项目管理:计划
作为在项目管理办公室工作过的项目管理认证助理,我知道计划和执行项目的重要性。
规划工具和技巧
计划是我们用来控制和调节正在执行的项目的主要方法。执行项目就是将计划付诸行动,以交付预期的结果。
在计划阶段,项目经理对整个项目进行全面考虑,与将要从事这项工作的人员进行沟通和管理,并找到完成或执行这项工作的最佳安排。
项目经理必须计划找到最好的行动方案,在他们的头脑中明确需要做什么,检查在他们的专业领域之外有什么,并知道如何委派和为他人设置工作。
这里有一些我们可以用来计划项目的计划工具。
甘特图
甘特图是项目计划的图形表示。它显示了任务、它们的持续时间、它们的顺序(或在时间上的位置)以及项目的总体持续时间。它以相互关联的形式呈现所有这些信息,是交流项目计划的一种简单方式。
我们准备了一个甘特图,将任务信息和项目的时间长度结合起来。这样的图表帮助我们理解完成项目的必要过程。它还帮助我们准确地掌握项目的整个持续时间,交流关于它的信息,并在我们需要做出额外决策时提供评估和估计的标准。
甘特图完全可靠吗?不是真的。我们不能依赖甘特图来详细说明为什么任务是按照它们出现的顺序排列的。我们也不能依赖甘特图来显示哪些任务对于按时完成项目至关重要,或者显示更改对依赖关系或任务序列的影响。任务依赖关系是任务或里程碑之间的逻辑关系。在任务依赖项中,任务或里程碑在执行之前完全或部分地依赖于要执行的其他任务。
关键路径分析
关键路径是一个项目的活动顺序,评估最长的总持续时间,以确定完成项目的最短时间。
关键路径图或网络显示了哪些任务对项目的及时完成是关键的或必要的。
关键路径软件根据任务之间的依赖关系自动计算更改的影响。由于其运行速度,该软件可以迅速更新任务数据及其资源的任何变化。
软件程序被用来帮助计划一个项目和分配资源的任务,资源水平,成本计算或估计成本,工作分解结构和组织分解结构。
以下是一些按字母顺序排列的项目管理软件:Accelo,体式,积压,简单的项目,inMotion,周一com、ProWorkFlowWorkamajig,Workfront,而且Wrike。如果你想了解更多关于这些软件的信息,你可以访问GetApp®的网站,该网站发布用户生成的和编辑的软件和应用程序的商业评论。
假定场景
在计划阶段,必须根据目标对成本和时间进行验证。
当数据发生变化时使用假设场景。然后计算机软件重新计算新的持续时间、资源分配和成本,提供可能的选择。
如果计划软件显示所需的完成日期超出了允许的时间或成本,那么项目经理必须查看三个选项:
- 找出哪些任务可以并行完成或可以部分覆盖,然后在网络上再次并行连接这些任务。然后计算机将估计一个较短的项目持续时间。
- 输入新的强制完成日期,计算机将计算出一个新的开始日期。
- 找出关键任务的持续时间是否可以缩短。这可以通过投入更多的资源、延长工作时间、降低质量(这会减少工作量)或使用预制来实现。
如果计划软件显示成本将大于分配的预算,项目经理可以减少资源的数量,缩短进度,或者降低可交付成果的质量。
术语和表达的解释
下面是对上面用到的一些单词或短语的解释:
- 资源分配是指在一定期限内为若干任务分配诸如时间、人员和工具等资源。
- 资源均衡是一种根据资源限制调整开始和结束日期,以平衡资源需求和可用供应的技术。
- 工作分解结构将一个项目分解成更小的组件,每个组件都专注于可交付的内容。
- 组织细分结构是一个详细描述项目规划、资源管理、时间和费用跟踪、成本分配、收入和利润报告以及工作管理的组织框架的模型。
- 时间跟踪记录工作时间。
- 费用追踪记录了花费的金额。
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项目管理的实践已经很成熟。它在不同的行业中有着广泛的应用范围。在市场营销、金融、产品开发、消费者服务和政府等领域的一些企业和组织现在都适用
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项目管理并不一定要规模宏大,也不局限于大型项目。您可以使用我的3个项目管理原则文章中提供的一些信息来制定个人行动计划。
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