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如何布置项目管理计划

作者:

SID KEMP是一家商业顾问和10本关于项目管理和商业成功书的作者。

项目计划:有什么以及为什么?

计划对于任何项目的成功至关重要。要诚实,大多数项目都失败了,甚至还有良好的计划。但没有计划的项目是无望的。项目团队肯定会在客户想要另一个或迟到或过期预算时交付一件事。一个好的项目计划可以让我们通过避免所有这些问题以及许多其他问题来实现成功。

项目计划为我们设置了管理项目。这到底是什么意思呢?通过计划,我们将能够:

  • 遵循计划中的步骤
  • 协调一支技巧的努力
  • 足够灵活,可以处理变化,包括新的好主意和处理问题
  • 按时并在预算范围内交付预期结果

作为一个项目经理,我的目标不仅仅是让客户满意,而是让客户高兴。而项目管理计划是我最重要的工具。

一个良好的项目管理计划涵盖了项目的各个方面。根据项目管理研究所(PMI),有九个地区我们必须计划并在管理层下携带,以在项目中取得成功。和我一起走,我会告诉你他们是什么,以及如何为下一个项目制定项目管理计划。

我教过4,000多个项目经理,并写了四本关于项目管理的书籍。您不需要阅读它们。事实上,如果您遵循本文中的步骤,您将在我见过的大多数专业人士之前。

目录

完整的计划偿还

完成阅读本文时,您会知道如何创建完整的项目管理计划,涵盖需要规划和管理的九个问题。

听起来很多工作 - 但这并不一定是真的。

我可以在大约45分钟内铺设这样的计划。而且,如果我这样做,那个项目可能需要5个小时,而不是8个,而不是令人愉快的令人沮丧的。有效地,我通过铺设项目计划我的收入增加了一倍。我聪明地努力 - 我减少了挫折和浪费。

当然,一个大型项目的项目计划需要更长时间。但它总是回报。在规划中花费的时间最终节省了更多的项目,而不是每次都会节省更多的时间。

事实上,储蓄可能是巨大的。我曾被要求救出一个预算1000万美元的项目。它已经是灾难总是灾难 - 花费150万美元,没有任何东西可以展示它,并浪费了几个月。如果这个产品迟到,公司的股票也将潜水。我教导了团队如何创建一个项目计划,我们一起制定了计划。不到一个月后,我们有一个新的计划,这些计划使用每个团队成员和每位顾问的最佳技能,并计划在新项目计划下按时交付。

当然,计划创造约10,000美元的成本。但它挽救了1000万美元,并帮助该公司在未来几年内达到亿美元。

图#1:铁三角形

铁三角:扩大范围需要更多的时间和金钱。

铁三角:扩大范围需要更多的时间和金钱。

最简单的项目计划:范围,时间和成本

最简单的项目计划至少有三个元素:范围,时间和成本。或者,简单的英语:

  • 范围:我们在制作什么?
  • 时间:这需要多长时间?我们什么时候开始,我们什么时候结束?
  • 成本:它要花多少钱?

假设一个客户雇佣了我的团队来为他们建立一个网站。如果我说,“我可以花1200美元在两周内完成你想要的网站”,那么这就是这个项目的范围、时间和成本的总结。但我需要制定出完整的计划,以确保我们正在建设的网站是客户想要的,而且我们真的可以在两周内完成,只需要1200美元。

范围,时间和成本称为“铁三角”,如图1所示。为什么?因为铁没有伸展,并且一旦三角形有两侧固定,就会固定两侧,而另一侧就无法打破三角形。铁三角形是一种提醒客户,以便他们无法获得的方式。如果他们同意一定时间和成本的一定范围,他们就不能稍后再回来并说:“我想要更多。”如果他们这样做,我们向他们展示了铁三角形图并说:“你不能伸展铁三角形。如果你想要更多的结果,我们需要更多的时间来完成工作,也需要花费更多的钱。”

让我们仔细看看这三个元素中的每一个。

范围:我们在制作什么?

