更新日期:

2021年1月8日

有效会议的4个阶段

作者:

基尔斯汀在西北密歇根学院学习商业沟通。

how-to-hold-brief-highly-effective-meetings — 图片来源:rawpixel.com via Unsplash

在美国版的几乎每一集办公室史蒂夫·卡瑞尔饰演的古怪的迈克尔·斯科特把他的员工们领进会议室，开了一场糟糕的会议，结果毫无结果，通常以有人被解雇、身体受伤或一个不受欢迎的拥抱作为结束。在现实生活中，工作场所的会议(或任何地方的会议，真正的教堂、课后活动，甚至是与家人坐下来的会议)同样会让人感到随意和不舒服。如果目的是集思广益并最终达成解决方案，那么挤在会议室桌边或通过Zoom召集40名员工，而没有明确的方向，就像在一艘没有帆的帆船上跳。你真的哪也不能去。

遵循这些步骤，你的会议就会开始和结束都很顺利，其间取得了很多进展。

如何有效召开会议

选择一个不会分散成员注意力的时间和地点。在午餐前一小时在食堂对面的办公室开会，对与会者来说是完全没意思的。
如果你可以虚拟主持会议，那就这样做。没有理由再要求人们改变一天的安排，在一个地方见面了。
确保你的目标有一个坚实而明确的目标。开会讨论如何削减下个季度的预算还不够狭隘。将主题定为“决定下个季度我们不需要在哪三件事上花钱”。
只邀请与会议主题相关的人。人们通常不喜欢参加会议，所以不要让任何对解决问题没有必要的人参加。
在会议开始前制定基本规则，并确保所有与会者都有一份基本规则，一个普遍的好规则是“不要打断对方。”
在会议结束后24小时内发送后续邮件，确认所做的决定以及谁将在这些决定中发挥具体作用。

要想召开有效的会议，首先要认识到的是，当你走进一个闷热的会议室时，它们不会神奇地聚集在一起。就像任何很棒的聚会一样，有一个计划和准备的元素，没有这一点，实际的会议是完全没有意义的。

有效会议的四个阶段是:

准备。这是真正定义会议内容的时候了。这是一个关于如何更好地利用暑期实习生的头脑风暴会议吗?你是否在考虑美术部门预算中的额外开支?有一个结构完善的主要讨论主题是会议成功的关键，因为与会者希望从他们的日常工作中抽出的额外时间是值得的。
这次会议。在会议期间，你要确保遵循你在会议中制定的议程p赔偿这样所有的关键话题都被提出来了，每个人都有机会发表意见，而不会跑题，这会让会议的时间比需要的长。
关闭。在会议计划结束的前几分钟，你将结束讨论，如果有必要，为下次会议设定一个时间，并审查与会者与你联系的机会。
随访。后续工作对会议质量的影响与筹备阶段一样重要。在这里，您可以消除任何差距，解决任何未解决的问题，以确保在会议期间做出的决定得到适当的执行。

在会议的所有阶段中，准备工作应该花费最多的时间。进入一个安静的环境，计划好你想从即将到来的会议中得到什么，只关注那些有助于实现改进的东西。

图片来自Alejandro Escamilla via Unsplash

确定会议的目的

现在我们正处于会议计划最关键的阶段——决定开会的目的。首先要确定会议的目的，问自己两个简单的问题:

需要解决什么问题?
为什么这个问题需要解决?

这些问题的答案将是会议的目的。

选择最好的时间和地点

考虑一个有利于头脑风暴和公开讨论的时间和地点，以及什么样的环境最适合你们团队的规模。

如果你选择在一个偏远的地方，你可以利用像Zoom这样的视频聊天服务，一个简单的电话会议，甚至通过信使服务进行聊天讨论。远程会议的一个巨大好处是时间可以更灵活，因为与会者可以在任何地方通过手机加入。

如果你选择见面，考虑选择一个不会肚子咕咕叫，眼睛也不会盯着时钟的时间。在工作结束前或午饭前开会可能不是个好主意。

创建议程

接下来，你需要创建一个议程。议程有时被称为“路线图”，它将指导会议，并帮助作为主持者的你和其他参与其中的人，密切关注你现在在哪里，应该去哪里。

一个好的会议议程应包括:

需要讨论的话题
与每个特定话题相关的关键谈话要点
已定义的会议开始和结束时间
在结束时间之前可以提问

议程可能是这样的:

会议安排

下午3:00会议开始

3:00-3:05与会者及主题介绍

3:05-3:20讨论主题和谈话要点

3:20-3:30问题

下午3:30会议结束

结束时间:下午3:30

主要关注的话题:我们应该把新的自动售货机放在哪里?

