更新日期:

2020年6月18日,

计划和组织会议:NVQ等级3工商管理文凭

作者:: livingsta

利文斯塔分享了她在企业管理、客户服务和教育方面的积极经验。

检讨本单位策划及组织会议的重要方面。

图片来自克里斯蒂娜@ wocintechchat.com在Unsplash

本单元简介

本单元为B组可选单元，等级3，共5学分。这一单元帮助应聘者了解计划和组织会议所需的安排和行动，如何准备会议，如何支持会议的运行以及如何跟进会议。

的一个例子个人陈述也包括这个单位!

注:善意的提醒，请不要复制这里提交的任何东西并显示在您的文件中。本文的发表纯粹是为了帮助您了解他们希望您写什么以及如何写。你必须把你写的东西与你自己的工作领域和组织联系起来，并在准备文件时坚持下来。谢谢您的合作。

1.1解释计划和组织会议的人员的角色

要使会议有效地进行，良好的计划和准备是必需的。这两个步骤需要大量的时间。

在计划会议时考虑以下几点:

了解会议的基本细节:会议类型、预算支出金额、出席人数、举行地点等细节。
找出会议的目的
找出团队中每个参加会议的人的角色。
整理一个清单，把所有的日期写在日历上，以确保不同的会议或事件不会相互冲突。
如果必须定期安排会议来监督所采取的行动，那么每个月或每两周重复一次的会议可以放在电子日历上

在组织会议时考虑以下几点:

充分了解会议的目的
找出将参与会议的人的时间限制，以确定召开会议的最佳时间，这样它就不会与其他预约冲突。
选择一个所有与会者都容易到达的地点。
计划会议的长度，考虑来访者和需要讨论的问题的数量。
计划提供什么茶点，由谁负责。
收集议程项目，并按适当的格式和顺序准备。
如果职责需要分配给不同的人，那就列个清单，列出谁要做什么!
确保促成会议的人知道会议需要达成什么目标，以及会议计划持续多长时间。

1.2描述不同类型的会议及其主要特点

有各种各样的会议。会议的不同在于:

参加会议的人数
会议的目的
组织的规模
主持会议的人
会议的长度

会议的基本类型如下。

常务会议:这是一个定期召开的会议，每周或每两周与经理讨论任何正在进行的项目。这些会议持续到项目完成，他们有一般的议程和会议记录格式。
局部会议:会议:为讨论与工作或项目有关的特定话题而安排的会议
演示:为通知团队在过程和程序中所做的更改而召开的会议。在这个会议中，会有一两个演讲者，最后与会者有机会提问。
会议:会议:经过周密计划和组织，并由主席主持的会议与会人数视会议目的而定。
紧急会议:为解决组织内部或外部的危机而突然召开的会议。团队的所有成员都被要求参加会议。
研讨会:会议主要是为了教育目的，由某一领域的专家主持。

1.3解释如何计划会议以实现商定的目标和目标

会议的计划需要非常仔细和详细，因为它们在实现组织目标方面起着非常重要的作用。首先，也是最重要的，为会议准备一份清单。

会议检查表:

检查一下是否设立了具体和现实的目标。
检查一下会议地点是否对每个人都开放。
检查日期和时间是否对所有与会者都方便。
检查以确保主席了解会议议程。
准备一份能够完成所有目标的议程。
检查议程是否打印好并准备好了，会议的资源是否准备好了，邀请是否已经发出。
检查主席、记录员和主持人是否准备好了，茶点是否都准备好了。

规划:与主席和所有与会者一起计划会议，包括会议的类型、目的、可用预算、出席人数、地点和其他基本细节。

场地要求:在选择会议地点时，要考虑会议的目的和出席人数，以及会议地点是否触手可及。检查一下会场，看看是否有会议所需的所有设施。如果有必要，也要通知主席和与会者，如果有必要，要了解他们对会议场所的期望，以避免任何争吵或会议失败。

目标参会人员及邀请:明确与会者列表，发送会议邀请。询问他们将谈论什么，以及需要多长时间。这样你就可以计算出会议的长度。

解释同意会议摘要的目的

摘要是对会议内容的简短记录:目的、参会人员以及参会原因。

简报让我们专注于会议的目标和结果，这有助于有效的团队建设。

一个好的摘要必须是简短、清晰和集中的，并将所有需要传达的思想加在一起。这将使你清楚地了解你正在尝试做什么，而不会感到困惑。

简报必须非常清楚地说明会议与业务相关的目标。

1.5解释如何为不同类型的会议确定合适的场地

在选择会议地点时，有几件事必须记住。

适用性:检查一下会场是否足够容纳所有与会者。
位置：确保会议地点在所有与会者都能进入的位置。
可用性：检查一下当天的场地是否有空，以免在最后一刻失望。在所有的安排都已经完成，所有的参与者都已经到达之后，还不知道会场已经取消，这可能会造成进一步的问题。
大小：查看场地是否能容纳所有的参与者和他们需要的资源，以及是否有使用所需资源的帮助。
设施：检查一下会场，看看你是否可以在使用资源时没有任何麻烦地在那里举行会议。
成本：同时也要查看场地是否符合预算，是否划算。

