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如何正确自动化商务电话系统

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Glenn Stok开发了35年以上的自动化电话系统,纳载于STOK Software,Inc。的首席执行官,他在计算机科学硕士学位。

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电话接待员

本指南适用于任何类型的自动化商务电话系统。您的系统已完成后,您将需要这个,并完成所有接线和电话连接。

我会给你所需的信息,让你的自动服务人员有效地处理来电。

正确的配置对于给你的企业留下良好的第一印象至关重要。

商务电话系统有三个部分:

  1. 主要组成部分是PBX,它代表“P.rB.牧场E.X改变。“除非系统包括下面的项目“2”,否则需要一个实时人员来回答和接听来电。
  2. 自动化服务员提供了一个选项菜单,即呼叫者可以用于路由呼叫而无需实时接待员。
  3. 最后,语音邮件组件将允许呼叫者为人员留言。

自动电话系统的好处

业务电话会干扰员工的注意力,让他们承担为其他员工留言的额外责任。自动电话系统可以提高工作人员的工作效率,但前提是它必须正确地安排来电者。

呼叫者可以自动路由到办公室的特定手机。在许多情况下,人员甚至可以将其扩展转发到外部地点或手机。

使用语音邮件,系统将为繁忙人员提供消息。如果他们不回答,每个人都可以记录他或她的问候,以呼叫者竞争。

自动话务员还可以让呼叫者收听录制的信息,而无需等待真人回答常规问题。这对你提供营业时间,办公室方向,工作招聘,以及其他常见问题的答案很有帮助。

多个来电者如何打通一个号码?

如果您只有一个电话线,那么只有一个来电者将通过。第二个来电者将获得忙碌的信号,因为您的手机公司无法提供第二个电话。

如果您不希望您的呼叫者获得忙碌信号,则需要为每个同时呼叫者提供单独的电话线。

您需要适当的电话线路数量来支持您期望的呼叫量,并且您的电话系统需要支持额外的线路。

例如,如果您有十个扩展,并且五个人通常在外面的电话外呼叫,您需要从您的手机公司中进入五条电话线。如果所有五行都在使用中,则下一个呼叫者将获得忙碌信号。

提供来电的实际方法是手机公司的函数。每个来电者拨打相同的数字,您的主要公司编号。电话公司提供了一个调用的功能翻转服务如果第一行正忙,则下一个呼叫者滚动到下一个可用行。

通过具有足够的电话线来提供所有可能的同时呼叫者,可以避免忙信号。

如何使商务电话系统正确处理您的呼叫者

在编程菜单选项时,考虑公司各部门和人员的合理位置是很重要的。一个组织良好的电话菜单将帮助打电话的人快速打通。

您将希望在没有混淆选择的情况下向您的呼叫者指向呼叫者。易于遵循的菜单至关重要,具有特定部门,人员或其他信息的选项。

您如何了解菜单的适当结构?想想你的大多数呼叫者都在呼唤什么,他们需要你需要什么。此外,考虑您的客户了解您的公司。

  • 他们是否经常联系特定人员?
  • 他们知道分机号码吗?
  • 他们知道员工的姓氏吗?
  • 或者他们只是模糊地知道他们需要到达哪个部门?

了解此功能,您可以设计手机菜单以处理客户的需求。

如果您有很多人呼叫常见问题或需要有关您的产品的信息,则包括一个选项,例如“请按5查看我们的小部件信息。

如果你的客户知道你的员工的名字,那么提供一个按姓名拨号的目录是有帮助的。来电者按指示拨电话键盘上的姓。

请记住,如果有人离开贵公司,或者您雇用他人,您需要将手机目录保持最新。

作为一种安全措施,为了确保不丢失来电者,最好给来电者一个按“0”键联系接线员的选项。你的接线员可以是你的接待员或任何可以帮助需要指导的来电者的人。

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电话呼叫者按菜单选项

自动化商务电话系统礼仪

这是一个很好的业务惯例,使您的来电者可以轻松地实现适当的人帮助他们。以下几点至关重要。

提供有用的菜单选择

它习惯于将部门放在菜单中并为人员分配扩展。在某些情况下,您可能希望将人员放在菜单中,因此您的来电者会听到,“对于莎莉琼斯,按1,为John Smith,按2等。

请注意,您正在为您的来电者提供贵公司大小的想法。您可以避免使用逐个名称功能,并制作其中一个菜单选项。

给打电话的人一个选择零的快速活的人

很多人都很着急,有些人没有耐心听完整份菜单。你不想失去那些潜在的客户,你绝对不想让他们失望。很多时候,这些呼叫者想要按0键,以便立即引起真人的注意。因此,建议将菜单选项设置为零铃声,以便服务人员能够帮助他们或直接呼叫。

