公司流程中的泡沫和筒仓

作为KLM Audit & Compliance的创始人，我缓解了商务人员在处理合规问题时的压力和担忧。

泡沫破裂

下次你上班，看看。各个部门在一起工作有多好？

你对每个部门的工作情况都很了解吗?或者他们的角色与你自己的角色是否匹配?

每个人都喜欢认为自己的角色是最重要的，企业没有他们的部门就无法运转。

错了!

在内部审计中，我们经常看到的一件事是，每个部门都在一个孤岛上工作，呆在自己的小泡泡里，对他们周围业务中发生的其他事情一无所知。

虽然重点关注你所做的任何事情都是一件好事，但它不应该是牺牲大局的牺牲品。

无论在哪个行业，没有一个企业可以只靠一个部门来运作。即使是单一经营的小型企业也需要你身兼数职，因为你在企业中扮演着不同的角色。

公司的多部门进程

让我们来看看制造现有产品和向客户销售它的步骤的简单示例。在您考虑更多内容之前，您需要确定：

• 你们目前有多少产品库存
• 它是否有到期日
• 是否只在一年中的某些时候才需要
• 是否有目前需要额外的额外费用
• 公司现在是否有足够的资源来赚更多的钱

上述问题通常由计划部门的人员进行审查。他们还将决定要生产多少产品，以及需要购买多少原材料。

然后，这些信息通常被传递给管理部门，以批准生产、原材料的采购以及完成产品制造所需的时间和人员数量。此时通常会与财务部门进行讨论，以确保企业有可用的资金来完成所有任务。

一旦计划过程完成并获得批准，原材料需求的详细信息将传递给采购部门。在这里，他们将有一份批准的供应商名单，他们用来起草购买所需原材料的采购订单。同样，这些将需要批准，通常由管理，在他们发送给供应商之前。

在订购原材料后，财务部门需要发布付款以确保货物按时交付。财务记录需要更新，以反映业务花费多少钱和什么。后来，他们还需要将此付款与作为其和解进程的一部分收到的发票匹配。

我们已经订购了原材料;剩下的应该很容易，对吧?

供应商开始提供我们的原材料，以便现在有人需要检查它们以确保订单是正确的，货物处于可用状态。这样做的最佳方法是将购买订单和发票与收到的货物进行比较。

根据业务的规模和所获得的材料类型，这可能是来自接待员的任何人到仓库工作人员或网站工头。在较大的企业中，又称根据商品的类型，您可能有一个人签约以确认在现场收到的货物以及另一种检查原材料的质量。

需要保留与原材料有关的任何文书工作，并且需要将副本发送给不同的部门，以确保其记录是准确的。如果有文书工作涉及这是如果缺乏沟通，或者如果您不明白为什么其他部门需要它们以及他们需要的时间帧，那么事情可能会变得凌乱。

如果您不知道您在付出代价，您无法支付发票。如果您不知道那里的产品和数量，您也不应该在现场接受货物。

现在我们有我们的材料，我们可以制作我们的产品。

再次，根据业务的大小和设置，如何存储，记录和分发使用的原材料可能非常不同。一个应该保持不变的一点是，应该在使用每个材料时记录它，由谁和多少。如果没有此信息，您将在下次启动规划过程时，您将无法知道您需要什么。

我们开始制作我们的产品时使用的是在我们最初开始制作这个产品之前开发的工作说明。工作说明书是用来确保每一个产品都是完全相同的方式，有一致的质量。

每当有人发现一种方法，使制造过程更好，该过程的作业指导书和其他文件需要更新，以保持最新。您的内部审计部门也可以审查过程，以确保工作指示确实被执行。

如果你使用任何设备来生产你的产品，你需要确保设备处于良好的工作状态。维修部门需要在必要时制定测试、维修和更换设备的时间表。与风险管理和/或内部审计人员讨论有助于制定这些时间表。

此外，在生产过程中发生的任何事件，如设备故障、生产过程未完成或员工受伤，都需要记录、调查和解决。

在产品可以销售之前，需要检查质量;您不想销售劣质或错误的产品。

我们现在有一个成品坐在我们的商店房间等待出售，但我们卖给它的谁，以及多少？

它还在继续

在管理层之前，“多少”将被管理层，融资部门再次参与确认您花费多少产品以及您想要制作多少利润。

参与研发的某人进行的市场研究将在开始看看其他类似产品销售的其他产品，并且愿意愿意支付的东西。

至于卖给谁，你的市场调查应该在一开始就已经调查过了，所以你已经知道你的客户是谁。市场营销部门将组织一场针对正确客户的活动，让销售部门把产品提供给客户。

这是一个相当复杂的过程，但我们还没有安静地完成。

类似于订购和购买原材料，我们现在必须扭转该过程以将产品从我们的存储区域和客户提供。

我们的包装部门需要为客户包装正确数量的产品。我们需要创建客户需要支付的发票。仓库需要确认正确的产品送到了正确的客户手中。我们的财务部门将需要确保客户付款，付款记录和核对正确。

此外，因为我们有员工在生产产品，所以我们的工资部门需要知道谁在工作，他们工作的时间，这样他们就可以根据他们的时间得到报酬。

虽然上述情况都在发生，但仍有一些部门在后台工作。需要考虑的两个主要部门是负责确保员工能够访问他们需要的系统和信息的IT部门。

另一个是我们的清洁剂。无论您选择使用内部员工或外部清洁公司，有人必须保持工作空间清洁，整洁，没有潜在的危险。

所以谁参与？

看上面的例子我们简单的生产和销售过程涉及以下部门：

• 管理
• 规划
• 采购
• 金融
• 仓库
• 质量控制
• 文档管理
• 生产
• 维护
• 市场营销
• 它
• 包装
• 销售
• 研发
• 风险管理
• 内部审计
• 事件调查
• 工资
• 清洁

如你所见，每个部门都参与其中。如果你只是从这些部门中挑出一个，事情很快就会变得一团糟!控制检查可能会被遗漏，你可能没有完成生产或支付员工所需的资源，你可能会失去销售机会，或者更重要的是，你可能销售的产品不适合使用，可能是危险的。

我们如何移除筒仓?

在内部审计期间，如果我发现沟通出现障碍，或者员工不确定不同领域的角色，我会建议一个部门的员工去其他部门短期跟随。我让他们去旁听，看看其他员工都在做什么。他们有机会问问题，更好地了解各个部门是如何一起工作的。

从本质上讲，他们开始把业务看作是一块拼图，把所有的碎片组装在一起，形成一个整体，而不是单个竖井的集合。

卡特里娜·麦肯齐

评论

卡特里娜麦肯齐(作家)2017年4月5日于本迪戈:

谢谢你！合规是我非常热衷的事情，我喜欢与他人分享这一点。我是幸运的人之一，我找到了自己喜欢的职业。如果你有任何想要了解更多的话题，我很乐意接受建议!

Fiddleman.2017年4月4日:

良好的集线器以及对任何业务组织内的所有功能的良好分析。曾经工作过的大多数人可能永远不会思考每个部件如何运作到如何使一切工作，然后转动利润，以便每周享受薪水。肯定，每个人都赢得了眼睛和更高效的人，每个人都赢了。感谢分享。