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如何制定项目管理计划

作者:

Sid Kemp是一位商业顾问,著有10本关于项目管理和商业成功的书。

项目计划:什么和为什么?

计划对任何项目的成功都是必不可少的。说实话,大多数项目都失败了,即使是那些计划好的项目。但是没有计划的项目是没有希望的。当客户想要另一件东西时,项目团队肯定会交付一件东西,或者延迟,或者超出预算。一个好的项目计划可以通过避免所有这些问题和许多其他问题来帮助我们取得成功。

项目计划帮助我们管理项目。这到底是什么意思?有了计划,我们将能够:

  • 按照计划中的步骤做
  • 协调具有多种技能的团队的努力
  • 灵活应对变化,包括新的好主意和处理问题
  • 按时并在预算内交付预期的结果

作为一个项目经理,我的目标不仅仅是让客户满意,而是让客户高兴。项目管理计划是我最重要的工具。

一个好的项目管理计划涵盖了项目的各个方面。根据项目管理学会(采购经理人指数),我们必须计划并管理九个方面,才能成功完成一个项目。和我一起走,我将向您展示它们是什么,以及如何为您的下一个项目制定项目管理计划。

我教过4000多名项目经理,写过四本关于项目管理的书。你不需要全部读完。事实上,如果您遵循本文中的步骤,您将远远领先于我所遇到的大多数专业人士!

表的内容

一个完整的计划是有回报的

阅读完本文后,您将知道如何创建一个完整的项目管理计划,包括需要计划和管理的9个问题。

这听起来需要大量的工作,但这并不一定是真的。

我可以在45分钟内为一个小项目制定出这样的计划。而且,如果我这样做了,这个项目可能会花费5个小时,而不是8个小时,并且取悦客户,而不是让他沮丧。实际上,通过制定项目计划,我的收入翻了一番。我更聪明地工作——我减少了挫折和浪费。

当然,大项目的项目计划需要更长的时间。但它总是有回报的。花在计划上的时间最终会比它所花费的时间节省更多的时间——每一次都是如此。

事实上,节省的成本是巨大的。我曾经被叫去拯救一个预算为1000万美元的项目。这已经是一场彻头彻尾的灾难——花费了150万美元,却毫无成果,浪费了几个月的时间。如果这款产品也上市晚了,公司的股票就会一落千丈。我教团队如何创建项目计划,我们一起制定计划。不到一个月后,我们有了一个新的计划,使用了每个团队成员和每个顾问的最佳技能,新产品按照新的项目计划准时交付。

当然,这个计划的成本约为1万美元。但它为公司节省了1000万美元,并帮助公司在接下来的几年里赚了大约1亿美元。

图1:铁三角

铁三角:规模的扩大需要更多的时间和金钱。

铁三角:规模的扩大需要更多的时间和金钱。

最简单的项目计划:范围、时间和成本

最简单的项目计划至少包含三个元素:范围、时间和成本。或者,用通俗的话说:

  • 范围:我们在做什么?
  • 时间:要花多长时间?我们什么时候开始,什么时候结束?
  • 成本:要多少钱?

假设一个客户雇佣我的团队为他们建立一个网站。如果我说,“我可以在两周内花1200美元完成你想要的网站,”那么这就是项目范围、时间和成本的总结。但我需要制定完整的计划,以确保我们正在建设的网站是客户想要的,我们真的可以在两周内花1200美元完成它。

范围、时间和成本被称为“铁三角”,如图#1所示。为什么?因为铁是不拉伸的,而且,一旦一个三角形的两边固定了,另一边就不能在不破坏三角形的情况下改变。铁三角是一种提醒顾客,他们不能得到超出他们支付的东西。如果他们同意在一定的范围内,在一定的时间和成本上达成一致,他们就不能回头说,“我想要更多。”如果他们这样做了,我们就给他们看铁三角图,然后说:“你不能拉长铁三角。如果你想要更多的结果,我们需要更多的时间来做这项工作,这也将花费更多的钱。”

让我们仔细看看这三个元素。

经营范围:我们在做什么?

