更新日期:

经理的办公室邮件礼仪

作者:

莎莉是一名商务沟通教练,她的课程是如何让你的职业声誉保持干净、无戏剧性。

只有在极端紧急的情况下,深夜才应该在家给员工发送电子邮件。大多数时候,你最好带着它睡觉,然后在第二天工作的时候写邮件,那时你的头脑是清晰的。

只有在极端紧急的情况下,深夜才应该在家给员工发送电子邮件。大多数时候,你最好带着它睡觉,然后在第二天工作的时候写邮件,那时你的头脑是清晰的。

电子邮件和面对面交流哪个更好?

经理们经常依靠电子邮件与员工快速沟通重要信息。但如果不谨慎使用,在应该与员工面对面交谈时过度依赖电子邮件的管理者可能弊大于利。遵循以下简单的建议,避免常见的邮件陷阱,这些陷阱会削弱你的权威,疏远你的员工。

管理者的7条邮件规则

在大多数办公室,当面对面的会议不可能时,电子邮件是办公室间交流的主要方法。也就是说,在某些情况下,经理和下属之间使用电子邮件交流是不合适的。

如果你想和你的员工保持良好的关系,下面是一些常见的邮件规则。

你是否为了避免工作冲突而躲在电脑后面?

你是否为了避免工作冲突而躲在电脑后面?

1.不要用电子邮件来逃避某人。

不要在纪律处分、绩效评估或其他敏感问题上使用电子邮件。通过电子邮件传达坏消息会损害你作为一个领导者的信誉。你想让员工知道,可以信赖你亲自处理困难的问题。即使你在训诫员工,也要给予他们应有的尊重,并与他们进行面对面的会议。

作为一名经理,如果你收到来自下属的令人困惑的电子邮件,与其发送另一封电子邮件,不如拿起电话或对讲机,让你的下属亲自澄清他们的电子邮件。如果电子邮件不能达到你的沟通目标,作为经理,你有责任停止循环的电子邮件,开始清晰地沟通。

在你给隔着两张桌子的同事发邮件之前,问问自己面对面的交谈是否更合适。

在你给隔着两张桌子的同事发邮件之前,问问自己面对面的交谈是否更合适。

2.不要低估了电子邮件的持久性。

不要忘记,你在电子邮件中写的任何东西都会成为你们交流的永久记录,并加上日期和时间戳。你在电子邮件中写的任何东西都可能在法庭上被用作非法解雇诉讼。比起传统的纸质备忘录,电子邮件在办公室之外更容易挖掘、打印和/或转发。

对于电子邮件,旧的明信片规则适用。别人不应该看你的明信片,但如果你在上面写任何私人的东西,那你就是个傻瓜。

——朱迪思·马丁(《礼仪小姐》)

如果你感到不安,先休息一下,冷静下来,然后再给工作人员发邮件。一旦一封愤怒的邮件发出,就无法收回,所以要谨慎措辞。

如果你感到不安,先休息一下,冷静下来,然后再给工作人员发邮件。一旦一封愤怒的邮件发出,就无法收回,所以要谨慎措辞。

3.不要在邮件中使用消极攻击的语言。

如果你觉得自己对一封电子邮件、一个电话或最近一次会议上的讨论反应强烈,坐下来感受几分钟。然后决定写和发送电子邮件是否是最合适的回应。(当情绪高涨时,通常不会。)

当你必须通过电子邮件来回应一个困难的情况时,注意你的语气。像对待备忘录一样对待你的电子邮件交流。除非你想严重挫伤员工的士气,并在以后的工作中制造不可逾越的沟通障碍,否则无论如何都要避免火上浇油、消极攻击的语言和讽刺。

为了避免在邮件中使用消极攻击的语言,提高邮件发送后的接受度,在邮件一开始就以最积极的方式清楚地表达你的感受。有效的管理者知道积极的鼓励和建设性的批评一样重要。但是,如果这种积极的强化过于模糊,或者被隐藏在邮件信息的底部,你的员工可能不会“听到”它。

4.不要包括太多的人。

在没有得到原始参与者的允许之前,不要带其他人进入电子邮件对话。如果你正在与另一名工作人员进行邮件交流,但正在进行中,你认为其他人可能需要参与进来,在抄送他们之前,让一直与你沟通的人知道你的信息。确保你解释了为什么你想邀请那个人加入讨论,并清楚你想说什么。例如,你可以这样写:“我真的认为Jane可能会帮助我们找到一些解决方案问题X.她在XYZ部门工作已经10年了,我想听听她的见解。我可以转发给她这个电子邮件线程的副本并问她吗美国广播公司?”

