如何为公司编写有效的投诉：逐步指南和示例字母

苏珊是一名互联网营销专业人士，经常在媒体上写下，是亚马逊两本SEO书籍的作者。

写一封投诉信

当公司不会让我们对自己的产品感到满意时，我们都在那里。应始终应对购买质量差或根本不超过您的期望的物品。有时候，餐馆可能为您提供食物，这不是您所期待的（肉中的头发，任何人？）。

虽然人们通常对产品或服务很满意，但有时公司可能会破例，或者干脆让你彻底失望。

通过服务员接收错误的产品或受到严重处理的人不应该忽视！像这些问题一样可以很容易地解决 - 通过投诉的信或电子邮件。

这篇指南将循序渐进地教你如何给公司写投诉信，从而有效地投诉并取得成效!您还将获得独家顶级提示和样品信，以帮助您。

如何写一封措辞强硬的投诉信:总结

如何写一封有效的投诉信

第1步：确保将其发送到正确的位置

你首先需要的是

1. 您所在国家公司总部的地址，以及
2. 你要寄到的部门。

起初可能很困难，以便找到要写的地方，因为公司可能不会显示他们的基础非常有效的地方。您可能能够找到以下信息：

• 您的产品提供的保修或保证页面
• 他们的网站。点击包含相关信息的“联系我们”或“关于我们”链接vwin德赢是哪个国家的
• 产品本身。食品和饮料的包装上通常都有联系信息，所以一定要检查一下!你会惊讶地发现，这些信息都在最简单的地方。

一旦你有了他们的地址，一定要检查你将信件发送到的相关部门。对于小的服务，如餐厅，不需要，但对高实力的公司(例如联合利华或百事)，将需要一个部门。在他们的网站上，该公司会详细说明将你的信件发送到哪里，无论是技术、客户服务还是其他方面。

第二步:用正确的语气开头

一旦你找到了那个讨厌的地址，你就可以开始写这封信了!

1. 你要做的第一件事是在右上角写上寄件人的地址，在左上角写上你的地址。这是出于礼节的考虑，而礼节往往会给你的信件添上一笔漂亮的色彩。
2. 接下来，写亲爱的先生/女士如果您不知道客户服务代表是谁。如果您写信给经理或首席执行官，请写亲爱的先生/女士.....

然后，你开始写真正的正文，这将是所有读者关注的中心。

• 你可以先说你在任何时间任何商店买了一件东西。对于食品，请注明有效期和储存代码。对于其他任何事情，这都是相关的。例如:我最近在2014年11月19日在超级商场买了一瓶2L的百事Max。瓶子的有效期是2014年11月30日，瓶口上的代码是113A。
• 比如说，你总是期望那家公司能提供最高质量的服务，而在那一天，你的期望被降低了。我总是高度估价的技术支持每一个笔记本电脑。我进入超级商店购买一台笔记本电脑，这是一个相同的预期，但我与笔记本电脑的经验认为这句话不真实。

第三步:有效地解释问题

下一部分是最重要的，因为它具体提到了当你使用产品或参加服务时发生了什么。

• 请说明当你打开包装时产品处于什么状态，以及它到底出了什么问题。如果你不能确定是什么内部问题，就说它不能正常工作，公司会调查它，例如:我发现相机无法正常运行。每次打开相机时，它会进入照片库。这不允许我拍照，因为它只允许我访问该画廊。
• 如果你在谈论一项服务，说明在你访问期间发生了什么。当我被“Lizze”的名义与美发师一起预约时，她花了30分钟的时间与她的朋友交谈，我最终等待了很长一段时间！

传达正确语气的技巧:

• 始终保持冷静。不要被激怒，你有权成为，但想象客户服务团队当天收到多少投诉。读者可能会感到沮丧，惹恼你，并将其抛弃认为是假或垃圾邮件。
• 保持简洁,不要用一些不相干的话来糊弄你的信，比如说这是多么浪费钱，你遭受了多少痛苦，或者这是一个多么糟糕的产品。他们只是想知道是哪里出了问题，然后改正它，他们通常从不读信的一半，只读关键的句子。
• 在说产品或服务问题时尽可能准确。这将节省大量时间为公司。

