨论:

存储和检索所需信息的目的。
不同类型的信息系统及其特点。
法律和组织要求信息的安全和保密的目的。
确认要存储和检索的信息的目的。
检查信息准确性的方法和原因。
如何以商定的格式和时间表提供信息。
可以删除的信息类型。
信息系统可能出现的问题以及如何处理这些问题。

这篇文章是为那些正在努力获得商业和管理专业NVQ 2级或3级文凭的人提供的资源。

公共领域，通过Pixabay

信息是什么?

信息可以被定义为由某人提供的事实或了解到的关于某人或某事的事实，或通过研究或其他方式收集的事实。它也可以被定义为通过某种方式传递的信息。信息可以被记录和传输，它非常重要，因为它有助于结果和决策。它需要准确和及时的准备。它必须是具体的，坚持必要性或目的(相关)，有意义，有意义，这将有助于获得理解。

信息可以是物理的，也可以是电子的，需要有效地管理。信息管理是组织的责任，收集、管理、存储、共享、保存、检索和交付信息。

1.1解释存储和检索所需信息的目的

存储信息是将信息存入或存储在仓库(机柜、硬盘、记忆棒等)中的过程，检索信息是获取与需求相关的存储信息资源的过程。

存储任何信息的主要目的是在将来需要时方便检索。这也是公司业务实践的一部分。储存文件必须有适当的程序，以便于查找。根据信息的类型，对于硬拷贝，信息可以存储在防火柜中，对于软拷贝，信息可以存储在硬盘或其他电子存储设备中。

根据公司、组织或业务的性质，需要存储不同类型的信息。它可以是与公司有关的秘密，与公司或员工或客户/客户有关的高度机密文件。因此，文件的存储必须遵循所有的保密程序，并根据数据保护法进行保护，因为这些信息是提供优质服务和公司平稳运行所必需的。

信息检索的目的是在掌握所需信息的情况下，在对的时间为对的人提供优质的服务。只有以程序方式存储数据，才能很容易地检索数据。为了营销目的、通信目的、监测目的、调查和组织或企业可能进行的其他研究，可以检索信息。在可能需要与合作伙伴公司、警方或税务局共享信息的情况下，也会检索信息。

数据的存储和检索在提高公司绩效方面起着重要作用，这可以在离线或在线上以各种格式进行。

1.2描述不同的信息系统及其主要特点

信息系统是人们和组织用于信息存储和检索过程的硬件和软件网络、数据和过程的集合。它负责数据的收集、创建数据、处理数据、分发数据和检索数据。它有助于提高组织的效率和效益。

早期的信息系统只有三种类型。

事务处理系统:该系统负责处理日常业务事务。交易的类型因机构而异。它有助于维护、添加、更改和删除数据。一些例子是下订单，账单，支票存款，工资系统，预订系统，库存控制等。前线员工使用此系统。
管理信息系统:这个系统有助于执行问题解决和决策所需的任务。这些是管理级别的系统，有助于组织的平稳运行。它帮助生成运行和监视性能级别和效率级别所需的报告，以及会计和其他事务的数据。例如销售管理系统、预算、人事、库存控制等。这些信息必须非常准确和相关。
决策支持系统:该系统有助于制定长期决策，并用于协助管理人员。该系统使用内部和外部资源，并用于分析现有信息和预测效果。他们帮助总结报告，预测，图表等。一些例子是物流系统，表格模型等。

最近又增加了一些其他的信息系统

执行信息系统:该系统有助于组织的信息流、报告和数据分析。它被高管和高级管理人员用来预测公司的未来，该系统提供来自外部和内部资源的数据。它有助于总结报告和预测。
数据仓库:该系统有助于电子存储信息，也有助于分析、检索、共享和管理数据。
办公自动化:该系统是一个基于计算机的信息系统，帮助创建、修改和整合数字格式的信息。开发这些程序是为了提高办公室职员、行政助理、经理、专业人员、秘书和任何使用计算机存储和检索信息和数据的人的效率。

1.3解释关于信息安全和保密的法律和组织要求的目的

存储在组织中的任何信息都必须遵循安全和保密程序。信息安全和保密是指数据不被未经授权的访问、披露、销毁、使用或修改的过程。它既适用于物理数据也适用于电子数据。所有的组织都存储大量的机密信息，包括员工、客户、公司状况、产品、调查、财务等。因此，在处理这些信息时，必须小心遵循安全和保密程序，因为如果信息落入坏人之手，可能会导致严重的负面后果。这也将影响到组织的道德和运行，并将导致采取法律行动。