这看起来很简单:我们正在做一个网站。但客户可能会认为会有视频、16页和一个购物车,即使你的报价清楚地表明,一个1200美元的网站最多有5张照片,6页,没有视频,没有购物车。所以,要做一个范围声明,这是项目计划的第一部分,我们要写下我们要交付的东西。

我们也写下惯于递送。客户倾向于记住你对他们想要的一切说“是”,即使你说,“不”。所以,让我们说客户要求视频,而且你说,“如果你提供一个,我会很高兴在视频中链接。但创建一个视频不包括在1200美元的价格内,也不可能在两周内完成。”如果这是在计划会议上发生的,那么请确保它也在项目计划中,在一个称为“排除”的部分中。我们可以有礼貌。我们不需要说“听着:没有视频。”但我们可以说,“目前1200美元的计划不包括任何视频制作。如果你想在网站上看视频,我们可以制作一个3分钟的视频,在网站上线后再加350美元。视频制作还需要一周的时间。”

作用域语句中的另一个常见错误是是否包含支持。客户可能会认为,一旦网站上线,您就可以免费进行更改和添加。您的范围声明应该包括您将提供的支持,并明确排除您不提供的任何支持。

一个好的范围声明清楚地阐明了所有假设,这样你就可以确保参与该项目的每个人都有相同的目标。随着项目前进,您将提醒人们的范围陈述,以保持同一页面上的每个人。当您完成时,您将将您的可交付成果与您的范围声明进行比较。您将提供客户想要的所有内容,并确保客户喜悦!

时间:需要多长时间?

说“我能在两周内建立一个网站”似乎很简单。但这到底意味着什么呢?良好的项目时间规划和评估远远不止这样的声明。以下是一些需要考虑的问题:

  • 努力是我们和我们团队将工作的总数。
  • 持续时间是项目将采取的总时间,从开始完成。
  • 持续时间和努力没有简单的关系。例如,我们可能会尽快提供更多的人同时在同一项目上工作。或者我们可能需要更多的时间等待向客户提供信息,或者因为我们正在使用几个项目。

如果我们正在为我们和我们团队进行非常例行日常的项目,我们可以通过比较与类似的过去项目进行估算时间。但要小心不要对项目做出假设。检查范围的差异,因为范围的小差异可以产生很大的差异。例如,如果您以前的所有网站托管在一个Web主机上,并且此客户端希望您使用其他主机,可能需要更长的时间。

还有一些其他时间陷阱。如果客户端在项目开头在网站提供文本,那么怎么样?如果他们不批准你的图形和页面怎么办?这可以增加项目的持续时间。并且,除非您非常清楚地沟通,否则客户不知道他或她是延迟他或她自己的项目的人。

成本:要花多少钱?

最简单的成本计划是时间和材料:工作时间乘以服务率,加上您为客户购买的任何物品的成本。通常,这就足够了。但您还应包括结算条款,以及如何处理成本溢出的声明。

当您的项目计划包括范围,时间和成本时,您就可以了解基础。该计划是否完成了?离得很远!范围,时间和成本是结果做好工作,不犯错误,问题一出现就处理。所以我们需要计划一下过程因素。

图2:铁三角由6个处理因子支持

只有在我们管理六个进程领域,我们只能按时提供时间范围和预算范围。

只有在我们管理六个进程领域,我们只能按时提供时间范围和预算范围。

伟大的项目计划的关键要素

计划铁三角是不够的。如果我们只计划和管理范围、时间和成本,那么事情就会在我们意识到之前出错。我们将达不到要求,延迟交付,或超出预算。事实上,上一次有人认为一个项目计划包括范围、时间和成本是完整的,大约是在50年前。

上面的图2显示了铁三角,三个结果(r)因素,如何依赖于其他六个过程(p)因素。我们透过管理所有九项因素,包括上述三(r)项,以及上述六(p)项,确保按时及在预算范围内成功交付成果:

  • 质量:是什么让它好?
  • 风险:什么可能出错,我们会做些什么?
  • 人力资源:谁会做这项工作,谁会做哪个工作?
  • 通讯:我们如何保持联系,保持一致?
  • 采购:我们将购买什么,我们将如何得到它?
  • 一体化:我们将如何将所有这些九个区域保留在一起,我们将如何管理变革?

