更新日期:

2020年6月11日

如何管理杂乱无章的老板

作者:

FlourishAnyway是一位工业/组织心理学家，在企业人力资源和咨询方面有应用经验。

他们当老板是有原因的(但不是组织能力)

帮助你的老板做事有条理会提升他或她的职业形象。帮助他们完成任务，而不是炫耀自己。

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帮助你的老板把他(或她)的东西整理好

他当老板是有原因的，但这个原因肯定不是他的组织能力。

有时他会忽略一些关键细节。他的办公室里堆满了乱放的文件。当你的老板找不到那份重要的文件时，即将到来的截止日期会让办公室感觉像一个高压锅。听起来是不是很熟悉?如果是这样，帮助你的老板管理他的时间和优先级——同时让他认为是这样的他的的想法。

当你的老板变得更有条理时，他会提升自己的职业形象。他也会更清楚自己的日程安排，并能更好地掌握自己的时间。反过来,你可以获得更少压力和更高效率的剩余收益。

想想把他组织起来所需要的额外时间和努力，这是一项投资。通过向上管理，你将同时管理自己的职业进步和职业形象。

准备好开始了吗?

你有这个!

以身作则。首先，展示自己扎实的组织能力。

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首先建立信任

在你试图修复任何东西之前，你必须获得这样做的权利。这意味着建立信任的基础。

以身作则

通过调整你的系统，确保你展示了扎实的组织能力。保持你自己的工作空间整洁。准备好参加会议。满足所有期限。此外，通过掌握最常依赖的信息(例如，关键联系人，经常访问的报告)来展示你的机智。

寻求理解

当你获得老板的信任时，也要倾听，特别注意你表达的任何感受。留意老板糟糕的组织能力是否给他带来了挫折、冲突，甚至在组织中造成了后果。例如错过了截止日期或会议，丢失了文件，以及来自他人的评论。

在出手帮助他之前，先评估一下情况，尤其要避免给他可能适得其反的反馈。(记住你正处于信息收集模式。)他的疯狂可能是有原因的，不管有多无效，你需要理解。

还有，不管他的马虎让你多生气，从来没有跟说他坏话的人一起说。你的发泄可能会影响到他，而这种批评的评论与你帮助他的意图是不一致的。

建立信任的伙伴关系是成功的关键

通过准备好参加会议和保持自己的工作空间整洁来展示自己扎实的组织能力。倾听老板糟糕的组织能力与什么样的感受或后果有关。

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提供战略支持

确保你的角色和行为都能通过减少干扰和提高他的效率来支持你老板的最佳表现。

一致的目标

了解你老板的目标是什么，以及他在公司是如何被衡量的。确保你的绩效目标与他的挂钩。如果你察觉到了脱节，告诉他你想明确你的目标如何能更充分地支持他和公司的目标。

减少干扰

问他喜欢如何接收信息，包括他的渠道(例如，电子邮件，当面，电话)和时间偏好。有些人是“早起鸟”，喜欢直接投入一天的工作，而有些人则慢于热身。

还要了解他希望如何处理干扰，并帮助他避免那些不必要的干扰。研究表明，办公室员工平均每三分钟就会被打断一次。¹考虑到要花23分钟才能回到原来的任务，这也就不足为奇了任何人能完成他们开始的事情。

而不是突然出现问一个快速的问题——通常都不是那么快，不是吗?——这种技术。把几件不太重要的事情放在一起，然后在老板的日历上安排15分钟一次性处理所有事情。在使用这种方法几次之后，向他解释你的理由是效率和尽量减少干扰。讨论它是如何对你们双方起作用的。你可能会发现这是一个关于效率的好话题。

做一个有条理的好老板

沟通要简洁，帮助你的经理避免分心。

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读者调查

沟通清楚

是短暂的

因为时间是如此宝贵，所以口头和书面交流都要保持简洁。如果你的邮件正文超过两段，考虑将其缩短或使用另一种沟通方式。

慎用“回复所有人”

当一长串员工使用“回复所有人”来来回回地发送邮件时，邮件链可能会变得势不可挡。帮助你的老板管理他的收件箱，让他具体说明在什么情况下他希望被包含在邮件中。如果您看到很多来回的回复，那么会议、电话会议或使用电子邮件投票按钮是讨论该问题更合适的场所。

你也可以自愿成为一个项目的关键联系人，这样你的老板就可以把问题委托给你。这会增加你在组织中的可见度，同时帮助你的老板管理他的优先事项。

通过帮助你的老板组织她的工作来和她建立牢固的伙伴关系。

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采用一致的标签

同意在邮件状态栏中对机密的、需要采取行动的和类似的项目进行一致的标记。例如，在状态行中注意需要特殊处理的项目(按日期要求采取行动)或机密的项目。考虑使用内置的电子邮件系统提醒来帮助完成截止日期。为了达到最好的效果，要求整个团队都参与到对话中来，这样每个人都能接受标签结构。然后，将其应用到整个部门。

帮助老板分享信息

在员工会议或其他适当的场合，只要简单地问你的老板，就可以让他分享公司其他地方正在发生的事情。否则他可能会忘记。在帮助他完成工作的同时，你会表现出对公司的渴望和兴趣。这是一个双赢!