这看起来很简单:我们在做一个网站。但是客户可能会认为将会有视频,16页和一个购物车,即使你的报价明确指出,一个1200美元的网站,最多有5张照片,6页,没有视频,没有购物车。因此,要做一个范围说明,这是项目计划的第一部分,我们要写下我们要交付的内容。

我们也会写下不会交付。顾客往往记得你对他们想要的一切说了“是”,即使你说了“不”。所以,假设客户需要视频,而你说:“如果你提供视频,我很乐意提供视频链接。但创建1200美元的价格不包括视频,而且不可能在两周内完成。”如果这发生在计划会议上,那么确保它也在项目计划中,在一个称为“排除”的部分中。我们可以有礼貌。我们不需要说“听好:没有视频。”但我们可以说,“目前的1200美元计划不包括任何视频制作。如果你想在网站上播放视频,我们可以制作一个3分钟的视频,并在网站上线后额外支付350美元。制作视频还需要一周的时间。”

范围声明中的另一个常见错误是是否包含支持。客户可能会认为,一旦网站建立起来,你就会免费进行修改和添加。你的范围声明应该包括你将提供的支持,并明确排除任何你不提供的支持。

一份好的范围声明清楚地列出了所有的假设,这样您就可以确定参与项目的每个人在头脑中都有相同的目标。随着项目的推进,您将提醒人们注意范围声明,以保持每个人都在同一页面上。当你完成时,你要将你的交付成果与你的范围声明进行比较。您将提供客户想要的一切,并确保客户满意!

时间:需要多长时间?

“我可以在两周内建立一个网站。”这句话似乎很简单。但这到底是什么意思呢?良好的项目时间计划和估计比这样的声明要重要得多。以下是一些需要考虑的问题:

  • 努力是我们和我们的团队工作的总小时数。
  • 持续时间是项目从开始到结束所花费的总时间。
  • 持续时间和努力之间并没有简单的关系。例如,当更多的人同时在同一个项目中工作时,我们可能会更快地交付。或者我们可能需要更多的时间来等待来自客户的信息的交付,或者因为我们同时处理多个项目。

如果我们正在做一个对我们和我们的团队来说非常常规的项目,我们可以通过与过去类似的项目进行比较来估算时间。但要注意,不要对项目做任何假设。仔细检查范围的差异,因为一个很小的范围差异可以在时间上造成很大的差异。例如,如果你以前所有的网站都托管在一个网络主机上,而这个客户希望你使用不同的主机,这可能会花更长的时间。

还有一些其他的时间陷阱。如果客户没有在项目开始时交付网站的文本该怎么办?如果他们不能迅速批准你的图片和页面怎么办?这可能会增加项目的持续时间。而且,除非你非常清楚地沟通,否则客户不会知道是他或她在拖延自己的项目。

费用:多少钱?

最简单的成本计划是时间和材料:工作时间乘以服务费率,加上您为客户购买的任何项目的成本。通常,这就足够了。但你也应该包括账单条款,以及如何处理成本超支的声明。

当您的项目计划包括范围、时间和成本时,您就已经具备了基本条件。计划完成了吗?远离它!范围、时间和成本是结果做好工作,不犯错误,问题一出现就处理好。所以我们需要为此做好计划过程因素。

图2:铁三角由6个过程因素支撑

只有当我们同时管理六个其他过程领域时,我们才能在预算内及时交付范围。

只有当我们同时管理六个其他过程领域时,我们才能在预算内及时交付范围。

伟大项目计划的关键要素

规划铁三角是不够的。如果我们只是计划和管理范围、时间和成本,那么事情就会在我们意识到之前出错。我们将无法完成任务,交付延迟,或超出预算。事实上,最后一次有人认为一个包含范围、时间和成本的项目计划是完整的是在大约50年前。

上面的图2显示了铁三角,三个结果(r)因素是如何依赖于六个其他过程(p)因素的。我们通过管理所有9个因素、上述3个(r)因素和6个(p)因素,确保按时和在预算范围内成功交付结果:

  • 质量:它的优点是什么?
  • 风险:会出什么问题,我们该怎么办?
  • 人力资源:谁来做这项工作,谁来做哪项工作?
  • 通讯:我们如何保持联系并保持一致呢?
  • 采购:我们将买什么,我们将如何得到它?
  • 集成:我们将如何将这九个领域整合在一起,我们将如何应对变化?

