更新日期:

2020年6月17日

5商业写作中令人讨厌的错误以及如何避免它们

作者:: 黛博拉Neyens

Deborah Neyens是一名律师，教育家和自由作家，带有B.A.在政治学和伊瓦大学的政治学和J.D。

the-five-most-annoying-errors-in-business-writing-and-how-to-avoid-them

书面沟通对你说了很多

看起来你的职业是无处可去的吗？你觉得你被困在公司梯子的底部吗？如果是这样，您可能希望努力看看您的书面通信。令人讨厌的标点符号和语法错误可能会阻止你。

良好的商业写作在今天的工作场所至关重要。在调查中，要求雇主和专业招聘人员列出他们在员工中寻找的品质，有效的商业写作技巧就在列表的顶部。雇主希望能够以有组织和连贯的方式传达信息的员工，没有粗心的写作错误，妨碍良好的沟通方式。错误地使用错误或错误的地方的单词可以传达除了预期的消息之外的内容。商业文件缺乏清晰度可能导致不满意的客户甚至诉讼。

即使没有足够的法律后果，一个充满语法和标点符号的文件也反映了作者的不良反映。糟糕的写作缺乏可信度和有说服力。它不会激发信心。这很烦人。

在20多年的公司律师生涯中，我审阅了大量的商业通讯。我亲眼目睹了常见的语法和标点错误是如何导致沟通混乱、惹恼客户和事业停滞的。以下是我列出的5个商务写作中最令人讨厌的错误，以及如何避免它们。

1.错位的撇号

可能没有其他的写作错误能像错误的撇号，所有格形式的使用来表示一个以上的东西一样引起读者的指甲指甲黑板上的反应。这个错误很烦人，因为它很普遍，而且不限于商务写作。你们都看过了:

我早餐吃煎饼。
史密斯一家买了一辆新车。
1960年代是十年疯狂的十年。

尽管自称表示复数的撇号流行，但只有拥有某物的复数才需要撇号，而且撇号通常跟在字母“s”后面:

煎饼的质地松软
史密斯夫妇的新车
20世纪60年代的社会动荡

只有在少数情况下，使用撇号表示复数是可以接受的。在这种情况下，撇号是必要的，以避免混淆:

她的成绩单上有三个A。(使用撇号以避免与as混淆。)
5 # 371千伏。(使用撇号表示“s”不是序列号的一部分。)

2.对我来说，我自己和我

有多少次你在商务交流中看到这样的结尾:“如果你有任何问题，请联系Jane或我自己。”作者要么是想用听起来更优雅的“myself”来代替“me”，让自己听起来更老练，要么是把“Jane”也混在一起，弄不清到底应该用“me”还是“I”，最后还是用了“myself”。其结果是对反身人称代词的误用，令人恼火，而且这种误用太常见了。

您可以通过应用一个简单的测试来避免犯同样的错误。把简从图画中去掉，看看这个句子听起来如何。您会说“如果您有任何问题，请与我联系”吗?不，你会说，“请联系我。”对吧?如果你想在这个例子中使用myself，你需要继续阅读以获得语法上的额外帮助。

“我，我自己，我”是个人代名词的三种不同的案例。案例根据代词是否函数作为句子的主题或对象而变化。

为主题在句子中(说明句子内容的名词)，用"I":

我写了这封信。

为目的一个句子（向动词提供意义或完成介词短语的名词），使用“我”：

如果您有疑问，您可能会问我。
有问题可以问我。

如果动作的主语和宾语相同，就用the反身代词“自己”:

我自己做的。
我看着镜子里的自己。

就像你需要一面镜子来看到自己一样，像“myself”(或yourself, himself等)这样的反身代词也需要另一个名词或代词来反映它。如果没有，就适当使用主观格(I)或客观格(me)。

