如何在Excel中进行资源分配

Max在2013年获得了他的项目管理专业人员（PMP）认证。他持有I.

介绍

资源规划可以是项目管理最具挑战性的方面之一，特别是如果您要求在很长一段时间内为整个组织进行多个项目团队进行。如果您有Microsoft Project Server，则可以轻松地进行资源分配，因为Microsoft Project Server可以在组织中的所有项目中查找并告诉您在何处分配特定资源。但是，Microsoft的标准版本不会让您这样做，此时它更容易在Microsoft Project或其他地方引用您的项目计划，并在Excel中构建资源分配文档。本文浏览您需要在Microsoft Excel中进行资源文档所需的所有内容。

建立列表

第一步是建立一个您负责分配的所有资源的列表。如果这是一个项目或一个小部门，你可能会自己做到这一点，但是如果您正在为员工正在努力工作数百个项目的大型部门进行资源分配，您可能需要通过一个支持部门确保您拥有完整的名称列表。有人审查清单。您不想开始移动人员并调整项目时间表，只能发现还有其他人可以填补一些洞。

支持工作的因素

在某些公司中，员工在项目上工作也可以获得公平的支持工作。员工所做的支持工作的百分比从公司到公司以及员工到员工的百分比。重要的是要了解您需要在持续时间的平均工作日或工作周内释放哪些支持工作百分比，以便在您分配资源的持续时间内。如果您不是熟悉员工工作量足够熟悉的人，请确保从某人那里获取信息。如果你猜猜并错了，它会以大量的方式抛出你的号码，这可以导致很多痛苦。

当项目变坏时要做什么

知道您为分配的持续时间

作为澄清的观点，始终验证您被要求分配资源的持续时间。预测人们在近期的地方是一个更容易的事情，但是你被要求的道​​路进一步下来，你错了的风险就越大，如果你不必放一个数字在那里，你可能想要强烈考虑没有这样做。

收集项目计划

如果您将完整的项目时间表作为输入，则随着资源分配的一部分，您的资源分配的一部分变得更加准确。即使该项目尚未正式启动，您也应该能够将裸骨，高级项目计划调用，该计划呼叫所有需要完成的已知任务。然而，在那个阶段，开发工作可能只是没有细节的大块，作为一个工作细分结构，详细介绍了所有任务尚未建立。但是，您仍然应该能够一起进行开发工作的个人的名称，以及与所有其他任务相关的个人名称。在审查业务案例后与请求该项目的商业实体进行对话后，您将获得一个非常高的级别对项目的复杂性并能够从中预测每个任务的持续时间。如果该项目已经在飞行中并且有一个工作细分结构，请呼叫与开发工作相关的所有任务，然后您将围绕谁提供更详细的信息，这将是何时何地。

构建资源分配电子表格

汇集您收集到Excel中的资源分配电子表格中的所有信息的步骤如下：

1. 在Excel中打开一个新工作簿，为您需要进行预测的每个资源创建新工作表。
2. 在第一张纸上起到少数行下来，开始插入个人将在第一列上工作的项目的名称，每个项目都处于自己的行。
3. 在直接上方的空行中，您输入了第一个项目的位置，跳转到行中的第二个单元格，然后开始输入各个日期或一周的日期范围，以便在该行进行资源分配。最终，这取决于您的粒度或您的老板，想要得到。
4. 打开列表中第一个项目的项目计划，并过滤到您所关注的资源的任务。找到资源涉及的第一个任务的持续时间，并将其枢转入您正在创建的资源分配电子表格中。导航到与当天或一周范围一起排队的项目行中的单元格，然后输入在该时间帧中介绍的资源数量。对所有员工的所有项目中的所有任务重复此步骤。
5. 在每天底部或一周的日期范围列中输入公式，该列总结该列中的我们的总数，也为该资源的必要支持工作中的因素。
6. 审查总数。如果您使用单身，标准工作日，而不是任何日子，它看起来像员工将放入超过八个小时的是一个红旗，需要看。当你总结这些数字时，这是非常正常的，它真的突出了大多数组织如何过度分配资源，甚至没有意识到它，直到他们通过这样的运动。
7. 级别资源。这是您在练习向其他人或扩展任务持续时间的练习的地方，以便每个人都被适当地分配。

本文对提交人的知识最为准确而诚实。内容仅供参观或娱乐目的，并不能替代商业，财务，法律或技术问题的个人律师或专业建议。

©2017 Max Dalton