此外，在向其他组织或个人传递信息时，必须遵守保密和数据保护程序。像出生日期、信用卡和借记卡详细信息、宗教、种族、财务状况等保密信息只能传递给有权限的人或得到所有者同意的人，而且必须遵守保密法律法规。

1.4解释确认信息存储和检索的目的

组织、企业和公司存储大量的信息，但存储错误的信息是没有用的。因此，在存储信息之前，在收集数据的阶段必须小心。必须小心确保数据是正确的和最新的。它也适用于数据的检索。正如前面所讨论的，数据检索是有目的的，检索过时的数据是没有用的。因此，系统必须通过在给定的时间段内定期检查过期记录来始终保持更新。

因此，确认要存储或检索的信息的目的是，避免不准确的信息，避免错误的信息，防止错误，也避免不必要的成本和可能由于错误的信息而产生的问题。错误的信息会导致严重的后果。例如，客户的地址过时，可能导致发送给客户的任何通信最终落入错误的或危险的人之手，这可能对公司和客户产生灾难性的影响

1.5描述检查信息准确性的方法

总是需要检查信息的准确性，因为不准确的信息会导致严重的后果。信息可以是与组织有关的任何东西。当涉及到客户时，可以是他们的地址、电话号码或未支付款项;当涉及到员工时，可以是他们的评估、工资，同样是他们的地址和电话号码;对于企业，可以是企业的财务、利润、员工和客户详细信息以及各种其他信息。

可以在客户和员工信息上设置警报，以确保联系他们以保持系统的更新。使用好的数据库软件将有助于准确地维护信息。外部和内部审计是保持信息更新的另一种方式。

1.6解释检查信息准确性的目的

所有企业和组织都必须检查它们所存储的信息是否准确。例如，资金的流入和流出必须正确记录，否则它会看起来好像公司没有获得多少利润，它会影响公司的股价，影响员工，因为公司可能无法支付员工的工资，将不得不削减员工，贷款人不会同意贷款，等等。

不正确的信息会产生严重的负面影响，会影响公司的财务状况和价值。信息的准确性将帮助管理者提前规划未来和制定目标。他们也能够提前为缺点做计划。

1.7解释按商定的格式和时间表提供信息的目的

所要求的资料必须采用商定的格式，必须在商定的时间范围内提出或提供。每个组织对他们处理的所有文件都有一个标准的业务格式。此外，在与其他公司打交道时，需要以商定的格式提交信息。如果资料没有按照约定的格式提供，就需要重新格式化，这会占用额外的时间，也会给机构带来坏名声。

与此非常相似的是，如果信息没有以正确的格式提供，则需要花费时间重新格式化，从而使业务无法跟上时间表。如果没有在商定的时间范围内提供资料，而在截止日期之后才提供资料，则在截止日期之后将不再使用资料，因为时间已经过去了，或者如果需要解释资料，则没有时间解释资料。这对组织的平稳运行没有帮助。因此，作为组织政策和程序的一部分，信息必须以商定的格式及时提供。

1.8描述可能被删除的信息类型

公司可以在经营过程中不断收集信息。例如，如果一个公司有客户或客户的记录，新客户将一直进入，随着公司的发展，数据库将有越来越多的信息，最终将有旧的，未使用的数据，不相关的数据，过时的数据等，这只会占用不必要的存储空间。每个公司都会有一个政策，告诉数据需要在他们的数据库中保留多长时间，或者物理文件需要在办公室的橱柜中存储多长时间。在此之后，可以删除不需要的信息，并按照安全和保密程序销毁不需要的物理文件。删除(电子文件)和分解(物理文件)是用于删除信息的过程。应定期审查记录的信息，并应建立自动系统标记记录以便审查，然后在适当时删除。

当数据在合作伙伴公司或组织之间共享时，必须就数据将在其数据库中保留多长时间以及多长时间后将其删除达成协议。所有过时和不准确的信息必须被安全地删除，以避免错误和有害的影响。

描述信息系统可能出现的问题以及在必要时如何处理这些问题

信息系统是一个组织的重要资产。有许多问题会导致信息系统出现问题。电子信息可能会受到病毒或黑客的攻击。物理文件信息可能因火灾或洪水而损坏。没有权限访问信息的人可能会破坏机密性。缺乏沟通也会导致信息的误用或错误存储。

