如何将繁忙的工作分配给员工

大卫拥有超过15年的管理经验，在如何处理多个领域的人事问题方面有着广泛的知识。

作为主管，有时你可能需要给员工分配繁忙的工作。那么什么是忙碌的工作呢?基本上，这种工作是为了让员工保持忙碌，可能不会对组织产生直接影响。然而，有一种方法可以证明忙碌的工作对员工和组织是有益的，即使它意味着用被认为是毫无意义的工作来填补时间。

本文将介绍为什么忙碌的工作是有益的，潜在的陷阱，以及忙碌工作的类型。我也进入我自己的个人经验与繁忙的工作。

我们能做的最坏的事就是什么都不做。

——布拉德·亨利

工作繁忙的好处

给员工分配繁忙的工作有很多好处:

能让你腾出时间做其他更重要的事。基本上，如果你需要一个人呆着完成一个重要的项目，而员工却无法真正帮助你，那么忙碌的工作可能会分散他们的注意力，让你完成你需要完成的工作。
可以提高员工的知识或技能。这是一个提高员工能力的机会，即使这只是一项基本技能。员工甚至可以学到一些新的东西，在未来对公司有好处。
一个可能隐藏的问题或更好的做事方法可能被发现。在工作过程中，员工发现了问题并让你注意到，或者，他们发现了一个更好的方法来完成另一项任务。

当你给员工分配繁忙的工作时，你需要考虑以下的消极因素:

员工可能会觉得被低估了。如果员工被困在没有真正好处的繁重工作中，他们可能会觉得自己的能力没有得到充分利用。他们可能会对自己的工作失去兴趣，甚至可能因此而离开。
这样做可能会让你的公司觉得这个职位并不需要。如果上级注意到只有忙碌的工作被分配给员工，他们可能会觉得这些职位不需要，并寻求转移或取消这些职位。
忙碌的工作最终可能成为一个标准程序。根据任务的不同，它最终可能会变成一个标准过程。如果这是一项有益的任务，那么这可能是件好事，但它也可能只是一项没有任何益处的额外任务。人们一直这样做，因为“人们一直都是这样做的”。

那么你会给员工分配什么样的繁忙工作呢?这完全取决于你要对付的是哪种类型的员工以及你想要完成什么，即使这只是为了让员工忙起来的工作。下面是一些高层的想法。

培训。让员工充分利用时间的最好方法之一就是让他们参加一些培训。在线培训，比如通过LinkedIn学习，效果会很好。这可以用来建立在现有的技能上，或者如果员工希望在另一个岗位上成长，可以使用新的技能。这样做的陷阱是员工可能会感到身心疲惫，所以要将培训课程分散开来。
会议。让这些人参加他们通常不参加的会议，即使他们没有任何反馈。他们可以做笔记并汇报他们学到的东西。他们甚至可能得到一些别人没有考虑到的反馈。
研究。让员工研究一些未来可能对公司有益的东西，或者研究一个失败的项目，看看他们是怎么看待失败的原因的。
组织。无论是仓库里的材料，文件柜，还是数据库上的文件。总有一些需要完成的组织工作，这些工作可以当作繁忙的工作来做。
询问他们的想法。你可以把这件事推到员工身上。问问他们在空闲时间想做什么任务，不管这些任务有多稀奇。这是一种很好的方式，既能满足他们的需求，又能让他们有事可做。

如果你需要更具体的想法，下表给出了员工可以做的更具体的繁忙工作类型。

在繁忙的工作中，我有过一些经验，有好的，也有坏的，我在下面分享一下。

在COVID-19爆发期间，所有员工都被要求在家工作。我的员工没有太多的工作要在家里完成，然而，这是一个很好的机会，员工可以在他们感兴趣的领域接受一些在线培训。就在几周前，我们谈过他们的志向，所以这是一个在该领域进行培训的绝佳机会，即使它并不适用于他们目前的职位。
一个员工不能再履行他们被分配的角色，所以他们被分配到另一个区域，主要职责是扫描文件。虽然这不是一项优先级很高的工作，而且显然是很忙的工作，但员工需要接受培训，在这方面有一些困难。然而，这是在他们的工作职责范围内，经过一段时间，他们证明了自己的成长。这让他们有了工作要做，最后对组织也有好处。
当我以主管的身份来到我以前工作的地方时，一些工作的完成是一个既定的标准流程，尽管我上次在那里工作时并不是这样。然而，很明显，这是一件很忙的工作，只是为了说有什么事情正在做。第一天，我停止了这一过程，尽管员工们很生气，他们基本上暗示这是一贯的做法。但是，停止繁忙的工作对本组织没有消极影响。