写职业邮件的11个简单礼仪技巧

朱勒罗马人在教育主题中拥有30多年的经验研究和写作。她目前在州政府工作。

以下11简单的电子邮件礼仪提示将保留您的电子邮件专业并加强与老板，同事，客户和员工的沟通的影响。这些提示简单易记住，但很多人仍然忽略了他们。使用这些提示并从人群中脱颖而出作为真正的专业人士。

1.保持主题线清除

邮件的主题是读者看到的第一件事。确保这句话措辞谨慎，并适当尊重对方的立场。在不牺牲意义的前提下，保持标题清晰、简短。这是一件很难做好的事情。我建议你在写完邮件后再看一遍你的主题行，做一些你认为需要做的调整。

最重要的是，在电子邮件的主题行中有礼貌。这不是尝试注意力，提出要求或参与不适当幽默的地方。一个好的经验法则是从未把任何东西放在冒犯传统读者的主题行中。真的是安全而不是遇到不专业的。

2.使用致敬

称呼不是激发创造力的机会。在特定的情况下，尽量让它们简单、可预测、正式。使用冒号或逗号作为标点。不要在专业邮件的称呼中使用感叹号或省略号。

正式的问候语包括以下术语，后面要加上尊称和姓。

• 亲爱的史密斯女士：
• 早上好，琼斯博士。
• 下午好，克拉克先生：

在某些情况下，你可以选择简单地使用这个人的正式姓名，后面加一个冒号。这种做法可能会让人觉得很冷漠，但在某些情况下却很管用。

• 史密斯小姐:
• 琼斯博士:
• 克拉克先生:

非正式的问候语包括问候语和人的名字。

• 亲爱的玛丽：
• 你好约翰：
• 早上好,珍妮花:

同样的，你也可以选择称呼对方的名字，或者只是简单地问候一下。根据具体情况使用冒号或逗号。

• 你好:
• 早上好，
• 约翰,
• 玛丽：

3.使用与上级的正式致敬

良好的专业电子邮件礼仪要求您在每封电子邮件上使用称呼，直到您具有非正式交流。即使在回复回复回复的回复中，避免诱惑只需输入单个单词或句子。

这条规则的例外是如果您的上级丢弃了称呼自己。此时，他们可能是发信号通知他们希望没有大量杂乱的简单清晰信息。在这种情况下，适当地响应，但在所有相互作用中保持高度尊重的语调。如果您的上级仍在使用致敬，请确保您这样做。

简而言之，遵循任何比你在较高位置的人的领导，并在怀疑时使用正式的致敬。

4.和同事使用非正式的称呼

总是对你的同事表示尊重。一个简单的“你好(姓名)”或“早上好”就足够了。如果是一封专业的电子邮件，即使是写给朋友或亲密同事，也不要简单地以内容开头。

对于你尚未知道的同事，在称呼后使用冒号被认为更专业。对于已经熟悉的同事，使用逗号是一种信号来信号更加非正式或更紧密的关系。

随意使用与密切的同事或朋友使用非正式的致敬，但确实可以使用它们，特别是如果您的电子邮件是专注的业务。

5.令人愉快和专注

确保你的第一句话听起来积极而吸引人。在你写完整封邮件后再看一遍，并根据需要进行调整。记住，电子邮件中的文字和口头语言不一样，能传递语气。保持积极但专业的语气。

避免不必要的短语，比如“希望你一切都好”。这些短语在本质上更个人化，不会添加到你的信息内容中。相反，选择听起来更专业但也带有积极语气的短语。

6.不要使用EMOJIS

在电子邮件中很难确定语气。表情符号在私人和不太正式的环境中提供了语气，但它们不适合用于商业或专业邮件。

如果您担心您的邮件如何接收，请重写您的单词和句子。在发送之前，有一个关闭的同事阅读电子邮件。得到反馈。休息一下并回来。做任何您需要做的事情，以使您的电子邮件的整体基调有效;只是不要使用表情符号。

7.保持简短的段落

电子邮件的段落应该三句话左右。如果有必要，可以将段落扩展到五句话，但尽量不要经常这样做。邮件交流应该有重点、清晰，而不是让你的读者不知所措。

为了突出重点，有节制地使用项目符号和加粗字体，便于读者浏览你的主要观点。如果你有很多话要说，可以考虑使用附件。

8.解决一个问题

无论何时，您都会以一个问题为重点关注您的电子邮件通信。如果您有多个不同的主题来解决，请考虑创建总体主题并使用编号列表或项目符号。如果您这样做，请将列表保持为不超过五个项目。

如果您必须立即解决一系列无关的问题，则可以更好地设定预约以讨论人员。

9.使用有效的关闭

简单地签名并添加专业电子邮件签名，其中包含所有必要的联系信息。在您的专业电子邮件签名后，请勿添加额外信息。不包括专业电子邮件中的任何不必要或无关的信息。这包括您家庭成员的报价，图形，ASCII字符，EMOJI或照片。

10.不要使用附言

附言，也叫附言，是在信件写完签字后附加的一些想法。P.S.的使用源于书面交流是在纸上完成的，一旦信件完成，编辑的机会有限。因为电子邮件允许大量的编辑，所以不要使用附言。回头编辑你的邮件，在你想到的信息中添加任何额外的信息。

11.知道什么时候不发送电子邮件

您的留言可能会更好地通过电话呼叫或更长的文档来交付。它也可能更好地作为演示文稿，非正式讨论或聊天。将电子邮件视为正式的中长通信工具。如果你要说的是非常短而非正式的，聊天可以更好地为您的目的服务。

这一内容反映了作者的个人观点。它是准确和真实的最好的作者的知识，不应取代公正的事实或建议在法律，政治，或个人事务。

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