计算机病毒可以感染计算机或网络中的程序和所有信息。为了防止病毒攻击和来自黑客的攻击，需要使用适当的安全(杀毒)软件和防火墙，并需要随时监控系统。应尽量避免在互联网上分享信息，如有必要，应遵守安全邮件和沟通程序。来自未知、可疑或不可靠来源的电子邮件应被删除。不应该打开可疑的电子邮件附件。从网上下载文件时要小心，只从可靠的来源下载。不断更新杀毒软件，以便识别和处理新的病毒。

信息也应该有密码保护，这样错误的/非权威的人就无法访问这些信息。在需要将数据复制到外部便携设备的情况下，最好对数据进行加密。应该注意不要与没有权限访问信息的人共享信息。最好是有一个所有数据的备份，这样在系统出现问题时，公司就有了备份，不会丢失所有有价值的信息。如果是实物信息，最好存放在防火柜和不容易发生自然灾害的安全地方。

信息必须受到保护，防止腐败，对信息的访问也必须受到控制。必须小心翼翼地使用授权检索程序来保护信息不被未经授权的检索。

祝你学习顺利

这篇文章是带着一个关于信息的存储和检索的一般思想写的。当你写下你的任务时，请确保准备的答案与你工作的企业或组织有关。本文提交到这里是为了让你对你的文书工作有一个大致的了解。

祝你好运，我希望这对你有帮助!

就作者所知，这篇文章是准确和真实的。内容仅供参考或娱乐之用，并不取代商业、金融、法律或技术事务方面的个人顾问或专业意见。

问题&答案

问题:如何根据系统的要求准确地记录和安全地存储信息?

答:请参考我的文章中的这一部分:1.5描述检查信息准确性的方法。

问题:如何解释如何根据系统的要求准确地记录和安全地存储信息?

答:你的问题已经在第1.3和1.6点得到了回答。请见下文:

1.3解释法律和组织对信息安全和保密的要求的目的

存储在组织中的任何信息都必须遵循安全和保密程序。信息安全和保密是指数据不被未经授权的访问、披露、销毁、使用或修改的过程。它既适用于物理数据也适用于电子数据。所有的组织都存储大量的机密信息，包括员工、客户、公司状况、产品、调查、财务等。在处理这些信息时，必须注意遵守安全和保密程序，因为如果信息落入错误之手，可能会导致严重的负面后果。它还会影响一个组织的道德和运营，并会导致法律行动。

在向其他组织或个人传递信息时，必须遵守保密和数据保护程序。像出生日期、信用卡和借记卡详细信息、宗教、种族、财务状况等机密信息只能传递给有权限的人或获得所有者同意的人，而且必须遵守保密法律法规。”

1.6解释检查信息准确性的目的

所有企业和组织都必须检查它们所存储的信息是否准确。例如，钱的流入和流出必须被正确地记录，否则，它会看起来好像公司没有获得多少利润。这可能会影响公司的股价和员工，因为公司可能无法支付员工的工资，将不得不削减员工，贷款人将不同意贷款，等等。

不正确的信息会产生严重的负面影响，会影响公司的财务状况和价值。信息的准确性将帮助管理者提前规划未来和制定目标。他们也能够提前为不足做好准备。”

问题:为什么公司必须将他们的系统开发计划与所需信息的时间尺度联系起来?

答:如果没有与时间尺度相关联的开发时间表，公司将无法制定计划或知道如何完成项目。无论项目的规模和范围是什么，进度总是项目管理的关键部分。这告诉公司和团队每个活动应该在什么时候完成，已经完成了什么，以及需要完成的事情的顺序。这样，公司对项目的愿景就会转化为一个基于时间的计划。

画眉鸟类玛丽2018年9月30日:

一些帮助pliz

Qn。解释如何获取、储存和检索机构的记录?

卡罗丽娜Czerkawska2018年6月12日

为什么我们按照组织程序将候选人信息存储在批准的位置?

我需要帮助，我做管理课程和问题是:2018年5月22日:

描述存档信息的不同方法。

约翰·范·Dickleberry2017年8月24日

亲爱的玛亚

谢谢你！

你的约翰

Neelam2017年5月25日

它非常有用。

谢谢

anonymus2017年5月2日

感谢佩吉

griffithspetagay@yahoo.com2016年9月17日:

这个信息非常有用.....

凯2016年7月4日:

这个信息很有用，谢谢。