关键要点

将会有三台新的自动贩卖机，两台卖零食，一台卖饮料
所有的自动贩卖机应该放在一个地方还是分散在大楼里?
消防守则规定，自动贩卖机不能放置在建筑物出口附近

请在6月28日前发送邮件至Kierstin@email.com询问其他问题。

这一议程之所以有效，是因为它为会议的路径制定了明确的指导方针。把你的议程打印出来，在会议开始时发给每个与会者，或者提前发邮件给每个人，这样每个人都有机会查看议程，并在整个会议中回顾它。把它贴在你开会的任何地方也是一个好主意，这样在整个讨论过程中，它总是在你和与会者面前。

选择和邀请成员参加会议

决定谁应该参加会议以及为什么
通过电子邮件、短信或其他形式的专业沟通向会员发送请求

建立基本规则

边界有助于保持社会在一个基本文明的状态下运行。把你们的会议想象成一个小型社会，建立一些界限，叫做基本规则。为了建立有效会议的基本规则，要具体，并解决潜在的干扰因素，比如:

技术。会议期间是否允许使用手机和电脑?
尊重其他成员。不鼓励插嘴、大声交谈、压倒对方或时间过长。
断裂。如果会议时间很长，会有休息时间吗?成员们应该在什么时间、什么地点再见面?

基本原则的目标

基本规则应该是具体的，并确保每个出席会议的人都有机会参与和参与一个高效的环境。

分配至关重要的角色

就像任何运转良好的机器一样，成功的会议需要的不仅仅是主持会议的人。你需要在会议中分配三个关键的滚动，以帮助会议从开始到结束进行下去。

主持人

主持人保持会议的正题，执行基本规则，并在谈话偏离主题时帮助引导成员回到会议的目的。

计时员

计时员将跟踪已定义的会议开始和结束时间，定期提醒成员已经过了多少时间和还剩多少时间。

录音机

记录员记录会议中提出的想法，并确保在谈话变得混乱时要求澄清，这样所有记录的信息都是有帮助的，可以在会后作为有效的参考。

采购和组织材料

决定会议需要什么材料，并在会议开始前收集好。所以，如果你将使用笔记本电脑，确保它不会在会议进行到一半的时候才开始更新。如果你希望每个人都做笔记，拿足够多的笔和笔记本传下去。如果你计划展示数据，花点时间创建一些视觉效果来支持你的数据。

来参加会议，准备好处理一两个明确的问题。太多的讨论点会阻碍真正的进展，导致偏离主题的讨论。

图片由Tim Gouw通过Unplash提供

介绍

做一个简短的介绍，让所有的会议成员彼此熟悉，然后陈述会议的目的和基本规则，这样每个人都能清楚地了解会议将如何进行。

说明会议的目的

回顾一下会议的目的，为什么你们都在那里，以及你们希望完成什么(就三台新自动售货机的最佳位置达成一致决定)。

回顾议程

对于面对面的会议，分发打印好的议程，包括要讨论的主题、要点、开始和结束时间。

对于远程会议，请在开始之前再次检查每个人是否都已被发送到会议日程。给与会者多一分钟的时间，这样他们就可以在深入讨论之前把它拿出来。

保持专注的小贴士

•保持谈话要点简短

•分配特定的时间进行头脑风暴

•在小组中四处走动，鼓励每个人至少分享一个想法、想法或问题

•重复想法，确保每个人都同意可能的解决方案或想法

•如果感觉谈话偏离了主题，询问计时员会议还剩下多少时间

•如果事情变得激烈，请温和地回顾一下基本规则

结束

即使会议进行得非常顺利，每个人都提出了很好的想法，重要的是要坚持会议开始时确定的最终结束时间。如果有更多要讨论的，可以在后续阶段。

顺利地结束:

在会议结束时给成员几分钟时间提问和回答问题。
决定是否已经达成解决方案，或者是否将在下次会议上再次讨论。
如果已经达成了解决方案，就制定一个行动计划和一个具体的时间表。
如果没有达成解决方案，在不久的将来再找一个时间开会。

制定行动计划

当你需要制定行动计划时，你需要包括以下元素:

解决方案。解决办法是把三个自动售货机都搬到一个中心位置，饮料机放在中间，这样机器就容易找到，所有的零食都可以在一个地方买到。
如何实现解决方案。为了实现这个解决方案，机器将被移动到浴室对面的大厅。
谁将是实现解决方案的一部分以及他们的具体角色。Jackie将联系供应商，通知他们机器应该安装在哪里，Juan将在安装当天与他们见面，以确保机器安装在适当的位置。
解决方案过程的时间表。Jackie将在周一早上给供应商打电话，告知信息并设置安装日期，而Juan将联系他的经理，从他通常的上午任务中请求抽出时间与供应商会面。