更新日期:

如何用清单保持条理

Tina拥有20年的企业管理经验,包括人力资源管理。她持有人力资源管理四级证书。

本文将详细介绍如何使用清单保持组织。

本文将详细介绍如何使用清单保持组织。

你觉得自己失去了控制吗?

你是否曾经有过这样的一天,当你离开工作的时候,感觉自己毫无成就?

  • 你的办公桌看起来比你刚来的时候更乱。
  • 上周你的收件箱已经爆满了。
  • 便利贴覆盖在你的电脑屏幕上。
  • 桌子下面没有地方放你的脚了。
  • 早会一小时前就结束了。

保持有条不紊是一个挑战。信息从四面八方轰炸我们。短信、社交媒体、电子邮件、网页表单回复、会议请求、传递对话、电话和标准邮件都在争夺我们的注意力。

难怪压力如此之高。的美国心理学协会(美国心理学会)报告称,2017年,39%的美国人由于工作场所的“过重的工作量”而遭受“有点严重”到“严重的压力”。

工作场所的瓦解

在美国心理协会2017年的调查中,不切实际或不确定的角色也是职场压力的前五名。这些消极的方面,加上太多的工作,让你很难保持工作状态。

并不是只有办公室员工才会为超负荷的任务和时间管理的限制而苦恼。商人、零售工人和艺人也很难把事情办成。

大多数工作场所都会给你提供一个突出职责和任务的职位描述。有时候,它们已经过时了,或者没有涵盖你所做的一切。虽然他们可能会交流责任清单,但他们缺乏细节。

即使一个工作场所已经有了一步一步的文档化程序,你仍然有很多事情要做。知道如何用清单区分轻重缓急和管理繁重的工作有好处。清单是一个重要的组织工具。

如果你在工作中感到不堪重负,可以在待办事项清单的帮助下组织起来。每天早晨一开始,写下你需要做的每一件事。要具体。

每天都列一张清单

每日要做的任务和活动清单:

  • 作为一个提醒
  • 帮助你优先安排你的一天
  • 这说明你承诺过度了
  • 节省你的时间

向上管理你的时间和优先事项

检查表还有助于工作流。如果你是一个秘书或私人助理,要和不止一个直线经理打交道,那么一张清单可以帮助你向上管理。在列表中包含一列,以记录完成每项任务所需的估计时间。

鼓励你的经理把他们给你的任务记录在你的待办事项清单上。检查表扩大了他们对你的工作量的认识。他们知道你还需要做什么,什么时候需要。列表管理着他们的期望。

即使你只有一个部门经理,清单也是你工作量的重要证据。使用你的待办事项清单:

  • 发现更有效的工作流程
  • 减轻你的工作量
  • 请求帮助
  • 争取一个助理或新团队成员

然而,我要和你们分享的不是普通的待办事项清单。这是一个清单管理器。

你需要什么来创建你的清单

  • 笔记本(我推荐使用A5大小的笔记本)。
  • 最少四种彩色笔,如绿、黄、紫、红
  • 统治者(可选)
  • 星星贴纸(任何颜色)
当你完成页面上的所有任务时,给自己打个星。

当你完成页面上的所有任务时,给自己打个星。

文科清单组织者

  1. 打开你的笔记本到第一页。
  2. 在顶部写上今天的日期。
  3. 在你回家之前写下所有你需要完成的事情。
    *包括一些当天不需要完成的新任务。
    每个任务一行。
    *用彩色笔将每个任务按优先顺序排列(参考下面的颜色指南)。

    提示:你可能想把一些任务分解成多个任务,以便更容易地管理它们。
  4. 当你完成每一项任务时,都要画一条直线。或者在一行的末尾打个勾。
  5. 明天重新开始,翻开新的一页。
  6. 每天翻阅你的书,找到没有星星的那些页。评估任何未完成的任务。如果你需要把一个任务提前到一个新的页面,在旧的页面上完成这个任务,这样你就不会一直重复它。
  7. 当一天的任务完成时奖励自己一颗星。把星形标签贴在你容易看到的地方。当你在视觉上奖励自己的努力时,它也表明页面上的每个项目都完成了。没有星星的一页有未完成的事业。
星星贴纸表示清单上的项目要么完成,要么转入下一天。

