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泡沫和筒仓公司的过程

荷航审计和遵从性的创始人,我缓解压力和担忧商业人士经常感到在处理合规问题。

泡沫破裂

下次你在工作的时候,看看周围。各个部门合作程度如何?

你会说你有一个好的理解的每个部门是如何运作的吗?或者他们的角色如何符合你自己的吗?

每个人都喜欢认为自己的角色是最重要的,没有他们的部门业务不能运作。

错了!

内部审计我们经常看到的一件事是,每个部门内工作,住在他们自己的小工作泡沫无视他们周围正在发生什么。

虽然关注的细节,不管你做的是一件好事,它不应该以牺牲大局。

不管这个行业,没有业务可以操作只是一个部门。即使是小单运营商企业需要你穿多帽子当你承担不同的角色在你的商业。

公司的Multi-Department过程

让我们看看一个简单的例子中的步骤生产现有产品和卖给我们的客户。你甚至可以考虑更之前,您需要确定:

  • 你目前有多少产品存货吗
  • 是否有一个截止日期
  • 是否这是一个季节性的产品只需要在特定时间
  • 是否需要额外的电流
  • 业务是否有足够的资源来赚更多

上述问题通常是回顾了规划部门内的人。他们还将确定产品的多少是和原材料的数量,需要购买。

通常的信息然后传递给管理批准生产、采购的原材料和所需的时间和工作人员完成产品的生产。与财务部讨论通常是包含在这一次,以确保业务的可用资金来完成的所有任务。

一旦计划过程完成并已批准,原材料的细节需要被传递到采购部门。这里会有一个批准的供应商列表,他们使用起草采购订单购买所需的原材料。同样,这些需要批准,一般由管理,之前发送到供应商。

原材料已被命令后,财务部需要释放付款,以确保货物按时交付。财务记录需要更新,以反映业务花了多少钱,什么。后来他们还需要匹配这付款发票收到作为和解进程的一部分。

我们已经命令我们的原材料;其余的应该很容易,对吧?

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供应商已经开始交付我们的原材料现在有人需要检查他们确保订单是正确的,货物处于可用状态。最好的方法是比较商品的采购订单和发票收到。

根据业务的规模和类型的材料收到了这可能是任何人从前台到仓库人员或现场领班。在较大的企业中,又根据货物的类型,你可以有一个人签字,确认收到货物现场,另一个检查原材料的质量。

任何与原材料相关的文书工作需要保持和副本可能需要被发送到不同的部门,以确保他们的记录是准确的。当有文书工作这就是事情可能会变得混乱,如果缺乏沟通或如果你不理解为什么其他部门需要他们,他们需要他们什么时间框架。

你不能支付发票如果你不知道你的支付。你也不应该接受现场的货物,如果你不知道应该有产品和数量。

现在,我们有了自己的材料我们可以让我们的产品。

再一次,这取决于大小和设置的业务,原材料是如何存储、记录和分布式使用可以非常不同。应该保持相同的一点是,它使用时应记录每一个材料,由谁和多少。没有这些信息,你就不会知道你需要当你开始规划过程下次你想要的产品。

我们开始做我们的产品使用的工作指令是在我们最初开始之前开发这个产品放在第一位。工作指令是用来确保每个产品是由完全相同的方式,并始终如一的质量。

每次有人发现一个方法,使生产流程,流程的作业指导书等文件需要更新,所以他们保持电流。内部审计部门还可以审查流程,确保工作指令实际上是被跟踪。

如果您正在使用任何设备,使你的产品你需要确保设备在良好的工作秩序。维护部门需要一个时间表来测试,修复和更换设备的必要。与风险管理的讨论和/或内部审计人员可以帮助在做这些安排。

还在制造过程中发生的任何事件,例如设备故障,生产过程没有完成或受伤的员工,需要记录、调查和解决。

产品可以卖它之前需要检查质量;你不想卖劣质或有缺陷的产品。

我们现在有一个成品坐在我们的商店的房间里等待出售,但是我们把它卖给谁多少钱?

它还在继续

“多少”是以前由管理,财务部会再次确认它多少钱你的产品和你想要多少利润。

市场研究由人参与研究和发展是需要在开始的时候看看其他类似产品才卖,人们愿意支付。

至于卖给谁,你的市场研究已经调查,在一开始你已经知道你的客户是谁。营销部门将会建立一个运动目标正确的客户,销售部门的产品给客户。

这是一个相当复杂的过程,但是我们还没有完成安静。

类似于订购和购买原材料,我们现在必须扭转这一过程让我们存储区域的产品和客户。

我们的包装部门需要打包的每个产品的客户。我们需要创建客户需要支付的发票。仓库需要确认正确的产品去正确的客户。和我们的财务部门需要确保客户支付,付款记录,正确协调。

而且,由于我们工作人员使产品工资管理部门需要知道谁是工作什么时间他们工作,所以他们可以支付时间。

虽然上述所有正在发生的事情仍然有一些部门在后台运行。两个主要的考虑是IT部门确保员工获得他们所需要的系统和信息。

另一个是我们的清洁工。无论如果选择使用内部人员或外部清洁公司,有人把工作空间干净、整洁,不受潜在的危险。

所以涉及到的是谁?

看着上面的例子中我们简单的生产和销售过程涉及以下部门:

  • 管理
  • 规划
  • 采购
  • 金融
  • 仓库
  • 质量控制
  • 文档管理
  • 生产
  • 维护
  • 市场营销
  • 包装
  • 销售
  • 研发
  • 风险管理
  • 内部审计
  • 事件调查
  • 工资
  • 清洁

正如你所看到的每一个部门都参与其中。如果你把其中的一个部门的混合的东西会很快引起混乱!控制检查可能会错过,你可能没有你需要的资源完成生产或支付员工,你可能会错过销售机会,或更重要的是你可以销售的产品不适合使用,可能是危险的。

我们如何消除筒仓?

经常在内部审计如果我看到是沟通不畅或如果员工不确定不同区域的角色我就建议员工从一个部门去和影子的员工在其他部门在短时间内。我让他们去坐在看到实际上是另一个员工做什么。他们有机会问问题,得到一个更好的理解的部门如何协同工作。

本质上他们开始认为商业是一个拼图的碎片拟合在一起成为一个整体而不是单个筒仓的集合。

©2017年卡特里娜飓风麦肯齐

评论

卡特里娜麦肯齐(作家)2017年4月5日从本迪戈:

谢谢你!合规是我非常热爱,我喜欢与他人分享。我是一个幸运的人设法找到一个职业做我爱。如果你有任何问题你想要了解更多关于我很高兴把建议!

Fiddleman2017年4月04日:

良好的中心和一个伟大的分析任何商业组织内的所有函数是如何工作的。我们中的大多数人可能从未给过认为每个部分的功能如何使一切工作然后盈利,所以我们可以享受每周的薪水。当然,有超越视觉和更高效的机器,每个人都赢了。谢谢你的分享。

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