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计划和组织会议:NVQ 3级商业和管理文凭

作者:

利文斯塔分享了她在企业管理、客户服务和教育方面的积极经验。

回顾本单元计划和组织会议的重要方面。

回顾本单元计划和组织会议的重要方面。

本单元简介

本单元为B组选修单元,共5学分。本单元帮助考生了解计划和组织会议所需的安排和行动,如何准备会议,如何支持会议的运行,以及如何跟进会议。

一个关于个人陈述还包括本单元!

注:请不要复制这里提交的任何内容,并将其显示在您的文件中。这篇文章的发表纯粹是为了帮助你了解他们希望你写什么以及如何写。你必须把你写的东西与你自己的工作领域和组织联系起来,并在准备文件时坚持下来。谢谢你的合作。

1.1解释计划和组织会议的人的角色

为了使会议有效地进行,需要良好的计划和准备。这两个步骤要花很多时间。

在计划会议时要考虑以下几点:

  • 了解会议的基本细节:会议类型、预算支出、出席人数、会议地点和其他细节。
  • 弄清会议的目的
  • 找出团队中每个人的角色。
  • 组织一个清单,把所有的日期都写在日历上,以确保不同的会议或事件不会相互冲突。
  • 如果必须定期安排会议以监测所采取的行动,则可以将每个月或每两周重复举行的会议列入电子日历

组织会议时应考虑以下事项:

  • 充分理解会议的目的
  • 了解会议参与者的时间限制,以确定召开会议的最佳时间,以免与其他预约发生冲突。
  • 选择一个所有与会者都容易到达的地点。
  • 计划会议的时长,考虑来访者和需要讨论的问题的数量。
  • 计划好提供什么茶点,谁来负责。
  • 收集议程项目,并按适当的格式和顺序准备它们。
  • 如果责任需要分配给不同的人,列出谁要做什么!
  • 确保主持会议的人知道会议需要实现什么目标,以及会议计划持续多长时间。

1.2描述不同类型的会议及其主要特点

有各种各样的会议。会议在以下方面有所不同:

  • 出席会议的人数
  • 会议的目的
  • 组织的规模
  • 主持会议的人
  • 会议的时长

会议的基本类型如下。

  • 常务会议:这是一个每周或每两周与经理就任何正在进行的项目举行的定期会议。这些会议一直持续到项目完成,并有议程和会议记录的一般格式。
  • 局部会议:会议:为讨论与工作或项目有关的特定话题而安排的会议
  • 演示:通常为通知团队过程和程序的变更而召开的会议。在这个会议中,有一两个演讲者,在结束时,与会者有机会提问。
  • 会议:会议:经过周密的计划和安排并由主持人主持的会议参加会议的人数取决于会议的目的。
  • 紧急会议:在没有事先通知的情况下突然召开会议,以解决组织内部或外部的危机。这个小组的所有成员都被要求参加会议。
  • 研讨会:会议主要是为了教育目的而召开的,由某一领域的专家主持。

1.3解释如何计划会议以实现商定的目标和目标

会议需要精心策划,因为它们在实现组织目标的过程中扮演着非常重要的角色。首先,为会议准备一个清单。

会议检查表:

  • 检查一下是否建立了具体而现实的目标。
  • 检查一下会议地点是否对所有人都开放。
  • 检查日期和时间是否对所有与会者都方便。
  • 确保主席了解会议议程。
  • 准备一份可以完成所有目标的议程。
  • 检查议程是否打印好并准备好了,会议资源是否准备好了,所有邀请是否已经发出。
  • 检查一下主席、记录员和主讲人是否都准备好了,点心是否都准备好了。

规划:与主席和所有与会者一起计划会议,包括会议的类型、目的、可用的预算、出席人数、地点和其他基本细节。

场地要求:在选择会议地点时,要考虑会议的目的和参会人数,以及会场是否在伸手可及的范围内。检查一下会场,看看他们是否有会议所需的所有设施。如果有必要,也要通知主席和与会者,如果有必要,了解他们对会议地点的期望,以避免任何麻烦或会议失败。