3.随机的逗号

我犹豫着写逗号，因为它们可能是棘手的事情。事实上，我可以继续一些关于逗号是否应该在“逗号”之间出现的逗号和“因为”在前面的句子之间出现的段落。但我不会，因为我的逗号的问题比在链接两个独立条款的结合之前使用逗号更为基本。（如果你想知道，我这里的答案是否定的;思想中的条款很短，密切相关。）

逗号最恼人的问题是，它们随机出现在句子中，不需要它们，也不属于这里。(是的，我想说明一点。)

我不在乎你是否在简单句中使用连续逗号。我不会为并列形容词之间缺少逗号而大惊小怪。我的英国朋友告诉我，美式英语中逗号用得太多了。美国苛刻的使用规则可能是许多商业作家过度使用这些规则的原因。

逗号的问题是它告诉眼睛停止阅读一会儿。这没关系，当你需要一个暂停时，就像说话时呼吸一样。但意外的逗号就像打嗝一样。他们很烦人。

有关何时使用它们的几十条规则，但如果您记得其中任何一个，请记住：如果您想不出使用逗号的具体原因，请不要使用它。

永远不要在以下情况下使用逗号:

在描述性的单词和它所描述的名词之间:“我读了那封写得很差的信。”不正确的
在主语和谓语之间:“the poor write letter，惹恼了我。”不正确的
在两个由连词连接的单主语从句之间:“I read the letter, and corrected all the punctuation errors.”(我读了信，并改正了所有的标点错误。)不正确的
要脱离限制性条款（对句子含义至关重要的一个是一个）：“这封信，激发了这篇文章，充满了令人讨厌的标点符号错误。”不正确的

4.“如此”的误用

在商务写作中，“as such”经常被用作“therefore”的一种更华丽的表达方式，似乎需要一个更正式的词。例如，信中可能会说:“这封信是通知你不遵守我们的协议。”因此，你有10天的时间来解决违约问题，否则协议将被终止。”在这个例子中，“as such”取代了“therefore”，表示“for that reason”或“consequently”。这是错误的。

适当使用，短语“原样”将读者指的是其前面的名词或名词短语的身份，性质或容量：

“我非常注重语法。因此，当一个作家用分词晃来晃去的时候，我会很恼火。”正确的

为了避免使用“这样”错误，问自己，“就像什么？”如果先行名词适合，则使用是正确的：

“作为一个坚持语法的人，我很讨厌作家用分词晃来晃去。”正确的

如果"as such"没有让读者提到前面的名词，那么用法就不正确:

因为作者不注意语法规则，所以他把分词挂在墙上。因此，他惹恼了他的读者。”不正确的

询问你是否可以用附近的先行名词或名词短语代替such:

由于语法规则，他惹恼了读者。
作为作家，他惹恼了他的读者。
作为分词，他惹恼了他的读者。

如果替代没有意义，或者在第二个例子中，没有完全传达出预期的意思，那么使用“as such”就不合适。为了避免惹恼你的读者，使用“therefore”或用一个更有意义的词或短语代替过渡短语。

5.“空话”的错误用法

这不是语法或标点符号的问题，而是常见但神秘的误用一个不讨人喜欢的词的问题。作为一名公司律师，我几乎每天都会收到一封这样的电子邮件:“您能看看附件第二段中的废话，让我知道是否可以?”每次我都不得不克制自己不去急躁地回答:“如果这是废话，为什么你还要浪费我的时间?”

措辞不是指“文本”、“词语”、“措辞”、“内容”，或者邮件作者用来要求我进行法律审查的任何其他词语。“空话”指的是使用过多词语或过度专业表达的讲话或文章。这不是一件好事。作家应避免使用赘述，不要用这个词来描述他或她的作品。

额外提示:简化你的语言

这是关于商业风格写作的最后一课。当更好的选择是简单的和描述性的，不要试图用花哨的词汇来给人留下印象。商务用语充满了虚构的、听起来冠冕堂皇的词语。不要落入使用它们的陷阱。当“use”可以用的时候，不要说“利用”。你会给人一种自命不凡甚至更糟的感觉，尤其是当你不知道你的花哨词汇是什么意思的时候。

