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如何创建一个准确的项目时间表和成本估计

作者:

Sid Kemp是一名商业顾问,著有10本关于项目管理和商业成功的书籍。

学习如何做出更好的项目评估——并使其更快。

学习如何做出更好的项目评估——并使其更快。

为什么准确性很重要

作为项目经理,我们经常被要求在信息太少的情况下快速地做出评估。更糟糕的是,我们被迫说出了执行赞助商想听的话:“我只有1.5万美元来升级数据库。你能做到的,对吧?而且还得在两个月内完成!”

然而,如果我们说好,而这是不可能的,那就会让事情变得更糟。两个月后,我们看起来不太好,一万五千美元之后,当我们回来,要求再要一万美元,再要一个月。然而,3个月和2.5万美元已经是最好的了,我们本可以提前知道的。

职业世界期望糟糕的评估

不幸的是,许多组织已经习惯于接受较低的估计,并认为大多数项目将超出预算并延迟交付。根据项目管理协会的数据,55%的项目没有提供令人满意的结果。在预算内按时交付满意结果的项目的百分比远远低于这个数字。

项目经理也开始相信我们不能做出现实的估计,或者,即使我们可以,我们也不能在我们可用的时间内完成它。如果可以的话,老板不会想听的。

简单地说,专业人士已经开始期待糟糕的估计。

为什么我们需要好的评估

这意味着如果我们能做出正确的估计,我们会看起来很好。老实说,展示它们并不容易。让我们的老板相信我们需要可靠的信息和足够的时间来做好预测将是一个挑战。提供现实的评估意味着,首先,提出更高的项目预算和更长的时间表——更多的争论。但是看看另一方面发生了什么:我们开始在预算内按时交付我们的项目——或者非常接近。而且只有我们在这么做。

这相当于同等重量的黄金。

对女性正义的眼罩是她对个人议程、地位、贿赂和其他使我们偏离真相的因素视而不见的标志。

对女性正义的眼罩是她对个人议程、地位、贿赂和其他使我们偏离真相的因素视而不见的标志。

消除偏见

在评估中,偏差是一种压力,它会导致我们做出过高或过低的评估。所以我们要做的第一件事就是想要作出准确的估计。只要记住,在项目结束时,你要回顾并说:我的估计是正确的;我的管理很好,我实现了目标。

事实上,理解偏见的一种方法是认为它让你始终如一地偏离目标。射箭时,侧风会使箭偏离风向。这是偏见。我们通过意识到压力并拒绝让我们摆脱偏见来补偿偏见。

以下是一些可能会让我们困惑的事情,以及如何应对它们:

  • 要求或规定的预算,以及可用资金的报表。一个必需的或强加的预算是项目发起人或客户愿意花费的一份声明。可用资金的说明说明预算中有多少钱。要清楚的是,这些都与估算无关。要么在你估算之前不知道这个数量(就像图2中的盲女正义),要么,如果你知道,就把它放在一边。在做出现实的估计之后,可以对估计的预算和所需的预算进行比较。
  • 如意或怨恨的想法如果我们喜欢我们的老板,我们会希望在他说他能负担得起的范围内把工作做好。如果我们认为我们的老板不现实,我们就会要求双倍的工资。这些都是人类友好或怨恨的自然反应。请把它们放在一边。专注于职业自豪感,这伴随着对要完成的工作及其成本和时间的现实、准确的估计。
  • 只想使用一个旧项目评估的副本。不要简单地从另一个项目中复制评估。如果这样做,将会出现两个错误。首先,这个估计可能并不准确。总是使用准确的实际成本报表和时间表,而不是过去的估计。第二,没有两个项目是相同的。即使你的项目与过去的一个项目非常相似,也要关注差异,而不是相似之处。
  • 估算整个项目只是一件事。这并不工作。准确的估计建立在细节之上。想想这个项目的每一部分要花费多少钱,需要多长时间。你会得到更精确的图像。同样地,如果一项是高的,而另一项是低的,它们就会相互平衡。

现在你知道如何避免产生偏见的压力了。让我们看看做一个好的估计的一些技巧。

很多时候,人们在工作时争吵而不倾听。在你的企业文化中,向我们的老板提供现实的评估可能是一个挑战。

很多时候,人们在工作时争吵而不倾听。在你的企业文化中,向我们的老板提供现实的评估可能是一个挑战。

做一个伟大的估计的技巧

这里有一些你可以做的事情来做一个伟大的估计:

