更新日期:

2020年6月19日

NVQ级别3:使用日记系统(目的，类型和更多)

作者:: livingsta

利文斯塔分享了她在企业管理、客户服务和教育方面的积极经验。

回顾企业管理中日记系统的使用，包括可用的日记类型、应该包含的信息以及如何安全地存储条目。

维克托·塔拉舒克摄于Unsplash网站

本单元简介

这是一门B组选修课，在二级课程中总共有3个学分。在完成本单元后，考生将对日记系统的用途、如何使用以及为什么使用日记系统有很好的了解。他们会知道记日记需要什么信息以及为什么，他们也会知道如何清晰准确地记日记以及为什么。

应聘者将知道变更的目的，以及如何确定变更的优先级并与之沟通，同时了解需要与之沟通。考生还将知道如何报告和解决日记条目中的任何问题，以及如何安全地存储它们，因为它们可能包含敏感和机密信息。共享日记也包括了，包括共享的级别，每个人对日记有什么权利，以及如何对所有用户保持机密和私人约会。

我还包含了一个个人陈述．

附::请不要复制这里提交的任何内容，并将其显示在您的文件中。这篇文章的发表纯粹是为了帮助你了解他们希望你写什么，以及你必须怎样写。你必须与你自己的工作领域和组织联系起来，并在准备文件时坚持下去。谢谢你的合作。

1.1使用日记系统的目的是什么?

时间是非常重要的，我们可以通过记日记的方式有效地利用时间。因此，有效地规划和组织自己和他人的时间是你可以参与的最重要的活动之一。

日记是办公室的主要资源之一，没有它，我们谁也不知道在任何给定的时间我们应该在哪里或应该做什么。

日记可以手动或电子方式维护。

1.2描述不同类型的日记系统。

日记系统基本上可以分为两种类型:

手工会计系统

在办公室使用的最常见的手动日记系统

是记录约会的装订本。

这些可能是:

每页一天
每页两天
一周时间查看
两周查看

在选择最合适的手动日记类型时，你需要考虑你一天可能要写多少条目。

装订书的另一种选择是活页书，通常被称为时间管理器。这样做的好处是日记部分是连续的。随着时间的推移，新页会被简单地添加进去，所以没有必要在每年的年底获得一本新的日记。

另一个完全不同的手动系统是墙壁规划器。这些通常是层压图表，每天有一个空间，涵盖了全年。

电子系统

电子日记可以保存在个人电脑、笔记本电脑、掌上电脑或电子记事本上。与手动系统相比，它们有许多优点:

强调预约之间的潜在冲突
常规项目只能参加一次
用纸更少。
密码保护。
多路接入。
屏幕上的约会提醒。
数据库的兼容性。
电子接触。

1.3为什么你需要获得有关要求的日记记录和更改的相关信息?

要求改变的要求可能看起来相对较小，但可能产生连锁反应，可能产生重大影响。推迟约会可能会导致参加会议的人迟到，甚至无法参加当天晚些时候安排的其他会议。因此，在同意变更之前，检查请求变更的效果是很重要的。

必须获取所有相关信息，因为你必须确保每个参加会议或任何约会的人都很方便，并得到所有细节，以便在任何时间任何地点都不会出错。

2.1写日记需要什么信息?

需要记录时间、持续时间、日期、地点、与会者、椅子、访客等信息。

2.2/3为什么你应该对请求进行优先排序，你如何做到这一点?

当你同时收到许多请求或改变安排时，你必须优先考虑你需要采取的行动。显然，这些变化最好按照时间顺序来处理。此外，在确认请求或更改之前，必须联系每个参与会议的人，确保每个人都方便。在您收到更改当天影响预约的更改，需要在以后更改预约或会议之前处理。

2.4为何要平衡各方面的需要?

每个参与约会或会议的人都必须有足够的时间来规划、旅行和其他需要，以便会议顺利进行，不会给任何人带来任何问题。为了使会议成功，所有参与的人都必须出席，并有充足的准备时间。

2.5为什么要向受影响的人传达更改?

如果你负责其他人的日记，你必须及时向他们传达任何变化，以便他们为相关的会议或旅行做好准备，这一点至关重要。同样重要的是，每天要留出足够的时间让他们处理日常事务，如有必要，在约会之间留出足够的旅行时间。

其他受这些变化影响的人也将在他们的日程中安排其他约会。重要的是，你不要给他们留下这样的印象:你做出的改变要么是轻微的，要么相反，是因为更重要的事情发生了。

电子日记系统可能会自动将更改通知与你的系统联网的相关人员，但你需要与其他受影响的人取得联系。根据所涉及的时间范围，可以通过电话、电子邮件、传真、信件或口头方式完成。

2.6为什么要保持日记系统的更新?