商务写作的调查

写作的其他帮助

黛博拉Neyens(作家)2013年5月29日从爱荷华州

感谢您的评论，onlinestrategies。

网上战略2013年5月11日:

你在这里覆盖了所有这些。商业沟通应该是直的，免于任何歧义。

黛博拉Neyens(作家)从2013年4月29日的爱荷华州：

我很高兴你觉得这有用，拉斯塔。感谢您的阅读和评论。

马文·帕克2013年4月22日在牙买加发表:

你的文章消除了我的许多疑虑。我已经放弃了在互联网上搜索每一个观点。这几乎就像是你专门为我写的。

黛博拉Neyens(作家)2013年3月23日从爱荷华州

谢谢你的阅读和评论，Au fait。逗号对我来说也很难。

C e Clark.2013年3月22日的北德克萨斯州：

在你的列表中，我最大的问题可能是逗号。重要的是要写出任何你认为会被阅读的好东西，因为任何写得不好的东西都会造成不好的形象。当你的想法中充满了明显的错误时，没有人会认真考虑你的想法或工作。好的指导帮助我们作家做更好的工作。

黛博拉Neyens(作家)2013年2月2日从爱荷华州发来:

谢谢你的评论，侏儒和老师。我很高兴你觉得这个信息有用。

Dianna门德斯2013年1月19日:

我对这些错误中的一些感到内疚，我敢肯定!谢谢你的建议，这将有助于作者们提高他们的写作技巧。太好了!

Michelle Liew.2013年1月19日自新加坡:

商业写作应该始终简单，并达到目的。许多雇主对其中一些错误真的很生气，尤其是定位的逗号不当。有时候互动是一个恐怖！分享这一点，DEB。

j2012年12月1日:

“不恰当的”是英语里听起来最可怕的词。

黛博拉Neyens(作家)从2012年9月12日的爱荷华州：

谢谢，技巧。我完全同意。商业世界似乎很多人，甚至在港交篷上，缺乏在语法和标点符号的基础上缺乏良好的基础。

技巧企业培训从2012年9月11日的巴布亚新几内亚：

有效的写作对一个人的职业生涯和个人生活都有很多好处。我们一直强调的一件事是基础。一切从基础开始。这就是本质，最基本的。有了扎实的商务写作基础，一个人可以在整个商务写作中非常有效。看来我们说的是同一种语言，我很欣赏。很好的建议，希望我们继续教育和领导。

SCT.

黛博拉Neyens(作家)2012年8月19日从爱荷华州传来:

谢谢你,基思!真有趣，这些小东西怎么就这么烦人。祝你度过一个愉快的夜晚。

KDuBarry032012年8月19日：

如何正确的,黛博拉!我不能忍受大部分(我看到我朋友的作品太多了!)就发推文投票吧:)

黛博拉Neyens(作家)2012年5月19日从爱荷华州传来:

感谢所有伟大的评论，维多利亚林恩，Rtalloni，Chris Hugh，Sally的Trove，Aethelthth，TheClrevercat，Eatforcher。你带着一些好的！“尝试和”而不是“尝试”（如“我会尝试并停止”）或“应该”而不是“应该有”（“我应该知道的”）。也许我必须想出一个续集！Rtalloni，旧英语比商业说得好。我只是讨厌所有这些词语的人，通常是动词。让我们利用我们的协同作用，我们吗？

eatforcheaper2012年5月18日于伦敦

有好的建议的伟大枢纽。谢谢！

雷切尔维加2012年5月18日，马萨诸塞州

哦,男人。所以真的!我最讨厌的是我的同事在描述一个系统时用“降级的”而不是“降级的”。或者是“如果你有任何问题，等等等等。”我为什么要问问题?你什么都没告诉我吗?

