更新日期:

2020年8月18日,

计划一次成功的展会经验

作者:: 米歇尔Orelup

企业家，作家，妈妈，经验丰富的数字营销专业人士。

你的公司应该在展会上展出的理由

展会是一个很好的方式产生新的线索，并会见潜在的供应商和合作伙伴。参展需要相当多的计划时间，较强的项目管理能力，预算的计划和管理能力，以及与各种各样的人合作。因为贸易展览是一种投资，所以应该仔细考虑地点、观众和其他参展商。

如果你知道你的客户和潜在客户每年都会参加一个特定的展会，并且你的产品、服务或解决方案比你的竞争对手有明显的区别，那么你应该注册参加展会。根据你的行业和提供的服务，不要指望在你的展位上达成交易。相反，把它看作是与潜在合作伙伴、供应商和机构建立新关系的开始。

你的公司不应该在贸易展会上展出的理由

如果贵公司年复一年在同一活动上展出，没有获得新的业务，应该讨论是否继续在该活动上展出。

如果观众不变，参展商不变，如果你没有什么新东西可以提供，那么你可能可以找到一个更有效的方式来花费这些预算。例如，你可以把这些钱投入到你的点击付费活动中，或者用于再营销广告。再营销广告是有意地在网站访问者面前保持你的品牌和价值主张。

如果你计划参加展会是因为你想获得价格表和竞争对手的秘密武器，你在贸易展会上是找不到的。如果你对建立关系不感兴趣，那么贸易展可能不是一个好的投资。

调查的问题

计划在年度贸易展览和会议上展出

大型展会的计划可能需要几个月的时间，让项目经理负责这类活动的计划是很重要的。这将确保时间表得到满足，预算保持在正轨上，所有的机会都被彻底审查。

大多数行业贸易展会遵循日历年，但因地点而异。例如，贸易展览会通常在每年的秋天举行，但日期可能会有一两周的波动。这可能是因为场地安排，或者只是因为演出总是在周日开始，总是在周三结束。

管理展会预算要求经理选择能够产生最大影响的展会。查看在线资料，找出赞助该活动的公司。找出谁将是演讲者，并确定主题是否适合你今年的策略。

如果不兼容，那就看看其他与你的品牌、你的受众相匹配的会议，看看是否有合适的潜在用户类型。

演讲机会通常是大型赞助计划的一部分。然而，如果你的团队中有一位高管能够产生影响，那么就要考虑赞助会给你的公司带来什么好处。

展位布置要有座位

如何为您的公司选择最佳展览空间

选择展览空间需要仔细规划。如果一个历史悠久的竞争对手在年度展会上抢先选择了他们的展位，那么你可能不希望在走道对面或他们旁边。负责管理展览空间的公司通常会在其网站上公布楼层布局，包括选定的展位和其他参展商的公司名称。与拥有大型LED显示屏和24名销售人员的公司竞争是不可能的。所以，仔细选择你的空间是非常重要的。否则，你的摊位会在噪音中消失。

展品储存是做生意的一项成本

支付展位存储费用的好处

20 × 30的摊位装在几个大箱子里，需要叉车才能移动。它太大了，不能放在公司的办公室里存放或管理。我们本可以把6英尺的展位放在公司内部，负责不同活动之间的运输。把它放在展览公司的好处是，每次把它送回仓库时，都要检查展位面板和框架的磨损和损坏情况。如果面板损坏，他们可以打印并更换，然后再将展位退回仓库。

在在线门户网站输入信息，并选择“点菜”菜单上的项目作为运输的一部分后，展览公司会通过电子邮件给我一个建议。这项提议是对往返运费的估计。方案包括包装，运输，展位归还。

展销会章程及参展商服务手册

主办展会的公司将会有一份招股说明书和参展商服务套装。招股书中有关于日期、位置、展位分配和酒店预订的信息。它还将包含有关合作伙伴计划的信息，上一年的统计数据，出席人数统计，以及在活动期间的广告和赞助商机会。

参展商服务包更详细，更相关的具体成本和机会在展会上。工具包还将包含有关展会供应商的信息。如果您的摊位有灯，您需要订购电。如果您计划在您的展位使用扫描仪来获取游客的徽章信息，您将需要无线网络或Wi-Fi。如果你计划使用假植物形式的绿色植物，展览装饰师将有丰富的选择可用。

如果展会是在会议中心举办的，你需要了解对现场劳动力的期望。许多大型展会使用工会工人来组装和拆除展位。如果是这种情况，那么在建立和崩溃的形式下，知道你能做什么，不能做什么是非常重要的。