1.6描述不同类型的会议需要的资源类型

以下是会议所需的一些基本资源。

书面材料:在会议上做笔记。
投影仪:演示或显示文件或幻灯片
干:这有助于演示者清楚地为与会者写下事情或想法，这样就不会有疑问。
个人电脑/笔记本电脑:它们与投影仪一起用于显示幻灯片或文件。
为其他参与者打印的信息:这些包括议程和其他文书，与会者可能需要遵循会议没有任何问题。

1.7概述议程和会议文件应涵盖的要点

议程在会议开始前就准备好了，并发给了所有与会者。这是将提出供讨论的议题清单。

议程需要包括:

会议目标的简要说明
要涵盖的主题的列表
一个列表，说明每个主题将由谁来完成以及持续多长时间。
会议的时间、日期和地点，以及与会者需要知道的任何背景信息，以便就会议主题进行知情的讨论。

会议文件是…的记录

在场
会议开始和结束的时间
所有的话题讨论;不应该遗漏任何东西。

1.8向与会者解释会议的目的和特殊要求，为与会者提供会议所需的信息

会议组织者必须确保所有与会者的需求都得到满足。如果你被安排了具体的任务，一定要有备而来。如果你要安排电话会议，一定要提前安排。你可能会被要求带食物或饮料。

如果你只是参加会议，你应该带至少两支笔和足够的纸来做笔记。
如果你负责为与会者安排食物和饮料，请检查是否有任何与会者有特殊的饮食要求。
如果椅子或扬声器需要使用笔记本电脑和投影仪，确保它们都准备好了。
如果参会人员身体残疾，需要特殊的出入安排，请确保会场有适合该人员的设施。
向会议地点查询会议的日期和时间，以及会议地点是否可以一直开放。
如果与会者需要地址和方向，确保他们提前收到详细信息。

让所有外部与会者了解会议的目的和个人任务。

1.9描述组织会议时需要考虑的健康、安全和保障要求

健康、安全和安保是举行会议时要考虑的最重要因素。

检查一下会场对于正在进行的这种会议是否安全。
检查电线是否固定好，不要拖在地板上。
确保使用的设备，如笔记本电脑和OHPs，是良好的工作状态，并通过ICT测试，以避免安全问题。
确保带去会议的任何机密文件不落下，并安全带回来。同时，确保只有授权的人才能看到这些文件。

1.10解释会议前向主席简报的目的和好处

应该向会议主席简要介绍会议情况，以便他们知道会议上会发生什么。有些主持人的日程安排上有很多工作，因此不能把所有的注意力放在一个项目或领域上。负责向主席汇报情况的人就是负责保持会议顺利进行的人。

1.11解释欢迎与会者并提供适当茶点的目的

欢迎并提供合适的茶点给与会者，目的是让他们感到受欢迎和放松，让他们有一个好心情去关注和参与。适当的茶点也可以防止人们感到疲劳。

1.12描述会议中可能需要提供的信息、建议和支持

你可能被要求提供的最明显的支持就是做会议记录。您可能会被要求提供议程和其他支持文件。其他类型的信息和支持可能包括IT资源，如投影仪、笔记本电脑，甚至食物和饮料。

1.13描述会议中可能出现的问题及处理方法

会议期间可能会出现各种各样的问题。它们可能源于参加会议的人员或会议中使用的资源。

信息通信技术中存在的问题

用于会议的笔记本电脑或投影仪可能因与软件冲突而无法正常工作。大多数时候，问题是没有连接到内部网。只有拥有对系统进行更改的管理权限，才能解决此类问题。如果没有，就必须寻求IT技术人员的建议。

参与者的问题

除此之外，会议可能会产生冲突。商务会议中的冲突包括:

专业的差异:这些都是由于意见分歧造成的。如果这些分歧得不到解决，就会破坏工作关系。
权力斗争和个性问题:当个人或群体彼此不喜欢时就会出现这种情况。它们源于人们的个性，而不是工作冲突。

解决冲突

以下是一些可以用来解决冲突的方法和技巧。

冲突可以是:

分歧关于工作负载
意见的分歧
在午休时间、年假、节假日等问题上存在分歧。
不同工作方式的差异。

冲突可以通过以下方式解决:

必须进行面对面的讨论，让人们清楚地倾听。这些都是必要的，以了解问题的细节和问题的严重性
可根据需要更改或修正Rotas以解决任何冲突
当仅仅面对面的讨论不能解决冲突时，管理层必须参与进来。
如果问题很严重，而受影响的人希望对冲突进行申诉，就必须执行申诉程序。

1.14解释会议记录应该包括什么内容，以及确保记录准确和批准的目的

会议记录应该包括所有关于会议决定的信息，以及在一定时间内需要采取的行动。当决定被记录下来时，这使所有相关的人能够保持事情的正轨，并提醒他们需要做什么。会议结束后出现的任何疑问或困惑都可以通过查阅和浏览会议记录来澄清。