5.BCC小心使用。

为使群内其他人的电子邮件地址保密,应使用密件抄送(BCC)功能。它不应该被用来在对方不知情的情况下秘密发送私人电子邮件对话。除非你有正当的理由(例如,如果你不发送密件,某人的安全会受到威胁)不透明地发送信息的地方,使用密件抄送功能有点像在工作时在别人背后说悄悄话。这是不礼貌和不专业的。在某些情况下,转发或复制邮件给意想不到的收件人可能会让你陷入法律混乱。

6.别忘了要公平。

高效的管理者总是寻求公平:如果你是一位关心以公平、同理心和坚定的方式对待员工的管理者,你会发现电子邮件并不总是联系员工的最佳方式。

关于如何给别人反馈,李·艾柯卡有如下建议:

“当我必须批评某人时,我会口头上批评;当我赞扬某人时,我会把它写下来。”

这是恰当和及时的建议,适用于通过电子邮件与员工沟通。

7.注意你的语言。

如果你想成为一个有效的领导者和沟通者,在给你的员工发邮件时要注意你使用的语言。有一些短语会破坏你的信息,浪费读者的时间。这些短语出现在Inc.com网站上发布的一张便捷的信息图表中:邮件中绝对不要包含的21句话

  • “我能问个问题吗?”尽管问吧。不要先征求别人的同意再去询问。如果你用的是“我能问你一个问题吗?”的问题,那么这就表明你的问题太私人了,不适合在电子邮件中提出。如果你一定要问私人问题,要面对面地问;而不是通过电子邮件,当你的收件人可能对他们的回复有合理的担忧时,它会通过电子邮件分享。
  • “这可能不适用于你?”读者可能会想,你为什么要把它发给我。
  • “这有道理吗?”如果你不确定你给员工写的邮件是否能被理解,这就意味着你需要重写你的邮件,直到你确定你所说的是明确和直接的。

这篇文章是准确和真实的最好的作者的知识。内容仅供资讯或娱乐之用,不取代商业、财务、法律或技术事宜上的个人顾问或专业意见。

©2012 Sally Hayes

评论

somethgblue2015年7月27日,来自田纳西州谢尔比维尔:

哦,这封邮件的时间安排确保了我可以在第二天早上阅读它,并在老板两小时后赶到之前仔细思考它。

我永远不愿意离开我的工作,他们开始寻找另一个,如果我走了,它将按照我的条件,在我仍有工作。然而,这里有一些事情需要考虑……如果你被解雇了,他们会给你一个箱子和门,他们不会给你两个星期的通知,所以我为什么要这么做。

我总有一天会在那里,而不是下一天,没有电话,没有电子邮件,看,你不想成为你。大多数人会认为这是过河拆桥,但让我们面对现实吧。如果你要离开一份工作,它是否值得你写一封好的推荐信,那么你为什么要期望他们给你写一封呢?

莎莉海耶斯(作家)2015年7月27日

谢谢分享,somethgblue。我很抱歉让你经历了这么令人沮丧的经历。你提出了一个我甚至没有考虑到的好观点,那是一天中编写和发送电子邮件的时间。在员工没有机会面对面回复邮件的情况下,在下班后发送邮件是不公平的,而且会削弱员工解决紧急问题的能力。

无论你在职业道路上的下一步选择是什么,祝你好运,无论你是留在原地还是决定离开去找另一份工作。

somethgblue2015年7月26日,田纳西州谢尔比维尔:

是的,这个Hub非常合适,我刚刚收到了老板的邮件,我打印了一封保存的邮件,因为它激励我开始寻找另一份工作。这封邮件完全是无礼的,没有任何积极的鼓励,可以也应该是一次面对面的会议。

我被深深地冒犯了,这似乎更像是对性格的攻击,而不是对一个复杂问题的任何有用的解决方案,我对这些问题都没有任何控制权。

我发现很多时候,我的老板都躲在电子邮件后面,而不是进行有意义的讨论来解决问题,尤其是考虑到他们认为我们做的工作是一样的,但我的工作量是他们的五倍。

这种困境我不确定换工作是否能解决,但它肯定让我想尝试一下。

虽然邮件不是从他们家里发出的,但它是在一天的晚些时候编写和发送的,当我不再在那里工作,能够有一个面对面的会议,这是非常狡猾和可疑的处理问题的方式,本应在五分钟的讨论。

布鲁斯·S·诺尔牧师HMN2012年3月19日来自北卡罗来纳州阿什维尔:

SMD2012,

我真的很喜欢这个集线器!因为电子邮件是一种电子媒介,它可以给你带来温暖,也可以给你带来震撼。我更喜欢温暖大道。不是每个人都做!

非常感谢你的澄清。让有耳朵的人……

欣赏关于高效经理利用公平的那句话。

谢谢,

布鲁斯

相关文章