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项目管理的9个领域(及其重要性)

作者:

Sid Kemp是一位商业顾问,著有10本关于项目管理和商业成功的书。

项目的成功很重要

事实是,在生活和商业中,大多数项目都失败了。但是成功很重要。当一个项目失败时,时间和金钱就被浪费了。有时,在飓风或其他自然灾害后的救援行动中,会有生命损失。

有两种类型的项目。商业大师约瑟夫·m·朱兰(Joseph M. Juran)说,其中之一是“一个需要解决的问题”。如果这样的项目失败了,所有的时间、精力和金钱都浪费了,问题仍然存在。另一种类型的项目是将梦想变为现实的努力。当这类项目失败时,梦想就永远无法实现。例如,本月早些时候,一家拥有伟大愿景的公司关闭了大门。我知道有20个人失去了大部分收入,还有成百上千的人。该公司帮助了数千人,但它已经消失了。

事实是,超过一半的项目都失败了——这指的是设计良好、管理良好的项目,在成功的项目中,包括交付延迟和超出预算的项目。真正的成功率——按时在预算内交付可接受的或出色的结果的项目——是微乎其微的。

我们可以做得更好。我们通过关注项目的所有部分来做到这一点,也就是说,通过管理项目管理的九个领域,因为它们适用于我们的项目。

在这篇文章中

我们来看看:

  • 项目成功的定义
  • 如何定义项目目标
  • 项目管理的九个领域
  • 我是如何在实际示例场景中应用这些领域的
  • 项目的三个阶段,包括准备、执行和跟踪

目标:项目成功

“项目成功”听起来像是一个非常模糊的目标。实际上,它不是模糊的,而是太笼统了。

我们可以很容易地将其具体化到每个项目中。事实上,项目目标的具体定义是项目成功的第一步。项目管理协会(PMI)正式将项目定义为“为创造独特的产品、服务或结果而进行的临时努力”。关键元素:

  • 每个项目都是临时.它不会永远持续下去。它将从某一天开始,并在晚些时候结束。
  • 每个项目都是独特的.每个项目都提供了一些新的、新颖的、不同的结果。
  • 每个产品提供一些特定的结果当它完成时。

确定项目目标

以下是一些项目目标的例子:

  • 我们将在6月20日举行一场有300位宾客的盛大婚礼。
  • 一座连接马科斯岛和大陆的四车道大桥将于11月30日通车,造价不到400万美元。
  • 我们最新发布的Amazing Planning软件10.0版本将于8月20日发布,价格为29.99美元,修复了beta测试中所有已知的bug,开发成本低于5万美元。

正如您所看到的,项目既是个人的,也是商业的。您还将看到一个好的项目定义包括将交付什么、何时交付以及成本是多少。(婚礼是要花钱的,但那是个人费用。我没有把它写进去,因为这不关你的事。)

这些例子说明了我们必须管理的项目的前三个方面。

  • 范围用一个花哨的词来形容我们在做什么。
  • 时间地址:项目何时开始;何时结束,交付结果;时间:从开始到结束的时间;以及工作的工作量(人小时)。
  • 成本是项目成本的定义。

这是我们定义的项目的前三个领域,我们称它们为结果(r)因素,因为它们可以根据清晰、可定义的结果进行度量。对于范围,目标要么实现,要么没有实现。关于时间:要么是一次,要么是晚了。关于成本:我们要么在预算之内,要么超出预算。要了解更多关于这些结果因素,以及为什么它们被称为铁三角,你可以阅读如何制定项目管理计划

但结果(r)因素是不够的。如果我们只使用这三个元素,我们的项目就会失败。

现实生活中的例子:一日游

大约几年前,我和妻子度过了一个非常有趣的一天。作为一个项目经理,我想说这是因为我把它当作一个项目来管理。无论如何,这是一个很好的例子,说明了项目的成功不仅仅依赖于三个结果因素:范围、时间和成本。

我们的计划是在6月的一个星期六,去一个自采荔枝农场(离我们住的地方往北一小时车程)摘荔枝(我们喜欢荔枝)。我们想带五磅荔枝回家,足够我们吃一个夏天。荔枝的价格是每磅4美元,而一路上的汽油大约是10美元,所以整个项目的成本是30美元。