现在,你可能不需要为这九个方面每一个都制定一个计划。但你确实需要如果你需要为每个领域制定一个计划。任何需要计划而没有计划的领域都是建立在猜测和假设之上的。它成功的可能性就像一架用钢丝和口香糖固定在一起的飞机一样。因此,这里是一个规划良好的项目管理计划的六个过程(p)领域的快速指南。

质量:是什么让它好?

关键问题:对客户来说,交付成果中最关键的部分是什么?什么能让他们高兴?我们如何确保我们在这些具体项目上做得很好?

风险:会出什么问题?我们能做些什么呢?

创建风险计划最简单的方法是问:我们在过去五次做这样的项目时,哪里出了问题?我们可能会得到这样一个列表:

  • 我们送货迟到是因为有人生病了。
  • 客户花了三天的时间来交付图形的批准,我们在周五拿到了,我们不得不工作整个周末来完成。
  • 客户没有告诉我们网站的密码,我们晚了三天才开始。
  • 客户喜欢这个网站,但从来没有付款。

这些听起来熟悉吗?好吧,就像这样列一个你自己的清单,然后写下你是如何做到的防止这个问题,减少的可能性它发生了,还是如果真的发生了,要好好处理。以下是针对这些风险的管理解决方案:

  • 培训团队中的两个人来完成每项任务,或者让一名顾问随时待命来填补团队中的空缺。
  • 在项目开始前教育客户,告诉他们我们期望的批准或变更请求有多快,以及客户的延迟延迟了项目的交付日期。
  • 把我们需要从客户那里得到的所有东西都列一个清单,交付给客户,在万事俱备之前不要开始项目。
  • 要求首付。对于没有证明的付款历史的客户,需要托管。

风险计划可能要比这复杂得多。事实上,重量级的项目经理使用统计数据来计划风险!但如果你列出了风险清单,并计划了如何预防或处理每一个风险,你就远远超过了平均水平。

人力资源:团队中有哪些人,每个人要做什么?

在这里,最重要的事情是确保我们有一个团队,拥有完成这项工作所需的所有技能。但是,在大型、复杂的项目中,项目人力资源规划可以包括招聘、留任、加班、假期安排和工会规则等内容。

沟通:我们如何保持联系并保持一致?

大多数项目被推迟是因为关键的决策没有及时做出,工作陷于停顿。电影里有一个场景飞行员,关于霍华德·休斯,在那里他开始变得疯狂,数百名工人无所事事,等待指令,而休斯正试图决定操纵杆的正确形状。不幸的是,这种场景对我们这些项目经理来说太熟悉了,即使没有人发疯!

我也见过项目失败的情况,因为不同的团队成员得到了不同版本的计划。有一次,我们决定从产品中删除某个模块,客户也同意了。但没有人告诉程序员,他几乎整夜没睡,试图让它工作。我不需要告诉你程序员第二天早上的感受,当我们告诉他,他毫无理由地熬夜了。我们只能说,这样的沟通错误不会建立忠诚!由于沟通不佳,一半的团队认为我们在做一匹马,另一半认为我们在做一头驴。当项目完成时,我们得到了一个马头和驴尾的东西,它使项目经理看起来像马的屁股!

所以,沟通是关键。现在更是如此,因为很多项目都是通过网络、电子邮件和电话完成的。通常,我们与生活在不同时区、说不同语言的团队成员一起工作。在这些情况下,沟通计划是成功的关键。简单地询问每个人何时以及如何联系他或她,并写下会议、谈话和批准或变更请求的指导方针。

采购:我们将购买什么,我们将如何得到它?

有些项目没有采购需求。如果我们不购买、租赁或租赁任何东西,也不保留分包商的服务,我们可以跳过本节。但是如果我们正在做这些事情中的任何一件,那么我们就需要将合同、协议、保险、遵守规则等等与项目计划相协调。德赢vwin000这就是我们制定项目采购计划的方法。

集成

在规划项目计划时,集成有两个含义。首先是:我们需要确保计划的所有部分联系在一起。假设客户要求在网站上添加更多的页面,我们同意了。然后我们再加上十个小时的工作。但是我们是否更新了成本以反映范围和时间的变化?如果这10小时算加班,根据人力资源部的规定,我们得付1.5倍的工资怎么办?所有9个领域都是联系在一起的,当我们制定项目计划时,我们必须反复检查所有内容。

