9有效使用在工作中使用电子邮件的策略

作者:: 蒂姆Truzy

蒂姆·特鲁兹(Tim Truzy)是北卡罗来纳州的一名康复咨询师、教育家和前调解员。

电子邮件对企业的重要性

一些估计在全球近1300亿亿亿次在线在线商业通信量。电子邮件是企业的有效工具，但必须用最大的专业精神处理电子邮件。尽管电子邮件在商业互动中的意义，但大多数雇主都很少提供利用电子邮件的培训。巧合，工人必须在使用商业资源时掌握个人和商业通信之间的区别。

真正的，如果没有正确进行，与电子邮件的商业互动可能是有害的。作为一个康复顾问，我与客户合作提高了商业环境的书面和口头技能。此外，我还有辅助雇主，实现有效通过电子邮件进行沟通的策略。以下是已验证有益的技术和创造有用的政策的想法。

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9在工作中使用电子邮件的有效策略

1.避免不恰当的笑话。使用某些单词和短语来诋毁个人可以立即解雇的理由。许多组织对使用明确语言的政策，即学校。电子邮件和其他通信中的令人反感评论的类型包括：种族幻想，偏执的国家来源陈述，关于一个人的残疾的偏见评论，以及与性取向有关的侮辱。因此，研究表明了企业利润从尊重员工和公众享有尊重。限制您关于来自商业通信的喜剧的个人观点，包括电子邮件。

2.考虑一天的时间。一天中的时间会影响对电子邮件的反应。在一天结束的时候，一个人可能用简洁的语言发送了一封在线信件，但这可能不能反映你对雇员、客户或承包商的了解。此外，还要考虑在下班时间发送电子邮件是否合适。例如，在晚上和家人在一起的时候给主管发短信可能不是一个好主意。(你需要多紧急的答复?这个问题最好在下一个工作日处理吗?)

3.不要在休息时间和午餐时间发邮件。人们利用休息时间和午餐时间来缓解工作压力。在此期间，他们也会处理一些个人问题。由于这些原因，通过电子邮件与他人联系可能会导致在午餐或休息时间匆忙回复，并表达不佳的想法。专业人士经常使用的一个技巧是，在工作日留出一段时间来回复和写电子邮件，以保持清晰和专注。

4.确定电子邮件何时可能不是最佳选择。涉及长时间对话的话题最好是通过面对面的交流或打电话。此外，在工作现场的电子邮件交流中应避免涉及机密事项或敏感话题，除非是与适当的人力资源人员或经理交流。这些问题可能包括:潜在的歧视、薪酬差异和健康问题。同样，头脑风暴需要时间和精力，这使得这种活动更适合另一种形式的交流。从本质上讲，需要花几分钟来解决的讨论区域可能不适合使用电子邮件。

5.不要愤怒地回应。收到一些电子邮件可能会让你有一种防御的心态。但是，在回复之前要冷静下来。在当今的工作环境中，表现得体是员工高度赞赏的品质。此外，不要使用亵渎的词汇。考虑一下这个事实:你写的愤怒的电子邮件可能会成为第二天的新闻循环或发布在社交媒体上。简而言之，你可能希望在保住工作的同时，在公司内外建立富有成效的关系。换句话说，表现出克制情绪的能力对你的整个职业生涯都有好处。

6.在发送电子邮件之前思考。首先，通过您的单词选择对信件进行精神检查。然后，编写电子邮件的草稿。最后，审查它并根据需要进行更改。如果时间允许，允许另一个人给您反馈。确保主题是交互的中心点。

7.适用时使用模板。具有系统的系统可减少与电子邮件相关的一些问题。许多公司和组织为各种情况制定并维护格式化电子邮件，这些电子邮件是业务的各种情况。拒绝或批准服务，产品返回以及调度会议只是适合模板的一些领域。当组织需要这样的步骤时，可以提高服务质量，同时减少书面交流中的错误。模板也是卓越的节省工具。

8.您的消息应该简洁和礼貌。通过了解您写信给另一个人的理解来撰写您的留言。使用礼貌的问候和关闭。在避免俚语和姓名时，请关注电子邮件的目的。转到外交。不要带来无关的问题。

9.你的语气很重要。不要以书面或任何其他形式的沟通方式欺负同事、承包商或消费者。威胁性的语言会导致严重的后果。保持邮件的语气积极。用一些句子来表现出你有解决问题的意愿。一个例子可以是:“我确信我们能找到解决这个问题的办法。”

法律后果和政策考虑因素

可能有与仓促发送的电子邮件相关的法律后果。事实上，法院已将在线通信确认为书面记录。因此，在需要出现时，可以在可以检查的商业备忘录，电子文档或陈述。在培训新员工时，公司将受益于让工人练习使用不同的情景来提高他们与电子邮件交易的技能。从本质上讲，制定政策和参与培训关于电子邮件互动，有助于组织引导诉讼。以下是与使用电子邮件有关的有效政策的一些重要组成部分。但是，在在工作现场实施政策之前，企业主可能希望咨询律师。