结果取决于过程

这听起来很简单。大多数项目声音简单。但当你停下来想想有多少事情出错了,情况就不一样了。下面是一堆可能出错的事情,用来说明项目管理的九个方面。

  • 范围。如果我们迷路了,没有找到荔枝农场——没有荔枝!
  • 时间。如果我们出发晚了,就会在中午到达。在烈日下摘荔枝一点也不好玩。而且,对于一日游来说,没有乐趣就是项目失败!
  • 成本。哦!荔枝是一种非常敏感的水果。需要一个冷却器和一些冰块,否则在我们到家之前它们就会坏掉。再加5美元的泡沫塑料冷却器和1美元的冰块。
  • 风险。如果汽车坏了怎么办——真是悲惨的一天!我们走之前把它调好检查一下。
  • 质量。小心挑选!我们只想把最好的荔枝带回家。
  • 通信。在离家半小时车程的车里。“亲爱的,你有地图吗?”“什么!我认为有地图吗?”
  • 人力资源。“亲爱的,起床摘荔枝了吗?”“你走吧,我不喜欢。另外,我的朋友芭芭拉要带我去吃早午餐。”一日游变成了离婚!
  • 采购。星期六一大早打电话来。"坎普先生,非常感谢你昨天把车开过来调试。不幸的是,我们遇到了麻烦,还没有开始工作。”“可是昨天晚上就该完成了!”“我明白,先生,但是,我们真的在尽力。您的车今天下午5点左右可以到。感谢您选择快捷可靠的汽车服务中心!”没有汽车,没有旅行,没有荔枝!
  • 集成。我们带着我们的荔枝走回车上。“亲爱的,冷却器在哪儿?”“我付的钱,我以为是你把它从店里拿出来的。”“我把它从店里拿出来,你把它放进后备箱。”“不,我打开了后备箱。我以为你把冷却器放进去了。”“可是你把后备箱关上了。”“我把后备箱关上了,因为我以为你把冷却器放进去了。”“不,我把冷却器放在地上了,因为你打开后备箱的速度不够快。”“所以你是说你把冷藏箱落在杂货店停车场是我的错!” No cooler; hot lychees; angry wife.

如你所见,很多事情都可能出错过程哪怕只是简单的一日游。一个价值1万美元或1000万美元的商业项目还会出多大的问题呢!

如果我们诚实地看,这类问题在每个项目中都一直在发生。这就是大多数项目失败的原因。但是成功比你想象的要容易——如果你注意到这九个方面的话。

错误从何而来?

为什么会有这么多的事情出错,即使是在一个简单的项目上?

答案很简单:项目是由人完成的。人们会犯错。

别误会我的意思。这没什么好生气的。人们都很好,我爱他们。但作为一个项目经理或业务经理,我们希望在保证项目成功的同时,为人们犯错留出空间。好的项目管理可以让一个伟大的团队中的所有人都犯错误,但是,在一起,比任何一个人单独取得的成功都要成功。

荔枝项目成功!

事实上,我们的荔枝日之旅很成功。我提前把车调好了,弄到了方向和电话号码,并确保地图在车里。我们在旅途中买了冷却器和冰块。这既有趣又简单,我们的冰箱里塞满了夏天要吃的荔枝。

还有一个多余的。我们在回家的路上很放松,我们看到了一座灯塔,并游览了一番。技术上来说这叫做积极的风险,准备好利用机会来改善项目结果,降低成本,或节省时间。

点击荔枝的照片,查看我们一日游的图片库。继续往下读,看看这是如何与项目管理联系起来的。

项目管理的九个领域

项目管理协会将上述项目列表中的九个主题称为知识领域。从专业项目经理的认证和认证考试的角度来看,这是有意义的。

在我拥有自己的企业和做项目的20年里,我发现在项目的每个阶段关注所有9个方面对我们的成功至关重要。

就如何成功管理每个项目而言,我认为它们不是知识领域,而是管理领域。这是我们在控制项目工作时必须处理的9个问题,这样我们才能按时在预算内交付结果,让我们的客户满意。图1显示了这9个领域如何相互关联,6个过程(p)因素支持铁三角结果(r)因素。