商务问候和个人问候不要混在一起

另一个重要的事情不是混合业务和个人问候。当您的员工将其扩展转发到他们的手机或家庭电话时,如果他们不接听转移的呼叫,他们可能不希望他们的来电者听到他们的外向问候。

呼叫筛选可以用来屏蔽目的地的个人问候,这样呼叫者只能听到分机提供的专业问候。如果手机语音信箱应答,来电者将无法接通。相反,调用者将返回并放入业务系统的语音邮件中,并使用适当的业务相关的问候语。

呼叫筛选

应答时不连接,而是先向接收者播放来电者的名字。然后他们可以按一个键来接听电话。如果语音邮件应答,它将不返回按键音,因此电话系统将把来电者带回,正如我刚才解释的那样。

没有人员时的呼叫处理

您的人员可能不会随时接听电话。但有必要在打电话时照顾您的客户。

因此,当来电无人接听时,快速将来电者引导到合适的语音信箱,并在问候语中附上说明,这将有助于让来电者确信他或她会得到及时的处理。

当您的人员需要隐私以完成涉及的任务时,它们的扩展可以设置为“do-not-disk”模式,以便重要的呼叫者不只是听到响铃或陷入“语音邮件监狱。“

相反,当扩展设置为DO-NOT-DEST时,它将播放备用问候语,即邮箱用户已设置以在不可用时处理呼叫者。这个问候称为“不可用的问候”。它向您的来电者提供了指令,例如通过另一名员工拨打即时服务的扩展。

邮箱用户既可以记录常规问候语,也可以记录不可用问候语,因此可以很容易地切换到免打扰(或不可用模式),然后再返回,而不需要记录新的问候语。

请记住,您确实需要跟进所有消息。因此,您的人员必须以例程检查其语音邮箱或启用消息通知方法。

如何通过手机系统连接偏远工人

如果您有移动劳动力,雇用家庭工作人员或有卫星办公室,您必须将所有工人融入统一的电话系统中,因此您的来电者可以访问它们。

某些电话系统允许编程扩展到将呼叫路由到外部号码。如果您有该功能,请为需要访问的所有远程人员创建扩展。

正确使用延伸手机

如果您的远程人员不在特定位置,您可以将手机系统扩展程序编写,以将呼叫路由到其移动电话。拨打其扩展的呼叫者将通过手机连接,甚至不知道它们在办公室没有身体。

但是,您可能希望考虑在语音邮件中剩下的未接来电,可能无法及时返回并返回。一个解决方案是禁用呼叫筛选,如果没有答案,让所有电话放入手机的语音邮件。

好处是他们不必检查两个地方的消息。他们只需要检查手机,这可能有一个消息等待信号来指示未接来电。

请注意,如果没有人接听,来电者将会在手机上听到私人问候。因此,如果使用此方法,则greeting必须与业务相关,除非您的系统能够绕过该greeting(如前所述)。

当他们发现很容易与适当的人员达到目标目标时,正确的规划将对您的来电者发出很大的印象。这有利于您和您的客户。

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远程工作者接听电话

让一个电话系统处理你的需求

您希望考虑使用的灵活性以及您的来电者如何获得自定义自动助理菜单中最多的利益。

您应该决定正确使用哪些功能以及如何正确实现它们。您不希望使用干扰电话系统的手机公司的功能。

以下是一些常见功能的快速破录,以及如何集成它们:

语音信箱

如果你的任何一个工作人员正忙着打电话,他们的语音信箱会记录这条信息。每个电话分机应该有自己的语音信箱和自己的个人问候。

使用您的手机系统使用语音邮件功能时,它可以从手机公司禁用语音邮件服务至关重要。

转移电话

如果您在远程位置有人员,您可能希望允许拨打其扩展的呼叫者转移到其手机。

一个良好的电话系统应该能够处理手机公司提供的各种类型的传输功能,例如三向呼叫或传输和释放,这是一个称为Centrex的功能。

如果您没有使用手机公司的任何传输能力,那么通过两条电话线修补呼叫,不应能够通过两条电话修补呼叫来将呼叫者转移到另一个号码。

最后,验证您的手机系统是否具有良好的第一印象

最后,当你的自动化系统设置好了,你完成了编程,打电话给你的电话号码,听你的公司问候。测试菜单上的每个选项,以确保一切按照您的预期工作。

你不希望你的来电者遇到奇怪的东西。在呼叫者找到错误的刺激时,你可以抓住它并纠正它。

请记住,您的手机系统是您在呼唤您时的客户和客户体验的第一件事。所以做一个很好的第一印象。

©2015 Glenn Stok

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