写更专业邮件的5条规则
梅甘有超过20年的行政管理经验。
保留您的书面通信专业
你可能听过这句话:“写作的方式和写作的内容同样重要。”如今,一个人的“个人品牌”就是一切——无论是在网上还是在职场上。让你的邮件保持职业化对你的个人品牌大有帮助。
在许多方面,电子邮件和即时信使程序允许在电话交谈中窃听窃听的视觉等效。有博客有关如何写电子邮件的建议“就像在法庭沉积中读过一天。”这些博客有很多关于不做什么的建议,但很少关于一个人应该做什么或者为什么重要的事情。
以下是我的五大“不该做的事”规则,以及如何代替的建议:
规则1:注意你的反应(又名“没有通风”)
这可能是最难遵循的一条。以下是我观察到的最常见的情况:
如果你在虚拟会议中听到了什么,你的反应就是立即发送即时消息、表情符号(如果你的即时通讯工具有这个功能的话),或者发邮件给参加会议的人。
有什么风险?
如果您发送评论的人与较大的受众共享他们的屏幕,但该人忘记关闭他们的电子邮件通知和/或保持IM屏幕关闭...您的评论现在公众。
不要以为没有人注意到——相信我,每个人都看到了。
该怎么办?
- 如果您的评论与会议的主题有关:在会议中发表讲话。
- 如果您的评论只是一个肠道反应:将其放在自己身上一分钟,聆听较近对话。您反应的陈述可能只是故事的一部分。
- 等到会议结束后再谈:如果事情真的那么好或那么坏,那就留到会议结束后私下讨论吧。
第2条:仔细检查您的电子邮件将会备受资料
由于业务速度快,我们都在高度警报,一切都在昨天到期。
以下是一种可能的情况:
有人发了一封电子邮件。然后在五分钟或更短的时间里,那个人在你的桌子上出现,电话或IM的“你收到了我的电子邮件吗?”
最终,您学会阻止您正在做的事情来阅读立即进入的每封电子邮件。结果,您也有动力立即回复。
然后你发现你的回复发错了人。
这是怎么发生的?
也许你从习惯中击中“全部回复”,而不是将电子邮件转发为侧面对话的开始。也许发件人用错误的名字键入,或者您与公司中的其他人具有相同的名称。
该怎么办?
- 发送前:花点时间校对所有东西:你的收件人名单,你的邮件内容(也许你的邮件内容不清楚,你遗漏了一些词,等等);
- 尽快取消邮件即可取消邮件。如果“调用此消息”功能不起作用:
- 重新发送邮件,在主题后面加上“请忽略”,并在邮件正文中写上简短的道歉。
- 如果你是无意中收到邮件的人,温柔地回复他们犯的错误。一封简单的电子邮件说“我不认为这是为我准备的”效果很好。
规则三:把个人私事和工作私事分开
如果你自己没有做过,你一定听过这样的故事:
一封非常个人的电子邮件不仅向预期的人发送,而且还向整个公司发送。
呀! ! !无论对发送者还是接收者来说,尴尬的因素都是无以名状的。
该怎么办?
永远把你的工作邮件和私人邮件分开,避免在工作用的笔记本电脑(或台式电脑)上登录你的Gmail、MSN、雅虎或Hotmail的在线版本。
将个人和商业电子邮件结合到一个位置,更容易将个人和商业电子邮件组合到一个位置,以便您可以留意两者。但是,现在我们的手机与我们的笔记本电脑(平板电脑等)一样智能和强大,即结合电子邮件地址书籍不再需要。
规则4:注意你的观众
即使您的电子邮件适用于特定受众,它也有可能被转发给公司或超越的任何地方。
在公司里,你永远不会只给你的朋友或同事写信。你应该始终假定公司的高层会看到你的邮件。你最好的选择是把每封邮件都当作是在给你的经理、经理的老板或客户写信。
同时避免使用行业术语、首字母缩写或只有大学文学教授才会用的词。这些事情并不会让你看起来更聪明,只会让读者恼火,让你的信息更难理解。
规则5:注意你的语言
这不仅仅意味着“没有咒骂”(或保持它“PG”就像电影评级) - 这应该是显而易见的。如果不是,期望与人力资源进行对话。
“注意你的语言”也意味着保持它”(政治正确)。
记住:公司内外的任何人都可能看到你的邮件。因为没有办法知道谁是最终的读者,所以要让你的语言和语气保持中立。
如果你不确定怎么办?
- 有一个值得信赖的Collogue阅读电子邮件,并提供关于邮件如何更好的反馈或建议。
- 写完这封邮件(没有收件人),然后把它保存在你的“草稿”文件夹里一段时间。第二天(或者当天晚些时候,如果你有截止日期的话),检查一下它。
- 它还会说出你以为你在写什么?
- 邮件是否显示了你的专业素养?如果没有,修复它或寻求帮助。
在社交媒体上发帖时要非常小心。
如果您是小企业所有者,独立承包商等 - 您应该为您的业务提供单独的社交媒体页面。确保您的评论和帖子应与您提供的产品或服务直接相关。
如果你有一个糟糕的一天,请不要在Facebook或Twitter上播放它,并不要垃圾公司所努力的公司。您的同事或主管Facebook朋友(过去和目前)可能不明白。此外,许多公司现在拥有监控使用公司名称的程序以及何时以及谁(检查您的公司手册)。
别忘了——潜在的雇主会尝试进入你的页面来决定你是否“适合”这份工作。让你的名声(个人品牌)受到质疑并因此失去面试或工作机会并不难。
你最好的计划:拿起电话(是的那些有数字的东西)并召唤你信任的人发泄你的挫败感。
当您在企业环境中工作时,重要的是要记住,您的任何通讯都没有私密。您发送(内部和外部和外部)的每一封电子邮件都可以由对该主题感兴趣的人读取。说错了,回复 - 所有人,或者将其发送给错误的人,你可以把你的专业名称(个人品牌),你的工作和公司面临风险。
最后,最好的建议就是运用你的常识,尽可能地把私事和公事分开。正如1972年的电影《教父》提醒我们 - “它不是个人的,这是企业。”