当变更已经达成一致时，保持日记的更新是非常重要的。你必须确保你已经删除了所有取消的约会。去赴约，却被告知约会取消了，这既烦人又尴尬，而且浪费时间。

一本没有完全更新的日记会有各种各样的混乱。这会让人失去信心，变成浪费时间。

在传达对安排的修改时，可能涉及到安全和保密问题。可能正在进行的谈判会影响到该组织的未来。如果你因为安排会议而意识到这些问题，那么不要公开这些信息是很重要的。

整个组织的效率可以说取决于对正在使用的日记系统的正确维护。虽然从表面上看，这似乎是一个非常次要的作用，但如果每个工作人员都必须记住他们有什么约会，在任何给定的时间他们应该去哪里，那将是非常困难的。

2.7描述在提出新请求时可能出现的不同类型的问题和解决这些问题的方法。

日记系统上的新请求可以是会议、约会、房间预订或更改现有预订。请求取决于日记持有人所涉及的角色。当发出请求时，请求者可能没有在日志系统中查看可用的插槽或空闲时间，这可能是因为他们无法访问必要的信息。当提出新的请求时，可能会发生以下问题

对现有请求的影响-这可能基于以下因素，如重叠和重复
多个请求的重叠——需要注意的是请求不能重叠，因为它们会造成混乱，并阻止人们参加会议或约会。
重复或重复预定——当日记由多人处理且沟通不畅时，这是一个常见的错误
不交流请求或更改请求—糟糕的交流使整个系统失败
不确认请求——请求需要被确认，否则就不能确定请求是否会继续进行。有时这会导致空档，让有需要的人等待
不记录请求——当确实有请求时，这将显示为空
确定请求的优先级——当出现一些高优先级/紧急/紧急的请求时，请求重新安排请求
更新请求——以避免错误沟通和错误信息
数据保护
安全

解决方案

解决这些问题的方法是:

对日记系统有全面的了解，如何使用它们，如何计划和协调请求，避免重复和重叠
关于获取请求的相关信息和所需信息类型的知识
根据需要和紧急程度优先处理请求，并以正确的格式记录它们，并允许所需的人员访问
沟通是另一个重要方面，如果不使用沟通，组织的运行就会失败
更新可以在很多方面避免失望和错误
遵守机构有关保障资料及保安的政策及程序。
使用日志文件系统，这样任何人都可以访问文件，而不记录在系统上

分享你的日历

2.8解释在使用日记系统时遵守安全和保密程序的目的。

日记可以有多种用途。一个人将个人或机密的约会、会议、讨论的约会和其他信息记录在他们的日记中。也可以有与他人的机密信息相关的条目，这些信息是敏感的和个人的。因此，每个日记条目都必须设置为私人信息的“私人”，并确保只有适当的人看到所做的任何条目，否则将违反机密。我们不希望别人看到我们或任何人的机密信息。例如职业健康预约、正式审查、纪律会议、康复或保障会议等。因此，必须维持和监测人们对信息的获取。

当涉及到安全问题时，如果日历或日记没有受到保护，任何人都可以访问日记中的信息，他们甚至可以编辑或删除重要的信息。当人们被授予访问日历的权限时，在考虑访问权限和编辑权限时，他们被授予一定级别的权限。此外，日记应该只对需要特定信息的人开放，对其他人关闭。

因此，为了使组织或部门正常运作和运作，必须遵守保密程序和安全程序。

祝你学习顺利

我希望这对你有帮助。请不要犹豫留下您的评论或反馈。如果您有任何疑问或需要帮助和建议，请随时与我联系。谢谢你！

就作者所知，这篇文章是准确和真实的。内容仅供参考或娱乐之用，并不取代商业、金融、法律或技术事务方面的个人顾问或专业意见。

马里亚姆2017年12月20日:

管理系统需要哪些类型的信息

Vikkie2017年5月26日

这对完成我的客户服务NVQ单元非常有帮助。谢谢你！

琼斯与卫生行动框架有关艾莉森2017年3月4日

谢谢你！

livingsta(作家)2016年4月7日来自英国:

嗨，蒂娜，非常感谢你。很高兴它帮助!：-)

蒂娜2016年4月1日

非常感谢