提出解决方案，而不是问题

当你向你的经理提出一个问题时，避免简单地把问题“扔”给他，期望他能解决它。相反，要提出问题并提供三种解决方案。(然而，三个以上的解决方案是压倒性的。)

一个解决方案通常应该是什么都不做，因为让我们面对它:坚持是一个简单的选择。第二种解决方案可能是理想的，也可能是昂贵的。三是妥协或更合理的解决方案。这应该是你所提倡的。准备好讨论你提出的每个解决方案的优点、缺点和财务方面的问题。

管理你的时间，帮助你的老板管理他的时间

使用自动会议通知提醒你的老板开会。

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时间管理

用下面的建议帮助你的老板管理时间:

创建和共享日历

帮助你的老板创建一个他可以与团队分享的日历。更新它，并在项目和其他截止日期临近时经常引用它。问一些与日历相关的问题(例如，“我知道主席的报告下周到期。你想让我帮你把数字调出来，这样我们就可以开始工作了吗?”)他还应该有权查看下属的日历，而且日历应该是有链接的。这可以通过电子方式轻松完成。

当你和你的经理有重要的讨论时，把截止日期、状态检查日期和进展里程碑结合起来，让你们都在正轨上。把你和老板的所有会议记录都记录在一个笔记本里，保持条理。

跟进任何关键的讨论，通过电子邮件验证你与他达成的协议。遵守任何有时限的承诺，也要让你的老板为他的结果负责。

会议管理

如果你的老板经常开会迟到，主动提出准备一份议程。在会议前几个小时把要点发邮件给她，提醒他在会议中有多需要他。使用电子邮件系统中的自动会议通知提醒，帮助与会者及时到达。

征服混乱在一起

小幅度地做出改变，得到老板的认可，这样你们双方都能成功。

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分而治之

使用下面的建议来解决你老板的麻烦。

标签，文件和存储

做事有条理的人有句口头禅:“每样东西都有它的地方，每样东西都在它的地方。”为你的业务建立一个文件夹、箱子或文件抽屉的系统。例如，根据项目类型或主题使用颜色编码。在相关的地方，在显眼的位置写上日期，以便稍后清除过期的文件。

首先组织您自己的文件，然后请求允许处理一些常见文件(可能需要队友的帮助)。在你的努力得到赞扬后，主动提出帮助老板处理一些文件。

采用“一键式”规则

当你的办公桌或电子邮件收件箱里出现新东西时，下定决心去碰它们一次，而不是让它们堆积起来。要么读取、响应、处理该项目，要么将其指向适当的文件。当你在这项技术上取得成功时，决心与你的老板分享你的经验。

是的，改变是可能的

当你感觉有条理的时候，你会感觉对你的日历和你的世界更有掌控力。

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柔软的出售

零钱和购买

小幅度的改变，让她在你的过程中接受，会产生奇妙的效果。你可能会发现他会要求你的同事采用你的新效率技术。

不要做一个万事通

与其告诉他如何组织，不如试着问他你是否可以帮助他，或者建议“我们”尝试一些新的东西。没有人愿意接受一个时髦的人的教育，除非那个人是对的。在提出新建议时，试试这些开场白:

“如果我帮你……”
“我敢说我们能想出办法……”
“我明白了…”
“我发现的一件事是……”
“如果……你觉得怎么样?”
“你觉得这有帮助吗?”

鼓励

因为你的老板不是天生有条理的人，他需要你的鼓励。不要指望一夜之间就能改变。鼓励他，庆祝小的成功，并继续努力。

来源

¹华尔街日报。“工作场所的干扰:这就是你无法完成这篇文章的原因。”最后修改于2012年12月11日。http://online.wsj.com/article/SB10001424127887324339204578173252223022388.html项目% 253 ddistract1212 % 2526 253 dinteractive articletabs %。

就作者所知，这篇文章是准确和真实的。内容仅供参考或娱乐之用，并不取代商业、金融、法律或技术事务方面的个人顾问或专业意见。