理解存储和检索信息的过程

我喜欢给别人提供关于存储信息以满足他们的业务需求的建议。

信息系统及其特点

信息系统管理、创建、处理、分发和审查数据，以帮助提高组织的效率和有效性。信息系统的一些例子包括:

交易处理系统(TPS):负责处理业务往来。事务的类型在不同的组织之间有所不同，但是一些例子可以是下订单、账单、支票存款、工资系统、预订系统和库存控制。它们帮助维护、添加、更改和删除数据。
管理信息系统:帮助完成解决问题和做决定所需的任务。它们通过监视性能、效率、会计和事务数据来帮助管理。一些例子包括销售管理系统、预算、人事和库存控制。这些信息需要准确和相关。
决策支持系统:协助经理做决策。它利用内部和外部资源分析现有信息并预测效果。它们有助于总结报告、预测和图表。一些例子包括物流系统和电子表格。
客户关系管理系统:企业主使用客户关系系统来积累和跟踪客户活动，包括购买、产品缺陷和客户咨询
商业智能系统(BIS):提供预测未来销售模式的分析，总结当前成本，并预测销售收入。

制定有关信息安全和机密性的规则非常重要，因为信息可能包含敏感数据，例如:

如果落入坏人之手，这些信息可能会对企业及其客户构成威胁，或者被用于欺诈、歧视和其他违规行为。

有一些法律，如1998年的《数据保护法》(Data Protection Act)，如果不遵守，可能会导致法律诉讼。

组织不可能保留他们获得的所有信息。存储错误或不相关的信息毫无用处，而且会占用宝贵的空间，使检索信息更加困难。

在决定应该存储哪些信息时，该决定首先将取决于与每种特定类型的信息相关的法律要求。例如，法律要求规定:

有关前客户的个人资料等信息一旦不再使用，就必须予以处理。通过遵循这些指南，您可以确保只存储相关信息，以便在需要时更容易查找。

1998年的《数据保护法》规定，企业有义务确保其持有的个人数据的准确性。必要时，这些信息必须随时更新。这样做的一些方法包括:

没有以正确格式提供的信息在使用之前需要重新格式化，这将导致延迟并产生信息被意外更改的风险。没有在商定的时间范围内提供的信息可能是没有用的，因为可能没有足够的时间来解释数据。

关于何时以及哪些信息可以被删除，各组织制定了自己的指导方针。这些准则取决于组织的类型和规模、现有或当前档案系统的可用空间以及信息的类型。

不相关、过时或不准确的信息可能会被删除。

存档文件中的信息只有在保留期到期时才会被删除。个人资料的保留时间不得超过必要的时间。在不再需要时处理个人数据可以降低数据变得不准确、过时或无关紧要的风险。

信息系统中可能出现的问题以及解决这些问题的方法包括:

信息没有以正确的方式存储。例如:顺序错误;保留不必要的文件;正在存储的副本;还有丢失的文件。克服这一问题的方法是，组织制定关于如何存储信息的指导方针，以便在需要时更快、更容易地检索信息。当信息丢失时，需要通知管理人员，因为这可能违反数据保护法。另一种控制信息的方法是建立一个定期检查和处理不必要信息的系统。
计算机系统的问题，如病毒。这些需要报告给IT经理或IT技术人员。
在组织内部，可能会出现沟通故障，导致信息不能以正确的方式传递。这些问题需要在团队之间解决，如果不能立即解决，则需要向经理报告。
大多数组织使用事务处理系统来收集、存储、处理和输出业务核心操作的功能。TPS信息系统从用户输入中收集数据，然后根据收集到的数据生成输出。这些系统用于处理数百个事务，并要求许多用户同时处理同一组数据。有时，这会导致系统崩溃。在发生崩溃的情况下，组织对其系统进行备份以确保信息不会丢失是至关重要的。对于成功的交易来说，建立规则并逐步遵循是很重要的。

存储信息的目的是将其保存在安全的环境中，并遵守数据保护法律。法律也要求组织存储某些信息。

据作者所知，这篇文章是准确和真实的。内容仅供参考或娱乐之用，并不替代商业、金融、法律或技术事务方面的个人建议或专业建议。