  • 确保你知道项目应该交付什么。没有明确的定义范围在美国,准确的估计是不可能的。
  • 给自己尽可能多的时间。使用新方法进行最初的几次估算会很慢。之后,你就知道需要多长时间了。
  • 得到有用的信息。不要只是匆匆写几封邮件。花时间和人们交谈,解释你在做什么,确保他们理解,确保他们考虑你的要求,并给你良好的信息。
  • 首先关注独特的部分。每个项目都有一些独特的元素。首先要仔细评估。然后,你可以从过去的项目实际预算和时间表中复制更常规的部分。
  • 不要遗漏任何东西。一旦消除了偏差,最大的估计错误就会产生于简单地忘记项目计划的一部分。

评估过程和技术

在一个中型或大型的项目中,我们可以创建两个估计。第一个,或者早期的估计,是在我们有一个明确的范围声明之后,但是在工作分解结构中精确地计算出来之前完成的。早期的评估可以通过与早期项目的比较来创建,可以通过Bucket Method来创建,也可以通过一种复杂的(且昂贵的)叫做Modified broadband Delphi的技术来创建。

在WBS和活动列表完成后,使用PERT,项目评估和审查技术文中对项目规划过程与前期评估和后期评估的关系进行了较为全面的阐述项目管理时间和成本估算技术:概述

无论您处于项目计划过程的哪个阶段,无论您使用哪种评估技术,本文中的所有方法都可以防止偏差,并使评估易于应用。

快速做出好的评估

当您进行最初的几次估算时,您会希望在下次进行估算时能够更快。方法如下:

  • 组织和存储您的数据。你将经常使用来自过去项目的实际数据(时间表和预算)。确保它是现成的,组织良好的,如果可能的话,标准格式和可搜索的。理想情况下,它的格式应该是容易复制的,比如数据库、电子表格或可编辑文档,而不是可以打印的文档,比如PDF文件。
  • 制作联系人列表。你会发现有些人真的很有帮助。它们理解您想要的数据类型。一些人将是其他项目经理。有些人会成为会计。有些供应商很乐意做一个快速的评估,希望你能从他们那里购买。列出那些特别擅长给你提供评估信息的人的联系方式,并注明他们的专业领域。
  • 构建模板。构建您自己的评估模板、表单和电子表格。这将使下一次的事情变得非常快。确保清除模板中当前估计的所有数据—您不希望错误蔓延进来。有了这些模板,就可以很容易地训练其他人来帮助您更快地完成评估。
  • 建立一个团队。检查数字的最快方法是让一个人阅读源代码,而另一个人检查最终文档。您还可以将项目的各个部分分开,让员工估计他们自己的时间和成本。这样做要准确得多,而且还鼓励他们自己做出估计,这样他们就会努力做到他们说过的他们能做到的。

最后,当项目完成时,将项目中实际发生的事情与您的估计进行比较。如果你的估算是正确的,你就得到了一个很棒的过程。如果你的评估有偏差——这没什么,有时会有——那么深入研究并找出原因,并更新你的模板来改进你的流程。

你很快就会成为一个快速,准确的评估者。不,那不准确。这是有偏见的炒作。你很快就会成为一个快速、准确的评估者,如果你尽你最大的努力,你会更快!

这篇文章是准确和真实的最好的作者的知识。内容仅供资讯或娱乐之用,不取代商业、财务、法律或技术事宜上的个人顾问或专业意见。

评论

Sid坎普(作家)2012年8月2日,来自佛罗里达州博卡拉顿(靠近迈阿密和棕榈滩):

谢谢,Om !我很乐意帮助任何致力于做出真实估计的人。

Om Paramapoonya2012年8月02日:

你聪明的技巧和清晰的写作风格使复杂的事情听起来很简单。我也喜欢你指出一些可能导致不准确估计的事情。伟大的工作!

Sid坎普(作家)2012年8月1日,来自佛罗里达州博卡拉顿(靠近迈阿密和棕榈滩):

谢谢,多拉女士!我很感激专家的认可。我希望我们能鼓励很多人做出更准确的估计。

朵拉-无论是2012年8月1日,加勒比:

我在一家服务公司工作,参与投标、评估和评估。你的步法很实用,很有效。谢谢你的教训。

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