会议记录必须清晰简洁。记录者必须有准备之前开会时，要专心、警觉在会议，并写下会议记录后这次会议。

在会议前

会议记录员不应该是一个积极的参与者，因为很难同时处理两项任务。创建一个记录会议记录的模板，并确保留出一些空白来记录你的笔记。包括以下信息:

会议日期和时间
会议的目的
会议领导或主席的名字
分配操作项
决定
需要采取的行动
任何其他问题
下次会议日期

在会议之前，尽可能多地从组织者那里收集信息。询问与会者名单，以及关于会议目的的一些信息。

决定你想如何记录你的笔记。如果你不习惯依靠你的笔和笔记本，试着用录音机。

在会议期间

当人们进入会议室时，在与会者名单上核对他们的名字，或者在人们进入会议室时写下他们的名字。如果有你不认识的新同事，请主席或负责人亲自把他们介绍给团队成员。介绍在场的每一个人也很好，因为来访者或一些与会者可能不知道谁出席了会议。介绍也可以帮助你在会议记录中记下谁被分配做什么。

记笔记的人必须是一个非常细心的听众，不要把注意力转移到其他事情上，这样才能准确地记下笔记。如果你不清楚到底做出了什么决定，或者分配了什么行动，请会议负责人澄清。

会议结束后

会议结束后，浏览会议记录，并添加任何被遗漏的额外要点，澄清任何疑问，这样你就不会忘记会议讨论的内容。在会议前创建的模板中输入你的笔记，这将使每个人更容易阅读和使用笔记。

当你写笔记的时候:

在阅读过程中给每一页标上编号，这样以后就不会感到困惑了。
专注于行动，而不是讨论。
是客观的。
如果您需要参考其他文件，请将它们附在附录中或注明它们可能在哪里找到。
当你打完会议记录后，请会议主席检查文件是否有错误。

好的会议记录可以确保会议的决定和行动不会丢失或被遗忘。它们也可以作为未来参考的记录，因此是组织顺利运行的重要文件。

1.15解释如何记录行动并在需要时跟进

会议上讨论的任何行动都必须当场记录下来。需要跟进的行动可能涉及个人，也可能涉及整个团队。所以在下一次团队会议之前，如果后续工作与你或你的团队有关，确保它完成了。如果它与其他团队或外部组织的人有关，通过电话或电子邮件询问是否有跟进。

1.16解释收集和评估会议参与者反馈的目的

反馈是团队中个体表现的反映。团队中每个人的工作方式都不一样。从我们的角度来看，有些情况可能看起来是正确的，但我们也必须从旁观者的角度看问题。反馈让我们有机会了解别人对我们工作方式的看法。

反馈可以是积极的，消极的，或者中立的。

反馈可以通过多种方式传递，重要的是要尽可能多地关注其中的多种方式。反馈传达了人们对我们工作方式的看法，以及如何改进它。并非所有的反馈都是准确的。

收集和评估会议反馈的目的是:

1.因为一个组织是为客户服务的，所以客户服务对于组织的平稳运行是非常重要的。因此，我们必须听取反馈意见，以改善客户服务。

2.得到反馈可以帮助你区分什么是对的，什么是错的。你也会知道什么是必要的，什么不是，从而帮助你提高效率。

3.我们生活在一个有着不同文化和信仰的社区。所以收集反馈可以帮助你改善与多样化社区的合作。

4.我们与不同性格、不同关系和不同性格的人一起工作。得到反馈可以帮助我们以一种适合社区中每个人的方式有效地工作。

5.反馈会告诉你你的工作方式是否成功。它也会帮助你考虑提高你的表现的替代方法。

6.通过反馈，我们可以知道我们是否伤害了任何人，或让任何人感到不舒服或不尊重任何人。我们可能无意中会这样做，所以反馈可以帮助我们识别这些错误。

7.反馈帮助我们关注会议参与者的要求，而不是我们自己的要求。

利用参与者的反馈:

1.我们可以利用这些反馈来更好地了解社区的需求。

2.我们可以用它来了解社区的变化。

3.我们可以用它来改进程序本身。

4.反馈有助于建立一种包容和应用他人所得的组织文化。

1.17描述如何商定学习要点，以改进未来会议的组织

记下你在会议中遇到的问题，并与经理讨论。因此，人们可以决定在未来如何处理这些问题。

问题需要解决，因为它们会影响到会议的所有与会者和访问者。如果不采取行动，未解决的问题可能会损害组织的顺利运行。

莫妮卡T2018年1月4日:

收集和评估外部服务的不同方式?

克莱尔·托马斯。2017年12月15日:

有人能帮我评估会议安排，以及使用的外部服务吗?评估会议参与者的反馈，并与相关人员分享结果，在哪里使用?

布丽姬特munameka2017年9月21日:

感谢很多这些信息