如何在工作中更有效地管理电子邮件

作者：: 莎莉海耶斯

像大多数忙碌的人一样，Sally想用科技来提高她的生产力，简化她的生活，而不是让它变得更复杂。

如果你的收件箱看起来像右边的纸堆，而不是左边的，那不是很好吗?以下是如何开始整理你的电子邮件。

如何在工作中有效处理电子邮件

你觉得你在工作时得到太多的电子邮件吗？在打开电子邮件帐户时滚动眼睛并叹气，并找到要打开，扫描，删除或处理的数百条消息？

有时候，你会觉得处理邮件的时间比真正完成工作的时间还要多。电子邮件并不是为了让我们的工作日更忙。电子邮件的发展是为了加快重要信息的传递和减少多余的纸张浪费。但事实是，电子邮件技术并不是提高商务沟通效率的万灵药。为什么?因为像所有的技术一样，电子邮件完全取决于你如何选择使用它来满足你的需求。俗话说“垃圾进，垃圾出”适用于你如何使用(或滥用)你的工作邮件账户。

在她的书中管理您的电子邮件：思考收件箱外，沟通专家Christina Cavanagh就如何做到以下几点提供了建议:

有效地控制和过滤收件箱中的内容

识别和管理在收件箱中创建混乱的微不足道和低值消息

了解并管理由组电子邮件和分发列表引起的问题

这本书还提供了有用的提示和建议如何避免在工作场所中的电子邮件使用不当引起的法律问题。以下是一些简单的提醒，帮助您对普通的电子邮件陷阱进行遏制。

1.永远记住电子邮件是永久的记录。

没有删除电子邮件的东西。即使电子邮件可能似乎从系统中删除，您就无法知道收件人是否已删除邮件。事实上，一旦您发送电子邮件，就无法了解它会发生什么。它可以转发，复制或保存为屏幕捕获。仅使用工作电子邮件，用于专业和合法信息。始终避免在与工作相关的电子邮件中包含任何信息，以至于您不希望被主管公开或审查。

2.不要让你的电子邮件无人处理。

始终使用密码保护您的电子邮件帐户，并确保在笔记本电脑或台式计算机上打开电子邮件程序。CAVANAGH指出，如果其他人访问您的电子邮件帐户以代表您发送冒犯，可能是违法或损坏信息，可能很难证明您不是该信息的作者。

3.对您的组织关于电子邮件使用、存储和工作场所监控的政策保持透明。

在电子邮件结束时使用横幅来通知用户（发件人和接收者）的合法权限和责任，就是关于电子邮件传输。横幅可用于通知电子邮件用户，如果如何监控其电子邮件传输。摘录管理你的电子邮件提供通知政府电子邮件网络用户有关私隐限制的横幅用语示例:

“使用这个[电子邮件]网络构成同意监控、检索和公开存储在网络中的任何信息，包括出于任何目的，包括刑事起诉。”

下次您从公司或政府机构发送或收到电子邮件时，请仔细查看，并查看他们在电子邮件中使用披露横幅。

你浏览了一封电子邮件。你会把更多的注意力放在真正的信上。

- Judith Martin（想念礼仪）

4.停止注册电子邮件订阅，您将无法读取。

我曾经有一个额外的电子邮件帐户，看起来就像这个。我一直不去处理邮件，所以邮件就越积越多。我最终决定关闭整个账户。我把它设置成可以阅读电子通讯、订阅和其他免费订阅，但我没有时间去阅读我注册的所有免费电子信件。

5.少用电子邮件。

控制您生成的电子邮件数有助于控制您返回的电子邮件金额。

如果您想削减您收到的垃圾电子邮件和无用信息，请注意您向其他人发送多少电子邮件。Cavanagh注意到我们最喜欢的电子邮件也是我们最讨厌的东西。她说，“我们喜欢它，因为我们可以向许多击键的人发送相同的信息;我们讨厌它，因为我们得到了太多这些消息。”

根据“回复全部”特征而不是花时间选择适当的收件人，转发“励志或有趣”的链信件，我们大多数人都从事糟糕的电子邮件实践，让我们和我们的同事们慢下来。尝试采用一些好的电子邮件习惯，如这些：

保持你的信息简短并切中要点。

保留您的分发列出最新列出，并删除不再是部门的电子邮件收件人或积极参与共享项目。

请勿使用组织的分发列表促进个人项目或您的孩子的下一个筹款驱动。在午餐室或公共针板中分享这些类型的通知。

你怎么看？您最大的宠物偷偷摸摸地区是关于管理您的电子邮件吗？在评论区分享你的观点。

提醒:不要太依赖电子邮件!

不管你在处理电子邮件方面有多有效率，有时候打私人电话是处理某种情况的最好方法。但是，如果一想到拿起电话和真人交谈就会让你紧张、放松，那么和你在一起的人也不少。有很多人宁愿发短信或电子邮件也不愿在电话上交谈。一篇在线文章我们的科学从心理学家提供一些技巧和见解，为什么我们中的一些人害怕打电话，我们可以做些什么来克服这种恐惧。