现在,您可能不需要为每九个区域制定计划。但你需要如果您需要为每个区域制定计划。任何需要计划和没有得到一个的区域都建立在猜测和假设上。它与成功的可能与押丝和口香糖一起成功。因此,这是一个良好的项目管理计划的六个过程(P)区域的快速指南。

质量:是什么让它好?

关键问题:对客户来说,交付物中最关键的部分是什么?什么会让他们高兴呢?我们如何确保我们在这些具体的项目上做得很好?

风险:什么可能出错?我们能做什么?

创造风险计划的最简单方法是问:出现了什么5次我们这样做的项目?我们可能会获得一个列表:

  • 我们迟到了,因为有人生病了。
  • 客户花了三天时间来提供图形的批准,我们周五得到它们,我们必须整个周末工作完成。
  • 客户没有向我们告诉我们的密码到网站,我们迟到了三天。
  • 客户喜欢该网站,但从未支付他的账单。

这些听起来耳熟吗?好吧,像这样列一个你自己的清单,然后写下你怎么做避免问题,减少机会它发生了,或者很好地处理它如果发生这种情况。以下是针对这些风险的管理解决方案:

  • 在团队中培训两个人进行每项任务,或者有顾问呼吁填补团队的差距。
  • 在项目开始之前教育客户,告诉他们我们预期的批准或更改请求的速度,以及客户的延迟会延迟项目的交货日期。
  • 从客户端提供我们需要的一切,向客户端交付,并不启动项目,直到我们掌握一切。
  • 需要下来付款。对于没有经过验证的付款历史记录的客户来说,需要托管。

风险计划可能比这更复杂。事实上,重型项目经理计划使用统计数据的风险!但是,如果您已经列出了风险列表,并计划如何防止或处理每个人,您将在平均水平上运行。

人力资源:谁在团队中,每个人会做什么?

在这里,最重要的是要确保我们拥有一个团队,拥有完成工作所需的所有技能。但是,在大复杂的项目中,项目人力资源规划可以包括招聘,保留,加班,假日时间表和工会规则等事情。

通讯:我们如何保持联系并留在同一页面?

大多数项目都延迟,因为不准时做出关键决策,工作研磨到停止。电影中有一个场景飞行员,关于Howard Hughes,他开始疯狂的地方,数百名工人闲置,等待说明,而休斯试图为操纵杆决定正确的形状。不幸的是,这种场景对美国项目经理来说太熟悉,即使没有人疯狂!

我也看到了项目失败,因为不同的团队成员获得了不同版本的计划。有一次,我们决定从产品中删除某个模块,并达成一致。但没有人告诉程序员,他整晚都在熬夜试图让它工作。当我们告诉他他告诉他时,我不需要告诉你,当我们告诉他时,他是如何感受到第二天早上。让我们说,这种沟通错误,不建立忠诚!随着沟通不良,一半的团队认为我们正在制作一匹马,另一半认为我们正在做一个驴子。当项目完成后,我们已经用马头和驴的尾巴有东西,它使项目经理看起来像马的后端!

因此,通信是关键。这几天,当许多项目由Web,电子邮件和电话完成时,这也更为真实。通常,我们正在与生活在不同时区的团队成员合作,讲不同语言。在这些情况下,通信计划是成功的关键。只需询问每个人的时间以及如何与他或她联系,并记下会议,谈话和批准或更改请求的指南。

采购:我们会购买什么,我们将如何得到它?

一些项目没有采购需求。如果我们没有购买,租赁或租赁任何东西,并且不保留分包商的服务,我们可以跳过本节。但是,如果我们正在做任何这些事情,那么我们需要协调合同,协议信,保险,遵守法规,以及项目计划等等。德赢vwin000这就是我们制定项目采购计划的方式。

一体化

在制定项目计划时,集成有两个含义。首先是:我们需要确保计划的所有部分都领带在一起。假设客户要求网站上的其他页面,我们同意。然后我们加入十个小时的工作。但我们是否更新了反映范围和时间变化的成本?如果这10小时计数加班,并根据人力资源规则,我们必须支付时间和半级?所有九个地区都领带在一起,当我们铺设项目计划时,我们必须交叉检查一切。

