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6员工和企业主的有效时间管理技巧

作者:

Michael是一个狂热的内容作家和研究员,包括各种局部主题,包括个人发展和福祉。

你发现你有太多的东西可以立即管理吗?

你发现你有太多的东西可以立即管理吗?

1.分析这种情况

在活动中填写您的日程安排,并忙碌一定都不一定意味着您正在有效地管理您的时间。不断地以高速移动具有自己的缺点,而不是其中包含压力的最少。

现实是我们无法真正控制或管理时间。我们是什么可以管理是我们自己。放慢速度是必要的,以便看到整个画面。

问问你自己这些问题:这是我最富有成效的时间吗?是否有一种更聪明的方式来实现我今天需要做的事情而不花费时间?

忙碌本身就是一个问题。有些时候,忙碌变成了一种逃避的方式,一种逃避生活中其他重要问题的方式。

因此,拉回思考而不是将自己持续推进活动可以节省时间,并使自己更有效和盈利。

有一个清晰的愿景是至关重要的

有一个清晰的愿景是至关重要的

2.明确自己的角色

即使在常规工作场所,与较差的时间管理相关的问题也可能导致危机管理情况,其中雇员的原始角色和责任被黯然失色,他发现自己在原来工作描述中的所有时间都花了所有的时间。

这就是为什么有一个清晰的愿景是非常重要的,需要完成什么,你的角色和责任是什么。如果你不知道你要去哪里,任何一条路都会把你带到那里。你需要有一个标准,可以用来作为你进步的基准。

如果您受雇,您可能需要与您的界限管理人员会面,以便清除您的优先事项所在的位置。开放这次讨论也可能是有益的。它可以帮助重组您的日程安排,以避免倦怠,并促进将额外的任务委托给其他团队成员。

请注意,由于商业世界的性质不断变化,优先事项可以与他们一起改变和责任。对于那些自雇人士来说,这尤其如此。组织您的时间管理,以便考虑此类更改。

保护你的时间

保护你的时间

3.保护你的时间表

时间是你所拥有的最宝贵的资产。生活中的大多数东西都是可以替代的,但时间却不能。你将永远无法找回已经耗尽的生命岁月。同样的道理也适用于现在的每一秒。

因此,不仅需要仔细地保护您的时间。保持行动列表,一旦确定了优先任务并留出了未受干扰的时间来完成它们,请采取疼痛以确保没有干扰。

这包括激活语音邮件的措施,禁用电子邮件通知,限制来电,利用虚拟会议而不是实时呼叫,要求日历约会,使用“请勿打扰”符号。

例如,如果你安排了一个15分钟的会议,确保所有参与者都遵守时间限制,并围绕着当前的主题。对于任何不能在你设定的时间框架内处理的无关问题,可以安排一个单独的安排。

除了以上几点,不断地寻找释放你的时间的方法。这会让你更有效率。在一天结束的时候,把每项活动节省下来的时间加在一起,会有很大的不同。

4.利用80/20法则

业务规模越大,责任就越多,也就越需要有效的时间管理。

一开始可能只是一个人的业务可能很快就会变得如此庞大,有如此难以置信的需求,如果没有适当的管理,事情就会失控。

你需要提前准备的典型职责包括创建和管理业务策略、监督员工、处理账目、寻找更多的业务机会。

因此,找到一种有效的方式来处理所有的任务,并保持生活是很重要的。作为一名商人,你可能会忙于赶在最后期限前完成工作,以至于你无法确定哪些事情是最重要的,哪些事情实际上在一点点地占用你的时间。

根据80/20法则,80%的结果来自于投入20%的时间和精力。这条规则强调了把时间优先安排在最有效率的事情上的重要性。确定对你的业务影响最大的具体任务,并每天留出时间来完成这些任务。

如果80%的业务成果是你投入20%的时间和努力的结果,那么这就是你最应该关注的百分比。

许多企业主在外包和委派任务时犹豫不决,因为他们觉得这样做只会增加他们的成本基础。

但当业务扩大时,你就该雇人来为你工作,培训他们20%的技能,并把这些任务分配给他们。通过这种方式,企业将能够产生足够的资金来支付雇佣新员工的成本。以这种方式复制你自己,将使经营更有效,更有利可图。

记录你是如何利用时间的

记录你是如何利用时间的

5.审核自己

留出一周的时间,在这期间你要详细记录你的活动和每项活动所花费的时间。你写得越详细,分析就越准确。

接近这一点的最佳方法是将当天分解为15分钟或30分钟的块,然后在那些时隙时擦拭你所做的事情。这项练习将帮助您制作每秒计数。

时间表不仅仅是公司所必需的。它们对各行各业都很有用,包括自由职业者和个体经营者。你可以选择每天使用电脑或纸质的时间表。

或者,您可以简单地拥有一本笔记本或日记,您可以随时随地与您联系,并设置提醒以帮助您确保您继续保持适当的时间使用量。

一旦你开始以这种方式进行自我审计,你将需要纪律来维护它。这个练习的目的是要有一个可以分析的记录。持续记录你的活动和所花费的时间将帮助你确定你的时间去了哪里,并摆脱浪费时间的人。

这些浪费时间的事情包括不必要的会议、做别人应该做的工作、电话或电子邮件被打断、任务重复、低优先级的活动、紧急事件、错误规划和混乱无序。

你将能够确定在你典型的一天中什么是没有效率的,破坏性的和不必要的。任何不能直接帮助或支持你完成角色和责任的事情都是危险信号。

该过程还将使您能够识别生产活动,以便您可以确定分配给它们的时间是否真正合适。在你的生活和事业中,你将能够清楚地知道在产生80%结果的20%的活动中投入了多少。

6.采取支持措施

提前计划

提前计划好你的一天、一周和一个月。你的计划应该考虑到短期、中期和长期的目标。缺乏结构化的时间管理方法会导致一些困难,包括错过最后期限、不平衡的业务和个人承诺以及来自他人约定的压力。

这导致了恶化。业绩受到负面影响,活动不再有利可图,反而变得繁重。另一方面,提前计划和应用适当的时间管理原则始终使他们成为习惯。它们开始自然地成为你日常生活的一部分。

交流

让利益相关者参与你正在着手的决策。与你的同事、经理、供应商、其他团队和客户沟通,他们拥有既得利益,并将受到你所做的改变的影响。

与你的家庭成员分享这些信息,这样他们就能支持你,给你继续前进所需要的空间。

安排你的任务

在解决传入的任务之前,从外向任务开始。发出第一天所需的重要沟通。在淘汰之后,安定下来处理来电。

在新的职责之前,养成开始责任的习惯。在开始新任务之前清除积压。

自动化在可能的情况下

尽可能把你的日常任务自动化。例如,如果你的工作需要大量的阅读和打字,你可以使用免费的文本到语音和语音到文本应用程序来节省时间。

休息足够

不要忘记在任务之间短暂休息。这将防止在您的思想和身体上积累压力。有足够的时间休息和刷新自己会让你更加富有成效,你的思想更加警觉。

评论

迈克尔·邓肯(作者)于2020年1月1日在德国发布:

很高兴知道你可以收集对新年有用的东西。我们已经跨越了另一个门槛进入了一个新的开始。祝你一切顺利,愿你在2020年满足你的目标和茁壮成长!

莉斯韦斯特伍德2019年12月31日,英国:

这是一篇发人深省、很有帮助的文章。我真的很感激在它可以用来告知和支持我的新年决心的时候阅读它。

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