第四步:提出解决方案

在本节中，您将说要做什么来解决问题。您有许多选项可以向公司申请，包括：

• 产品退款
• 可用于任何一个范围的代金券
• 需要修理的产品
• 改变他们的服务，如提供更高质量的食物，提高卫生或改变员工的态度。
• 食品券

例子：我想给我的相机全额退款，因为我想换一台相机。

为了解决这个问题，我想要一部能拍照的全修手机，因为目前拍照的功能已经失效了。

我希望我可以用来购买其他食物的优惠券，因为我从你那里购买的饼干是不可食用的。

如果你想再买的话，说说你希望这个产品将来是什么样子。我希望这个问题不会再发生在其他客户身上，我将永远从你们的产品中得到最高质量的产品。

第五步:附上相关和必要的文件

如果您有任何图片（特别是电子邮件），请参考保证，保修页或收据等参考页面，您将需要在字母中提及。

• 请附上保证书/保证书/收据。

例子： ：“请查收附件中我的原始收据副本，连同闹钟的保证页和有关序列号的信息。”

如果你有一个损坏的产品，你想要修复，一定要提到这一点。

例子：信中提到的有毛病的照相机也随信寄去，请查收。

第六步:设定时间限制

为什么要设定时间限制?好吧，公司每天会收到几十封，甚至上百封。很可能需要6周到3个月的时间才能得到公司的回复，如果你想要维修，可能需要更长的时间。这是一个相当长的等待!

由于积压，大多数公司将在您发送后2周看看您的来信。为避免将其扔在Backburner上，可以在您想要响应时设置时间框架。现在那是漂亮的。

例子：我希望您能在8月16日至8月30日的任何时间给我一个答复。那将是非常感激的。

我希望在5月13日到5月27日的任何时间修理完毕并送到我家。

第七步:写一个有力的结尾

您可以通过说出您希望解决问题并签署来完成您的信你忠实的- 如果你不知道他们的名字或此致- 如果你知道他们的名字。

例子：我希望这个问题将得到解决，我有最大的信心你将修正这个问题。

你忠实的,

珍妮帕克

发送信件，您应该期望在您所述的时间框架内进行响应。

写一封投诉函的理由

许多人忽视了一个什么都不做而让他们失望的产品。作为消费者，你有权要求退款或换掉其他产品。以下是写投诉信有效的一些原因:

• 本公司将在其线条中收到任何有缺陷的产品，这可能会对他人带来更多的危害。通过联系他们，他们可以看到为什么它有缺陷并阻止它再次发生。
• 公司不喜欢看到一个不满意的顾客，所以你有一个很好的机会让你的产品更换或退款。
• 对于饮料和食品，而不是更换，您可以获得免费优惠券或甚至免费产品!公司总是用这些来讨好你。
• 提供服务的餐厅或其他公司可能会引起员工的注意，因为他们可能没有做好自己的工作。
• 如果有什么不对的，就坦白!你为产品或服务付费，所以你应该有一个高质量的产品。永远不要对此保持沉默，因为你很快就能得到解决!

有问题的智能手机样本信

亲爱的先生/女士,

7月17日，我在伦敦贝克街的超级商店购买了一部三星Galaxy S5智能手机。保证书有效期为一年，盒子上的编号为SSF319。

智能手机有问题，我对你们的产品非常失望。智能手机一直显示菜单屏幕，但不允许我访问应用程序或打开一个新窗口。菜单屏幕仍然处于冻结状态。

我请求你在方便的时候尽早修理手机，最好在下面所述的时间框架内。

随信附上手机提供的保修单和商店购买时给我的收据。你可以在这些文件中找到所有必要的参考代码。

我想在7月27日 - 8月27日的时间框架内收到回复，我希望手机正常修复和运作。

我希望这种情况不会再发生，也不会再发生在其他客户身上。如果这个问题被修改，我将继续是你的客户。我希望这个问题将被解决，我有最大的信心它将被解决。

你忠实的,

苏珊韦尔斯

餐馆糟糕服务的样本信

亲爱的先生/女士,

我在7月26日星期三，我写信给我在Taco Hut的令人失望的经历。作为你的常客，我很不高兴地说，我在你的餐厅最可怕的经历。

当我点玉米饼的时候，工作人员完全忽略了我点的东西，从而耽误了我点的菜!当我问他们我可以点餐吗，他们接受了，但非常生气和粗鲁。一位名叫“艾玛”的工作人员端上了我点的菜，但这并不是我一开始点的菜。她不愿意改变点餐的顺序，而我只能吃我一开始就没有点的食物!

我认为员工需要改变对顾客的态度。我希望他们能正确地工作，待人友好，乐于助人。他们的急躁和“啊，又来了一位顾客”的态度应该消失了。要想进入一家成功的餐厅，唯一的方法就是要有友好的、愿意帮忙的员工。

一旦发出修订，我将继续成为您的客户。当发生变化时，请通知我。

你的真诚,

苏珊井。

抱怨的最好方式是写信还是电子邮件?