目标出席人员及邀请:清楚列出参加会议的人员,并发出会议邀请。询问他们要谈什么,需要多长时间。这样你就可以计算会议的时长了。

1.4解释达成会议摘要的目的

摘要是对会议内容的简短记录:会议的目的,谁将出席,以及他们出席的原因。

摘要让我们专注于会议的目标和结果,这有助于有效的团队建设。

一份好的简报必须是简短、清晰和集中的,把所有需要传达的思想都加在一起。这将使你清楚地了解你正在尝试做什么,而不会产生任何混乱。

简报必须非常清楚会议与业务相关的目标。

会议场地的大小是一个重要的考虑因素。

会议场地的大小是一个重要的考虑因素。

1.5解释如何确定不同类型会议的合适场地

在选择会议地点时,有几件事必须牢记在心。

  • 适用性查看会场是否足够大,能容纳所有参加会议的人。
  • 位置确保会场位于所有与会者都能到达的位置。
  • 可用性检查场地是否在要求的日期免费,以避免在最后一分钟失望。这可能会造成进一步的问题,因为在所有的安排都已经安排好,所有的与会者都已经到达之后,还不知道场地是否可用。
  • 大小检查会场是否能容纳所有的与会者和他们需要的资源,以及是否有使用所需资源的帮助。
  • 设施检查一下会场,看看你是否可以在那里召开会议而不用担心资源的使用问题。
  • 成本还要检查一下场地是否在预算范围内,是否划算。

1.6描述不同类型会议所需的资源类型

以下是会议所需的一些基本资源。

  • 书面材料:在会议上做笔记。
  • 投影仪:演示:演示或展示文件或幻灯片
  • 干:这有助于演示者为与会者清楚地写下事情或想法,这样就不会有任何疑问。
  • 个人电脑/笔记本电脑:它们与投影仪一起使用,用于显示幻灯片或文件。
  • 其他参加者的资料列印:这包括议程和其他文件,与会者可能需要跟进会议没有任何问题。

1.7列出议程和会议文件应涵盖的要点

会议议程在会议开始前就准备好了,并发给所有与会者。这是将提出供讨论的议题的清单。

一项议程需要包括:

  • 会议目标的简要描述
  • 要涵盖的主题列表
  • 列出每个主题的演讲者和演讲时间。
  • 会议的时间、日期和地点,以及参与者需要了解的任何背景信息,以便就会议主题进行知情的讨论。

会议文件记录了

  • 在场
  • 会议开始和结束的时间
  • 讨论的所有话题;什么都不能遗漏。

1.8向与会者解释会议目的和特殊要求,向他们提供会议所需的信息

会议组织者必须确保所有与会者的需求都得到满足。如果你的任务很具体,一定要做好准备。如果你要安排一个电话会议,一定要提前安排好。你可能会被要求自带食物或饮料。

  • 如果你只是参加会议,你应该带至少两支笔和足够的纸来做笔记。
  • 如果你负责为与会者安排食物和饮料,检查一下是否有与会者有特殊的饮食要求。
  • 如果椅子或演讲者需要使用笔记本电脑和投影仪,确保它们已经准备好。
  • 如果有残疾人需要特殊的访问安排,请确保会场有为他准备的设施。
  • 向会场查询会议的日期和时间,以及会场是否会一直开放。
  • 如果与会者需要地址和方向,确保提前将详细信息通过电子邮件发送给他们。

向任何外部与会者简要介绍会议的目的和个人任务。

1.9描述在组织会议时需要考虑的健康、安全和保安要求

健康、安全和保障是召开会议时要考虑的最重要的因素。

  • 检查一下会场是否为这种会议的安全设施。
  • 检查电线是否固定好,不要拖在地板上。
  • 确保所使用的设备,如笔记本电脑和ohp,处于良好的工作状态,并通过了ICT测试,以避免安全问题。
  • 确保带到会议上的任何机密文件都没有落下,并安全带回。另外,要确保只有授权的人才能访问这些文件。

1.10解释在会议前向主席汇报的目的和好处

应该向会议主席简要介绍会议内容,以便他们了解会议的内容。一些主持人的日程安排上有很多工作,因此不能把所有的注意力都放在一个项目或领域。负责向主席汇报情况的人就是负责让会议顺利进行的人。

1.11向与会者解释欢迎和提供适当茶点的目的

接待和提供合适的茶点的目的是让他们感到受欢迎和放松,让他们有一个好心情去专注和参与。适当的茶点也可以防止人们感到疲劳。

1.12描述会议中可能需要提供的信息、建议和支持的类型

你可能被要求提供的最明显的支持就是做会议记录。你可能会被要求提供一份议程和其他证明文件。其他类型的信息和支持可能包括IT资源,如投影仪、笔记本电脑,甚至食物和饮料。

1.13描述会议中可能出现的问题类型及解决方法

在会议中可能会出现各种各样的问题。它们可能起源于参与会议的人或会议中使用的资源。

ICT存在的问题

用于会议的笔记本电脑或投影仪可能因为与软件冲突而无法正常工作。大多数情况下,问题是没有连接到内部网。只有拥有对系统进行更改的管理权限,才能解决此类问题。如果没有,就必须向IT技术人员寻求建议。

参与者的问题

除此之外,会议还会产生冲突。商务会议中的冲突类型包括:

  • 专业的差异:这些都是由于意见的不同而产生的。如果这些分歧得不到解决,就会破坏工作关系。
  • 权力斗争和个性问题:当个人或群体彼此不喜欢时,就会出现这种情况。它们源于人们的个性,而不是工作冲突。

解决冲突

这些是你可以用来解决冲突的一些方法和技术。

冲突可能是这样的:

  • 关于工作量的分歧
  • 意见分歧
  • 在午休、年假、假期等问题上的分歧。
  • 关于不同工作方式的差异。

冲突可以通过以下方式解决:

  • 面对面的讨论必须让人们清楚地倾听。这对于详细了解问题和了解问题的严重性是必要的
  • Rotas可以根据需要进行更改或修改,以解决任何冲突
  • 当仅仅面对面的讨论不能解决冲突时,管理层就必须参与进来。
  • 如果问题很严重,而受影响的人希望就冲突执行申诉程序,则必须执行申诉程序。

1.14解释会议记录应该包括什么内容,以及确保记录准确和得到批准的目的

会议记录应包括会议上作出的决定和在一定时间内需要采取的行动的所有信息。当决定被记录下来时,所有参与的人都能保持事情的正轨,并提醒他们需要做什么。会后出现的任何疑问或困惑都可以通过参考和浏览会议记录来澄清。

会议记录必须清晰简洁。记录者必须做好准备之前开会时,要集中注意力,保持警惕开会,并写下会议记录这次会议。

会议前

记录者不应该是会议的积极参与者,因为很难同时处理两项任务。创建一个记录会议记录的模板,并确保留下一些空白来记录你的笔记。包括以下信息:

  • 会议日期和时间
  • 会议的目的
  • 会议主席或主席的名字
  • 分配的行动项目
  • 决定
  • 需要采取的行动
  • 还有其他问题吗?
  • 下次会议日期

在开会之前,尽可能多地从组织者那里收集信息。询问与会者的名单,以及关于会议目的的一些信息。

决定你想怎样记录你的笔记。如果你不习惯使用你的笔和记事本,试着使用录音机。

会议中

当人们进入会议室时,在与会者名单上勾出他们的名字,或在人们进入会议室时写下他们的名字。如果有你不认识的新人,请主席或负责人把他们介绍给团队。介绍在场的每一个人也很好,因为访客或一些与会者可能不知道谁出席了会议。介绍还可以帮助你在会议记录中记下谁被分配做什么。

记录笔记的人必须是一个非常认真的听众,不把注意力转移到其他事情上,以便准确地记下笔记。如果你不清楚做出了什么决定或分配了什么行动,请会议负责人解释清楚。

会后

在会议结束后,浏览一下笔记,把遗漏的地方补上,当场澄清任何疑问,这样你就不会忘记会议讨论了什么。在会议前创建的模板中输入你的笔记,这将使每个人都更容易阅读和使用笔记。

当你写笔记的时候:

  • 在你读的时候给页码上了号,这样你以后就不会困惑了。
  • 关注行动项目,而不是讨论。
  • 是客观的。
  • 如果您需要参考其他文件,请将其附在附录中或注明可在何处找到。
  • 当你打完会议记录后,请会议主席检查一下文件的错误。

好的会议记录可以确保会议的决定和行动不会丢失或忘记。它们也可作为日后参考的记录,因此是组织顺利运作的重要文件。

1.15解释如何记录动作并在必要时进行跟进

会议上讨论的任何行动都必须当场记录下来。要跟进的行动可能涉及个人或整个团队。所以在下次团队会议之前,如果后续工作与你或你的团队有关,请确保它是完整的。如果它与另一个团队或外部组织的人有关,可以通过电话或电子邮件联系,看看该任务是否得到了跟进。

解释收集和评估会议参与者反馈的目的

反馈是团队中个体表现的反映。团队中的每个人工作方式都不一样。从我们的角度来看,有些情况可能看起来是对的,但我们也必须从观察者的角度看问题。反馈让我们有机会了解他人对我们工作方式的看法。

反馈可以是积极的、消极的或中立的。

反馈可以通过多种方式传递,所以尽可能多地关注这些反馈是很重要的。反馈传达了人们如何看待我们的工作方式,以及如何改进。并不是所有的反馈都是准确的。

收集和评估会议反馈的目的是:

1.因为一个组织是为它的客户服务的,客户服务对组织的顺利运行是非常重要的。所以我们必须倾听反馈来改善客户服务。

2.获得反馈可以帮助你区分什么是对的,什么是错的。你也会知道什么是需要的或必要的,什么是不需要的,从而帮助你提高效率。

3.我们生活在一个有着不同文化和信仰的社区。因此,收集反馈可以帮助您改进与不同社区的工作。

4.我们与社区中有着不同性格、关系和性格的人一起工作。获得反馈帮助我们以一种适合社区中每个人的方式高效地工作。

5.反馈告诉你你的工作方式是否成功。它也会帮助你考虑其他的方法来提高你的表现。

6.通过反馈,我们知道我们是否伤害了谁,或让谁感到不舒服,或不尊重谁。我们可能会无意中这么做,所以反馈可以帮助我们识别这些错误。

7.反馈帮助我们关注会议参与者的需求,而不是我们的需求。

利用参与者的反馈:

1.我们可以利用反馈来更好地了解社区的需求。

2.我们可以用它来了解社区的变化。

3.我们可以用它来改进程序本身。

4.反馈有助于发展一种组织文化,这种文化拥抱和应用从他人那里获得的东西。

1.17描述如何就学习要点达成一致,以改善未来会议的组织

记下你在会议中遇到的问题,并与经理们讨论。因此,人们可以决定将来如何处理这些问题。

这些问题需要被解决,因为它们会影响到会议中的所有参与者和访客。如果不采取行动,未解决的问题可能会对组织的顺利运行造成伤害。

评论

莫妮卡T2018年1月4日

收集和评估外部服务的不同方法?

克莱尔·托马斯。2017年12月15日:

有谁能帮我评估会议安排,以及使用的外部服务吗?评估与会者从会议中得到的反馈,并与相关人员分享结果,在何处使用?

布丽姬特munameka2017年9月21日

THNX提供了很多这方面的信息

livingsta(作家)2016年3月22日来自英国:

你好,洛克斯利,谢谢。很高兴你发现这有用!: -)

livingsta(作家)2016年3月22日来自英国:

你好,乔纳斯,非常感谢。我很高兴你觉得这很有帮助。祝2016年一切顺利,祝你为之努力的一切顺利:-)

livingsta(作家)2016年3月22日来自英国:

你好TheBizWhiz,抱歉回复晚了。谢谢你分享你对这个中心的想法,我很高兴你喜欢它。祝你未来一周愉快:-)

livingsta(作家)2016年3月22日来自英国:

亲爱的Erorantes,

再次感谢。我完全同意你的观点。很高兴您发现这个集线器很有用!抱歉回复晚了!: -)

livingsta(作家)2016年3月22日来自英国:

你好Erorantes,

非常感谢你的阅读和分享你的想法。我很高兴你们发现这个中心很有用。祝你有一个美好的一周:-)

livingsta(作家)2016年3月22日来自英国:

你好Dhimanreena,

感谢您的来访和宝贵的反馈。我很高兴你发现这有用!: -)

Loxley2016年3月2日

非常有帮助

乔纳斯2016年1月18日

谢谢你在这里付出的努力,非常有帮助:)祝你2016年快乐

livingsta(作家)2016年1月6日从英国发出:

你好,西拉,不客气。这让我笑了。很高兴我能帮上忙。万事如意!:)

livingsta(作家)2016年1月6日从英国发出:

你好,mohammed gomaasaid,谢谢你过来给我写信。我很高兴你喜欢它。祝你2016年愉快!:)

Cilla2015年11月18日

这真是太有帮助了——我正在努力了解我女儿需要做什么,这样我才能帮助她。你真的帮了我大忙!再次感谢。

默罕默德·戈马2015年6月5日

这真的是一个很棒的中心

TheBizWhiz2015年3月7日

伟大的中心!会议通常是一个未被充分利用的工具,因为人们不知道如何组织会议。大多数人认为,只要让人们出席就可以了。

安娜·玛丽亚·奥兰蒂斯2014年10月23日从佛罗里达州迈阿密发来的邮件:

谢谢你教我们如何计划会议。你太棒了。我喜欢你的轮毂。开门见山很重要。会议的结果将是成功的。组织是好的。生活是愉快的。效率是从会议中得到人们想要的东西的关键。

安娜·玛丽亚·奥兰蒂斯2014年10月22日从佛罗里达州迈阿密发来的邮件:

谢谢你分享你的知识。我很感激知道如何计划、准备和进行会议。你太棒了。您的中心对商界来说是一个很好的提醒。有时,人们会忘记对客户来说很重要的小细节。有些人希望在会议中看到这些小事。我喜欢你的轮毂。你做得非常好。

丽娜Dhiman2014年10月7日

这是一个信息丰富的中心。以有效的方式组织会议是非常必要的。通过在您的文章中强调这一点和其他许多相关事实,您真的帮了大忙。

livingsta(作家)2013年7月15日,来自英国:

嗨,reviewstop,我真的理解你的感受。我很高兴你发现这个中心信息丰富。祝你未来一周愉快:-)

reviewstop2013年7月2日

我希望十年前我组织会议的时候就有这些信息了。书签,以防万一。谢谢

2013年5月10日

你好,你对接待来访者有什么指导吗?

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