投票通过，很有趣。

Aethelthryth.从2012年5月18日从美国西南部：

如果我可以添加宠物Peeve - “可操作”就像“可操作的物品”，当所有这些都是“修复这些！”

谢里2012年5月18日，宾夕法尼亚州东南部

敬Deb和Chris…律师是摇滚作家，几乎没有例外。他们必须是。:)

克里斯·休于2012年5月18日：

嗨，黛博拉，我是律师同事。这是一个伟大的枢纽!我读这篇文章的时候还以为你是老师呢。它是如此清晰易懂，让人很难相信是一个律师写的。:)

我最讨厌有人(通常是律师)这样写:“如果你有任何问题，可以问罗莎或我。”无知是一回事;我们都有这样或那样的无知。让我讨厌的是他的自负。啊,好。它需要各种....

RTalloni于2012年5月18日：

看到促进更好的写作的集线器总是很好，这对商业写作中的五个最烦人的错误是最好的。谢谢！

虽然不是不参与商业世界，但我喜欢你的结案陈词，因为我倾向于一点古老的英国风格，只是因为我喜欢它。我需要记住别人可能不喜欢它，甚至可能会觉得讨厌——这不是我想要努力的目标!:)

因为我可能会因为各种各样的原因犯很多愚蠢的错误，所以我试着给其他作者一些善意的怀疑，但我很感激这样的中心帮助我们继续学习。

维多利亚林恩2012年5月18日，在美国阿肯色州:

我喜欢这些，黛布!最让我恼火的是滥用撇号(在黑板上钉钉子是对的!)和滥用“myself”。说真的,人呢?我可以就糟糕的语法发表演说，但我不会。做得很好。爱这个中心。投票通过了，一路走来。共享!

黛博拉Neyens(作家)从2012年5月18日的爱荷华州：

谢谢你,莎莉的宝库。我希望这篇文章能成为我以前所在的公司的必读书。这将为其他像我这样的语法迷节省很多烦恼(和头撞)!

谢里2012年5月18日，宾夕法尼亚州东南部

很好的建议，写得很专业。这是有用的，但我希望“强制阅读”是一个投票选项!

黛博拉Neyens(作家)从2012年5月18日的爱荷华州：

盖斯，谢谢你把咖啡从我鼻子里弄出来。：）

黛博拉Neyens(作家)从2012年5月18日的爱荷华州：

没问题，珍妮。这种事让我想用头撞桌子。我曾经因为在他们为我写的一份简报中不当使用“废话”而对外部律师发表过相当傲慢的评论。但是，嘿，以600美元一小时的价格，我希望比那更好!谢谢你的阅读、评论和分享。

古斯塔夫·Kilthau2012年5月18日，美国:

你过去常常对我的语法有很大的尊重;也就是说，直到她遭受逗号和她自己的昏迷和死亡 - 将一段时间放在洞中。除了那种东西之外，格基是一位盛大的女士，他们总是被幽默地进入大多数途中所有其他人的东西。:)

gus :-)））

珍妮玛丽2012年5月18日，马里兰州巴尔的摩:

哦，这个真的很击中我。最近，我公司聘请了一家营销公司，他们不明白如何正确使用句子中的复数。现在，我的新工作是努力解决他们写的一切。所以是的，他们正在拉到大雄鹿，但我是一个解决错误的人。他们甚至不知道“它”和“它”之间的区别......我想读他们的东西时我想尖叫。感谢您分享此重要信息。也许我应该将这个枢纽转发给他们。

黛博拉Neyens(作家)从爱荷华州于2012年5月12日起：

感谢您的阅读和评论，Cyndi。

Cynthia B Turner.2012年5月9日，来自乔治亚州:

好文章让我们保持警觉。感谢您提供这篇文章。

黛博拉Neyens(作家)2012年5月3日从爱荷华州发来:

让我们来听听，索菲娅!

索菲亚Angelique2012年5月2日:

我可以添加更多!