即使我们反复核对一切,那也不够。项目变化在中间,到。因此,集成的第二部分是在计划之后——它是在项目过程中管理变更控制,以保持一切按计划进行。

制定下一个项目计划

按照本文中的步骤,您可以规划下一个项目计划。如果你以前计划过一个项目,你可能会把这个项目做得更好,只要确保注意这九个方面。

项目管理协会将这9个领域的知识称为项目管理。但我鼓励你保持简单。在项目管理中,常识比知识更重要。花点时间从这九个需要管理的方面来考虑问题,你会想出很棒的方案。

当然,有些项目计划要比其他的容易得多。项目的独特性是一个关键因素:项目越常规,计划就越容易。当然,规模、复杂性以及降低成本或快速交付的压力都对计划提出了要求。如果你需要更多帮助,你可以看看我的书简化项目管理,或查看PMI中可用的资源。

每天使用你的项目计划

项目失败的最大原因是缺乏一个好的计划。恭喜你!你已经越过那个问题了。现在,你准备犯第二大错误,那就是把计划扔到抽屉里,开始工作,而不好好利用你已经做过的工作。

当你开车去一个你从未去过的地方时,你会在车上设置GPS,然后无视它,一直开到完全迷路为止吗?当然不是!

然而,这正是太多项目经理所做的。每天每周使用你的项目计划就像听你的GPS。每天,让你的计划告诉你:

  • 今天要做什么
  • 下一步该怎么做
  • 告诉你的团队做什么
  • 什么时候联系你的客户,该说什么
  • 要注意、预防或管理哪些风险

每周检查你已经完成的工作与你的计划,并解决出现的任何问题。如果你只是根据结果来追踪时间和成本,你就会发现你迟到了,而且超出了预算。但是,如果您同时关注这六个过程因素,您就可以在问题超出预算、造成大的延迟之前发现问题,并使您的项目陷入僵局。有了一个好的计划,你就在通往成功的路上了。

就作者所知,这篇文章是准确和真实的。内容仅供参考或娱乐之用,并不取代商业、金融、法律或技术事务方面的个人顾问或专业意见。

评论

Sid坎普(作家)2013年3月22日从佛罗里达州博卡拉顿(靠近迈阿密和棕榈滩)出发:

天啊,能找到和我想法一样的人真是太好了!

佩吉塞尔瓦托2013年3月22日,美国中大西洋州:

https://hubpages.com/business/WhizDom14这是链接。

Sid坎普(作家)2013年3月22日从佛罗里达州博卡拉顿(靠近迈阿密和棕榈滩)出发:

你的文章是什么?我会看一下,如果匹配的话我会链接到它。你也可以为我做同样的事。

佩吉塞尔瓦托2013年3月22日,美国中大西洋州:

嗨,Sid。这是非常全面的,很棒的东西。谢谢你的分享。我刚刚发布了一篇关于如何缩小你的注意力的文章,你瞧,它把我带到了这个帖子!祝你有美好的一天:)

Sid坎普(作家)2012年6月23日从佛罗里达州博卡拉顿(靠近迈阿密和棕榈滩)出发:

嗨,迈克尔——谢谢你的想法。

我对Pick Two的看法来自咨询界:你可以快速获得;你可以买到便宜的;你可以享受这一切:从这三个中任选两个。

然而,我们可以通过利用优秀的计划、跟踪和控制的价值来完成这三件事。这就是您通过CCPM所做的,而我通过将质量管理最佳实践与项目管理方法相结合所做的。

迈克尔签证官2012年6月23日,密苏里州沃伦顿:

我喜欢“铁三角”。我们在航空航天中有句谚语"选两个"意思是你可以得到三角形三个顶点中的两个,但不可能三个都有。三角形是问题背后的规则。当我开始我的约束理论和关键链项目管理实施时,我通过构建容变时间表(上面的CCPM)来挑战这个公理问题,包括详细的任务和基于约束的从属关系的资源加载。这三个值都可以有,而且它们可以与原始计划相匹配。

Sid坎普(作家)2012年6月20日从佛罗里达州的博卡拉顿(靠近迈阿密和棕榈滩)出发:

感谢西蒙!如果我能说服一个项目经理只做一件事,那就是计划所有9个领域。

子西蒙·史密斯2012年6月20日在旧金山:

项目管理的另一个重要方面的伟大指南。你的解释是最好的!!

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