即使我们反复核对一切,那也不够。项目在中间变化为。因此,集成的第二部分是在计划之后——它是在项目期间管理变更控制,以保持一切正常进行。

制定你的下一个项目计划

遵循本文中的步骤,您可以放弃下一个项目计划。如果您之前计划了一个项目,那么您可能会更好地使这更好,只要肯定会关注九个地区。

项目管理学院称这些项目管理中的九个知识领域。但我鼓励你保持简单。常识在项目管理方面比知识更重要。根据需要管理的这一九个地区,花时间思考事情,以及你提出的东西会很棒。

当然,一些项目计划比其他项目更容易。项目的独特性是一个关键因素:项目越多,计划更容易。当然,减少成本或减少成本的大小,复杂性和压力,并迅速促进规划。如果您需要更多的帮助,您可能会看看我的书项目管理方便,或签出PMI可获得的资源。

每天使用你的项目计划

项目失败的最大原因是缺乏一个好的计划。恭喜你!这个问题已经过去了。现在,你就要犯第二大错误了,那就是把计划扔进抽屉,开始工作,而不好好利用你已经完成的工作。

当你开车去一个你从未去过的地方,你是否设置了你车里的GPS,然后忽略它,一直开到你完全迷路。当然不是!

然而,这正是太多项目经理所做的。每天和每周使用你的项目计划就像听你的GPS。每天,让你的计划告诉你:

  • 今天做什么
  • 接下来做什么
  • 什么告诉你的团队要做
  • 何时联系您的客户和该说些什么
  • 注意或预防或管理是什么风险

每周,检查您对计划完成的工作,并解决了任何提出的问题。如果您只是跟踪时间和成本的结果,您只需透过迟到和过度预算。但是如果您留意了六个过程因素,您将在吹预算之前遇到问题,创造大延误,深六个项目。随着一个良好的计划,你就在取得成功的路上。

本文对提交人的知识最为准确而诚实。内容仅供参观或娱乐目的,并不能替代商业,财务,法律或技术问题的个人律师或专业建议。

注释

Sid Kemp(作者)2013年3月22日,佛罗里达州Boca Raton(距离迈阿密和棕榈滩附近):

男孩,找到像我这样做的人一样很棒!

Peggy Salvatore.2013年3月22日,大西洋中大西洋国家:

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Sid Kemp(作者)2013年3月22日,佛罗里达州Boca Raton(距离迈阿密和棕榈滩附近):

你的文章是什么?如果是一个很好的比赛,我会看看它,并链接到它。你可以对我做同样的事情。

Peggy Salvatore.2013年3月22日,大西洋中大西洋国家:

嗨sid。这是非常全面的,很棒的东西。感谢分享。我刚刚发布了一篇关于如何缩小你的焦点的文章,而Lo和Phoold,它给我带来了这篇文章!祝你有美好的一天 :)

Sid Kemp(作者)2012年6月23日从佛罗里达州佛罗里达州(迈阿密和棕榈滩附近):

嗨迈克尔 - 谢谢你的想法。

我的挑选版本来自咨询世界:您可以快速拥有它;你可以便宜;你可以很好:选择三个中的两个。

然而,我们可以通过利用优秀规划,跟踪和控制的价值来完成所有三个。这就是你通过中共所做的事情,我通过集成了项目管理方法的质量管理最佳实践。

迈克尔vo.来自Wartenton Missouri 2012年6月23日:

我喜欢“铁三角”。我们在航空航天有一个说法“选择两个”意味着你可以有两个三角形的三个顶点,但从来都不是三个。三角形是问题背后的规则。当我开始制约的理论和关键链项目管理实现时,我挑战了通过构建变体容忍计划(上面的CCPM),以及基于从属于约束的资源加载的公理问题。所有三个值都可以拥有,它们可以匹配原始计划。

Sid Kemp(作者)2012年6月20日,佛罗里达州佛罗里达州(迈阿密和棕榈滩附近):

谢谢西蒙!如果我可以说服项目经理只做一件事,它将计划所有9个地区。

Simone Haruko Smith.从2012年6月20日的旧金山:

另一个项目管理的重要方面的伟大指南。你的解释是最好的!

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