星星贴纸表示清单上的项目要么完成,要么转入下一天。

用颜色优先排列你的清单

  • 红色任务有紧迫感。他们必须在那天完成。
  • 蓝色任务是重复的。
  • 绿色任务是用于长期项目。你预计它们将花费超过一周的时间来完成。
  • 黑色任务是你在工作描述中可能会找到的一般性任务。

你可以使用其他颜色进行进一步分类。例如,您可能想要使用不同的颜色来区分每日和每周重复的任务。

在家里整理好清单

清单管理器可以在任何地方工作。你可能需要保留两个笔记本:一个用于工作,一个用于个人生活。

将家务整理清单添加到你的家庭管理清单中,保持你的房子整洁,修剪草坪。你也可以用它来表示:

  • 组织你的婚礼
  • 找工作
  • 计划本叔叔的退休派对
  • 优先处理并支付账单
  • 安排下一个海外假期

您可以使用它来管理大多数类型的事件或生活环境。

数字清单组织者

你的工作场所是否有需要频繁检查的程序?考虑自动化你的清单管理器,以便在智能手机或平板电脑上使用。创建一个PDF表格或尝试下面列出的应用程序之一。

PDF核对表组织者表格

客户使用设施的工作场所通常以现场审计开始一天的检查设备和设施。创建一个按优先级排序的列表,如下所示,让指定的员工进行核对或评论。一旦完成,员工保存审计检查清单并通过电子邮件发送给经理或职业健康安全主管。

适用于PC、智能手机和平板电脑的清单应用程序

如果你不想随身携带笔记本,这些应用程序也可以帮助你整理。

苹果的iOS系统有一个标准的提醒应用程序。把它作为另一个让你保持有序的过程。

发现苹果提醒应用程序限制或不使用IOS设备?试试Todoist: To-Do列表和任务管理器。它可以在多种设备上免费使用,但也有一个付费选项。使用谷歌或Facebook帐号登录应用程序,或创建一个新的。我在我的Windows 10电脑上使用它。

其他清单和组织类应用(有些收费较低或包含应用内购买功能)包括:

  • Wunderlist
  • 谷歌保持
  • Habitica(游戏化的待办事项清单)
  • OmniFocus 2
  • 2Do(待办事项、任务和笔记)

应用vs纸质清单

应用自动化清单。它们使您更容易与他人、程序和工作流程共享和集成您的工作流程。然而,当计算机系统停止运行或电源故障时,手动核对表可以让你保持控制。

纸质清单是应对紧急情况的必要工具。考虑在手边保留一份电子清单的打印副本。

如果你掌控着工作场所的安全,那就把工作场所健康和安全检查表的剪贴板和硬拷贝放在一个容易拿到的地方。拥有一份断电程序清单也可能是一个好主意。

保存纸质的检查清单,以备停电时使用。

保存纸质的检查清单,以备停电时使用。

为什么你应该用清单保持条理

通过使用诸如工作待办事项清单之类的清单管理器,您可以重新控制自己的工作。写下你的任务可以解放你的思想,让你专注于手头的工作,而不是不断地记住你需要做的所有事情。

清单管理器还可以扩展到每天的待办事项清单。使用它来完成特定的过程,如职业健康和安全检查或现场审计。或者安排你需要做的一切来放松和享受一个周末。

通过将清单作为一天的一部分,你可以减轻工作压力。你也可以使用待办事项清单:

  • 提出商业案例,争取更多资源
  • 更新工作描述并分配职责

最重要的是,清单有助于可视化地管理和组织过程或你需要做的事情。因此,最后的滴答声会减轻你的压力。

据作者所知,这篇文章准确而真实。内容仅供信息或娱乐用途,并不能代替个人顾问或专业建议在商业,财务,法律,或技术问题。

Tina Dubinsky©2012

你如何保持有条不紊?你使用列表吗?

将英语2013年5月1日:

无组织的吗?我每天都是这样哈哈。难怪我还神智清醒。我实际上有一部iphone,我一直在使用“提醒”应用程序,我不知道多亏了它,我变得有条理了,但它帮了我很多。良好的枢纽。

相关文章