很难决定是写电子邮件还是写信。这两种方法都有各自的优点和缺点，但一般来说，如果你写手写的信，最好是这样。这是因为公司会更认真地对待你，可以更快地把维修/更换邮件寄给你。

但是，一些公司（如苹果）没有您可以写入修复的有效地址，以便您将他们发送给相关部门。

顶尖提示

下面的建议将帮助您解决这个问题!

• 简洁。任何形式的敷衍或咆哮只会给读者带来困惑和挫折，这是你最不想看到的!公司想要简洁正式的信件，这样的信件易于扫描，可以用来检索重要信息，比如什么地方出了问题、你希望得到答复的时间范围以及解决问题的方法。这将使过程迅速和容易。
• 不要骂人，不要发脾气!这是一个非常糟糕的氛围给出去，只会让事情更糟!
• 除非您咨询了律师，否则不要对公司威胁。对于诸如错误产品等小问题，无需进行任何法律威胁。
• 一定要给他们给他们留下这样的印象:如果他们解决了问题，你将继续是他们的客户。如果你说你永远不会再买他们的产品，他们可能会忽视你的信，永远不会解决问题。但是通过说如果他们退款或更改你的问题，那么他们会这样做，以保持你作为一个客户。
• 当你想要一个答案或解决方案时，给出一个时间框架。这可以保持事情的快速和顺利运行。由于没有时间框架，公司可能几周后才会回复。

感谢所有的评论!你曾经体验过不满意的产品或服务吗?在下面分享你的经验。感谢你的阅读!

据作者所知，这篇文章准确而真实。内容仅供信息或娱乐用途，并不能代替个人顾问或专业建议在商业，财务，法律，或技术问题。

©2014 Susan W

注释

查尔斯2020年1月26日:

或者你也知道，你不能像个混蛋Karen一样，你可以试着像个普通人一样给公司打电话，就你的问题与老板/老板进行真诚、务实的交谈，而不是发一封令人反感的、消极的、咄咄逼人的小邮件。

米纳克希2018年9月17日:

我太棒了

润滑油2018年8月25日:

我在同一订单中购买了两个护肤品和两个其他产品的礼盒。它们是由UPS快递过来的，非常热。根本没有隔热材料，这个漂亮的盒子也坏了。我写了一封信，他们告诉我，我需要退货，因为我不是一个合格的水疗中心，不能作为整体销售。

萨钦2017年3月14日:

好一个

苏珊W(作家)2014年6月30日，来自欧洲不列颠群岛:

哇，多么可怕的经历啊!你一定很生气停电的事。听到你最后的结果我很遗憾——我相信他们很快就会采取行动的。也许可以再联系一下他们。

感谢分享你的经验!

Sunardi于2014年6月28日在印度尼西亚发表:

好建议。我有一个荒谬的体验。我住在一个村庄，它经常被黑了。我试图通过公司的风扇页面联系电力服务的管理员。然后我收到了员工的电话号码。我不知道他的责任是什么。

当我被黑了，我总是告诉他。问题没有解决。因为这个，我生气了。大约一个月前我发了一封电子邮件到网站。实际上是国家服务。在我的电子邮件中，我说“你是如何做员工招聘的... !!!”

结果，约有10名员工来到我家。幸运的是，我的父亲不在家里。但是，他们什么都不做。他们只是在向我展示了电子邮件时澄清了。

我在心里说，“顾客是国王”。

苏珊W(作家)2014年6月23日，来自欧洲不列颠群岛:

Flourish -谢谢你分享你的经验，有缺陷的产品。哇，看来你经历了一场磨难，讨厌的猫粮!

至少你到底发现了问题，它只是表明，了解包装上的所有日期，时间和代码都非常值得关注。我很感谢您讲述了您的经验，我对信函抱怨的世界发展了新的洞察力！

鲍里什良汇2014年6月21日于美国:

我曾两次遇到过完全密封的猫食罐头一打开就发霉的问题，我两次都给这家公司写信投诉。(从我的购买量来看，这是意料之中的。)我两次都收到了令人满意的快速回复。我从我的第一次经验中学到的是，至少对于猫粮来说，只有产品发霉的照片和UPC来解决工厂的质量问题是不够的。他们真正感兴趣的是确定哪一家工厂在哪一天生产产品。在罐子的底部有一个时间/日期的墨水代码，这是我从来没有注意过的。第二次，我知道要提供这些信息。谁知道呢?我还附上了一张猫在我家吃自己产品的照片。我很高兴，不仅我得到了更多的钱在优惠券，而且我帮助其他消费者喂养他们的猫一个合适的产品。