图#1:管理九个区域

这展示了为了项目成功而管理的9个领域或9个问题是如何相互关联的。结果(r)因素依赖于过程(p)因素,集成将它们联系在一起。

这展示了为了项目成功而管理的9个领域或9个问题是如何相互关联的。结果(r)因素依赖于过程(p)因素,集成将它们联系在一起。

通过项目的九个领域

第一阶段:准备,包括计划

每个项目都有一个生命周期,最简单的生命周期有三个步骤:准备,执行,坚持到底。准备阶段包括计划,也包括收集我们需要的所有资源。所以,克丽丝和我决定来一次荔枝之旅。我们找到地点,拿到地图,我把车调好。我们想了想,意识到我们需要一个冷却器和冰块。我们上车后准备工作就结束了。注意,我们准备和计划所有九个地区。我们的计划和准备考虑到范围、时间、成本、质量、风险、沟通、采购、人力资源和集成。

阶段2:做,跟踪和控制

做的事情包括旅行、买冷却器和冰块、不要迷路、摘荔枝和回家。“做”阶段是关于“做”的工作,在正式的项目管理术语中称为“执行”。它同样涉及跟踪和控制。没有跟踪和控制的执行就像在高速公路上开车而不注意出口标志。我们错过出口,浪费时间,迟到,浪费汽油。跟踪告诉我们我们在哪里,控制保持在路线上,是做阶段的关键。跟踪和控制与执行是齐头并进的。在“做”阶段,跟踪和控制的执行将我们带向成功。

并且,再一次,我们希望跟踪、控制和执行所有的9个区域,贯穿“执行”阶段。不要遗漏任何项目管理方面的内容。

第三阶段:坚持到底:传递喜悦

最后一个阶段是坚持到底:如果我们回到家,把荔枝放在厨房的桌子上,它们就会变坏。如果我们把它们扔进冰箱,忘记我们有它们,我们就不会享受它们。如果我们不清理冷却器,下次我们想用它的时候它就会发臭。因此,清洁和运输是必不可少的。在项目管理中,这些被称为结束过程。我们确保这九个领域都完成了,没有什么可做的。我们支付我们的账单,确认合同完成,结束采购。我们与客户沟通,确保他们的满意,在范围和质量上接近。

当我们很好地完成项目的所有九个方面时,我们就会意识到成功的好处:我们打开了新工作的大门,并建立了良好的客户和团队关系。

你的下一步是什么?

荔枝和灯塔

就作者所知,这篇文章是准确和真实的。内容仅供参考或娱乐之用,并不取代商业、金融、法律或技术事务方面的个人顾问或专业意见。

评论

Sid坎普(作家)2012年6月29日从佛罗里达州的博卡拉顿(靠近迈阿密和棕榈滩)出发:

感谢西蒙!大多数人不知道PM很有趣,甚至还很美味!

子西蒙·史密斯2012年6月28日在旧金山:

荔枝和灯塔!嘿嘿,什么乐趣。事实上,这是我读过的最有趣的关于项目管理的文章——但我从它中学到了很多!谢谢你精彩的概述。

Sid坎普(作家)2012年6月26日从佛罗里达州的博卡拉顿(靠近迈阿密和棕榈滩)出发:

嗨,约翰,我百分百同意。所有这些计划只需要很少的时间。半个小时的计划和准备使我度过了愉快的一天。现在,我正在使用所有这些PM工具来出色地编写中心,而且,既然我已经启动并运行了,这几乎不需要花费任何时间。项目管理更多的是一种思维方式,而不是一种占用时间的活动。

Sid坎普(作家)2012年6月26日从佛罗里达州的博卡拉顿(靠近迈阿密和棕榈滩)出发:

谢谢,INFJay。使用我的项目管理技能使生活更容易是很有趣的!

约翰Smulders说道2012年6月26日,从南非东伦敦传来:

哇,一些好主意,但有时我们只是需要去做!

杰伊·玛利奎茨2012年6月26日,加州圣罗莎:

一篇关于项目管理主题的内容丰富且写得很好的文章。我特别喜欢把这个过程和日常项目联系起来。

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