在贸易展览会上做广告是很昂贵的

赞助和广告机会

在你为你的展位做计划的过程中，你会收到很多关于成为赞助商和做广告的机会的电子邮件和电话。

赞助和广告之间的差异可能在1万至2.5万美元之间。赞助节目的好处将以分层支出的形式提供。25,000美元的赞助可以让你在展会前收到电子邮件，并在会议大厅或酒店宴会厅的各个地方放置公司标志。

您可能有机会在组织的杂志上做广告，您可能会在展会网站(有您的赞助级别)和组织网站上获得数字空间。非赞助广告是不言而喻的。你只是为印刷或数字空间付费，而没有获得赞助的好处。

展会电子邮件列表和行动呼吁

你需要了解你的听众和参加活动的人。主办公司通常会在活动前30天通过电子邮件发送参展商名单。然而，名单通常限于以下几个方面:名、姓、公司名称、职位、城市和州。您同意与主办公司遵守的条款通常包括您(该公司)不会给其他参展商发送电子邮件的规定。但如果你是赞助商公司，协议可能会有一个警告。

作为赞助公司的好处之一是可以让你访问第三方，提前展示电子邮件部署。以我作为赞助商公司的经验，我们有机会提供电子邮件文本和被批准的第三方公司的链接。该公司可以访问这些电子邮件地址，并将以我们的名义部署两封电子邮件。我与该公司密切合作，安排日期和时间，并在多个渠道测试电子邮件，以确保信息在不同的设备和不同的浏览器上都是响应式设计。我将包括一个主题行，电子邮件正文，一个行动呼吁，和一个链接到我们的登陆页为两封电子邮件。

这两封邮件的目的都是将收件人重定向到我们网站上的一个特定登陆页。主题栏的设计是为了引起收件人的兴趣，这样他们就会打开电子邮件。这一行动呼吁是一份在展览结束后举行的抽奖活动中获得高科技大奖的注册邀请。电子邮件中的三个不同的链接会将收件人带到竞赛的登陆页面。提交他们的信息，包括他们的电子邮件地址和电话号码，他们将自动进入我们的比赛，他们可以在展览期间领取一张5美元的星巴克卡。

另一个行动呼吁是邀请在展览时间内到展位预约。我使用这种策略的第一年，我们收到了24个预约请求。第二年，我们收到了48个预约请求。每天早上，我都会给那些要求预约的人发电子邮件，提醒他们预约的时间。我们这两年的表现都很好，但并不是每个人都按计划来了。然而，那些错过的约会都交给了我们的销售团队，让他们在展会结束后跟进。

多个会议不共享与会者的电子邮件列表

许多会议使用第三方将电子邮件部署到与会者列表。为了向与会者发送电子邮件，您通常需要购买包含电子邮件营销福利的贸易展套餐。

以我的经验，你(品牌)将写电子邮件，并与合作伙伴电子邮件服务提供商合作。合作伙伴将提供一组日期和时间，将您的电子邮件发送到展会参与者、供应商和其他合作伙伴的名单。

在部署日期前测试邮件

测试你的电子邮件是绝对重要的。我收到的一些最糟糕的邮件是通过合作伙伴发送的，但该品牌没有测试这些邮件。我收到过邮件，开头是;

——亲爱的,

-你好{First_Name}

还有其他一些可以避免的电子邮件营销灾难。

我的最佳建议是与电子邮件合作伙伴合作，并彻底测试你的电子邮件，以确保品牌得到适当的代表，并被收件人认真对待。

使用一个深思熟虑和引人入胜的电子邮件主题

你发邮件的目的是让其他与会者来你的展位。有很多不同的方法可以让他们到达那里，但首先你需要让他们打开你的电子邮件。

在电子邮件中加入行动呼吁

竞赛是吸引人们到你的展位的好方法。然而，比赛吸引的是那些只想赢得比赛的人，所以你必须为此做好准备。

你发送电子邮件的第一个目标是将正确类型的人带到你的展位。电子邮件的第二个目标是吸引能够被决策者或销售团队实时聘用的人才。合格的参会者是那些你想在展会结束后马上跟进的人，这样他们就会记得你，这样你就可以进一步发展你们的关系。

展会抵押品与产品赠品

印刷的抵押品价格昂贵，而且会立即过时。只有那些前来预约的人或在展位前要求预约的人，才会得到打印好的宣传品。我们放入了一个文件夹，里面有公司的宣传册、白皮书、案例研究和一份高管团队的表格。我们还给了他们一支非常漂亮的Balmain品牌钢笔，上面有公司标志、电话号码和网站。我们还给了他们一个匹配的u盘。我们还有其他物品可以分发给那些想要签名的人。每年我们都会分发几十支较便宜的品牌笔、数百张5美元的星巴克卡和几桶糖果。