“规划和组织会议”：个人陈述（对于NVQ商业和管理中的NVQ文凭）
Livingsta分享了她在商业管理，客户服务和教育方面的积极经验。
会议经常在每个组织中举行，他们在决定更好的表演方面发挥着非常重要的作用。我知道，对于会议进行进展并成功进行，需要适当的规划和组织。计划会议时，我考虑了会议，会议类型，与会者的数量，场地等的目的，我检查是否有任何要求参观会议的访客。如果是，我也会与他们联络，看看日期是否方便。
规划后，我组织会议。我确保会议时间与所涉及的人民的其他约会不冲突。我选择一个可以容纳参加会议的与会者的场地。我向与会者提供会议时间，以及会议的大致长度。我确保安排了茶点。在安排茶点时，如果有人有任何情况，我会研究与会者的饮食要求。重要的是提供茶点，因为它使与会者感到欢迎，并且还可以防止他们累了，特别是如果它对一些人来说是漫长的一天。
会议类型
在我们的组织中，我们有不同类型的会议，这取决于与会者的需求和数量。我们有一顿士会议，每两周一次或每月一次发生一次，这取决于需求。如果要求，与会者通常是我的团队成员和任何访客。我们有联合团队会议，这是____________________________的综合会议（删除保密目的）团队与任何访客一起参加。当有亟待讨论的问题时，我们有时会要求紧急会议。在讨论机密问题时也有一对一会议，以及对个人的表现。当有对必须与该部门沟通的系统或新政策和程序进行更改时，举行了介绍。
当计划会议时，我确保会议有一个坚实的理由，并且所有与会者都可以轻松访问场地。我准备议程，并通过主席运营，确保她知道将讨论的物品。我简要介绍了会议将是关于会议的，谁将出席，谁不会出席，谁将出席的客人将会出席，会议将发生在哪里，它将持续多久，并获得前进。简要介绍她，所以她准备好并知道事先准备什么。我向所有与会者发送议程副本，并在展望上会议邀请。我通知他们会议将发生的地址。如果有人拒绝会议邀请，他们将不得不推理为什么和同意经理并为会议表示道歉。此外，我一定会看待会议是否可以与不会参加的人继续前进。
预订和设置
在预订场地或房间进行会议时，我寻找有能力持有所有与会者的场地或房间，并且房间或地点拥有会议所需的所有设施。我用场地澄清，或检查场地是否是安全的结构明智的，并且所有电气布线都被密封，并且它们符合健康和安全程序。如果有与会者有残疾，我确保他们在会议场地中拥有所有所需的设施。我还确保易于访问的场地，方便所有与会者。如果地点预订了很好的预订，我会响起他们，以确保房间可供会议提供，以避免在最后一分钟的失望。预算经理达成任何需要为地点提供的任何付款。茶点预算由团队中的所有工作人员共享。
在会议之前，我拥有会议所需的OHP，笔记本电脑，投影仪，扩展电缆和以太网电缆等所有资源。根据会议要求安排椅子和桌子。我打印了几份议程，也可以分钟从之前的会议上分钟检查所有操作是否已完成。如果任何讲义需要打印和分发，我也可以为与会者提供他们的手。如果会议需要，我会设置笔记本电脑和投影仪。任何在会议上采取的机密文件，我保证他们安全，以便他们不会进入错误的手，只允许授权人员浏览它。
议程
议程有日期，标题和场地，会议的名称，道歉，访客姓名以及需要讨论的物品清单。如果有特定的人员将在议程上提到的特定人员将讨论。议程和分钟称为会议文件，他们拥有会议中讨论的所有重要事项的每一个细节。
在会议期间
欢迎所有与会者参加会议，并提供茶点。我分发agendas和需要分发的任何讲义。如果有人对任何事情有任何疑问，我会提供清晰的信息，并且在不知道时，我就我的同事或管理人员提供了建议和指导。
在会议期间，我被要求支持几分钟并建立IT设备。我也乘坐议程和前几分钟的副本。
我知道我必须准备好处理会议期间可能出现的任何问题。如果有IT设备存在问题，我将尽力解决我的行政权利中的问题。但如果与之有关的话，我与IT服务台取得联系以获取帮助。由于专业和个性问题，与会者可能存在问题。通过面对面讨论，改变Rotas等待，这些都是解决这些问题，履行申诉程序等。
在会议中录制分钟时，我记录了重要的一切，因为它是未来的参考，并有助于组织的发展。我记下了清晰和短暂的分钟。我非常关注，以免错过任何信息。我与我一起使用模板，详细介绍会议将在会议上讨论。它将有日期，时间，会议的标题。它还具有所讨论的内容，所讨论的决定和需要采取的行动的详细信息。下次会议的日期，如果决定会记录。当会议开始时，如果有任何新的与会者和访客，我们互相介绍。当我写的时候写入分钟并编号页面时，我保持警惕，以便我稍后不会混淆。
会议结束后
在会议结束时，我收集所有需要收回的文件。我断开并打包使用的任何IT设备。所有重新排列的椅子和桌子都恢复到原来的地方，以避免障碍下次会议。在会议结束后，我通过笔记看，并在忘记讨论是之前，详细阐述他们并在讨论是什么之前键入公平的副本。然后，我通过电子邮件或打印副本向主席发送完成的分钟，并要求他们在可以向与会者发送给与会者之前审查它。主席评论他们，并进行任何需要的变化。我修改了他们并准备公平的副本并将其发送给与会者。
会议结束后，我会跟踪需要随后的行动。我要么是戒指或电子邮件，以确保这些行动由目标时间完成。
另一个重要的事情是收集与会者的反馈。它有助于我倾听人们的观点并做出任何必要的改进。我非常冷静地听取反馈并反思它。它可以是积极的，中性的或消极的。我不会让负面反馈影响我。相反，我用它来提高我的性能和团队的表现。作为团队工作时，这不是个人的想法或展望。这是整个团队的观点。讨论并与整个团队讨论并与整个团队进行讨论的任何一般反馈，以提高团队表现。
会议中的所有问题都被注意到，他们在管理人员会议中讨论，他们决定在未来可以避免这些情况的措施。
P.S：在某种程度上，请不要在此处复制任何提交的任何内容并在您的文件中显示它。这已经发布，纯粹是为了帮助您了解他们希望您编写的内容以及您必须写的内容。您必须与您自己的工作区域和组织相关联，并在准备文件时使用它。谢谢您的合作。
