9个在工作中有效使用电子邮件的策略

作者:

蒂姆·特鲁奇(Tim Truzy)是一名康复咨询师、教育家，也是北卡罗来纳州的一名前调度员。

电子邮件对企业的重要性

有人估计，全球每天的在线商务信函数量接近1300亿封。电子邮件是一种有效的商业工具，但电子邮件必须以最专业的态度处理。尽管电子邮件在商业交往中很重要，但大多数雇主很少提供使用电子邮件的培训。巧合的是，员工在使用业务资源时必须掌握私人通信和商业通信的区别。

的确，如果处理不当，通过电子邮件进行的商务往来可能是有害的。作为一名康复咨询师，我曾与客户一起为适应商业环境而提高书面和口头技能。此外，我还帮助雇主实施有效的电子邮件沟通策略。下面是一些已经被证明是有益的技巧和创建有益策略的想法。

民意调查

9个在工作中使用电子邮件的有效策略

1.避免开不恰当的玩笑。使用特定的词汇和短语诋毁一个人可能会被立即解雇。许多组织都有禁止使用露骨语言的政策，比如学校。在电子邮件和其他通信中，攻击性言论的类型包括:种族歧视、偏执的国籍陈述、对某人残疾的偏见评论，以及与性取向有关的侮辱。因此，研究表明，企业受益于对员工和公众的尊重。在商务交流中，包括电子邮件中，限制你对喜剧的个人看法。

2.考虑一下一天中的时间。一天中的时间会影响人们对邮件的反应。在一天结束的时候，一个人可能会用简洁的语言发送在线通信，这可能不能反映你对员工、客户或承包商的了解。此外，要考虑在下班时间发送电子邮件是否合适。例如，在上司晚上和家人在一起的时候给他发短信可能不是个好主意。)你有多急需要答复?这个问题在下一个工作日处理会更好吗?)

3.尽量不要在休息时间和午餐时间发邮件。人们利用休息和午餐时间从工作压力中恢复过来。他们也可能在这段时间处理个人问题。出于这些原因，通过电子邮件联系另一个人可能会导致匆忙的回复，在午餐或休息时间表达不好的想法。专业人士经常使用的一个技巧是在工作日中留出一段时间来回复和写邮件，以保持清晰和专注。

4.确定什么时候电子邮件可能不是最好的选择。涉及长时间谈话的话题最好通过面对面的交流或电话来解决。此外，除非是与适当的人力资源人员或经理，否则应避免在工作现场通过电子邮件交流机密或敏感的内容。这些问题可能包括:潜在的歧视、薪酬差异和健康问题。同样，头脑风暴需要时间和精力，这使得这种活动更适合另一种形式的交流。从本质上说，那些需要几分钟以上时间来解决的问题不适合用电子邮件来讨论。

5.不要愤怒地回应。收到一些电子邮件可能会让你产生防御心理。然而，在发送回复之前要冷静下来。在今天的工作环境中，表现出机智是员工高度珍视的品质。此外，避免使用亵渎的词汇。考虑一下这个事实:你写的愤怒的邮件可能会成为第二天新闻的一部分或被发布在社交媒体上。简而言之，你可能希望在保住工作的同时，在公司内外建立富有成效的关系。换句话说，表现出克制情绪的能力对你的整个职业生涯都有好处。

6.在发送电子邮件之前要三思。首先，在心里仔细考虑信函的用词。然后，写一封邮件的草稿。最后，检查它并根据需要进行更改。如果时间允许，让别人给你反馈。确保主题是互动的中心。

7.在合适的情况下使用模板。有一个合适的系统可以减少一些与电子邮件相关的问题。许多公司和组织开发和维护格式化的电子邮件，以适应各种情况的日常业务。拒绝或批准服务、产品返回以及安排会议只是适合于模板的部分领域。当一个组织采取这样的步骤时，可以提高服务质量，同时减少书面交换中的错误。模板也是极好的节省时间的工具。

8.你的信息应该简明有礼。写邮件时要明白你是在给另一个人写信。用礼貌的问候和结束。关注邮件的目的，避免俚语和辱骂。从外交上切入重点。不要提出无关的问题。

9.你的语气很重要。不要在书面或任何其他形式的沟通中欺负同事、承包商或消费者。威胁性的语言会导致严重的后果。保持邮件的积极基调。用表达愿意解决问题的句子来展示你的前瞻性思维。举个例子:“我确信我们能找到解决问题的办法。”

法律后果和政策考虑

匆忙发送电子邮件可能会带来法律后果。事实上，法院已经承认网上通信是一种书面记录。因此，要把电子邮件理解为业务备忘录、电子文档或报表，如果有需要，可以对其进行检查。在培训新员工时，让员工在不同的场景中练习，以提高他们处理电子邮件的技能，公司会从中受益。从本质上说，制定一项政策并参与有关电子邮件交互的培训，有助于企业避开诉讼。以下是关于使用电子邮件的有效政策的一些重要组成部分。然而，企业所有者可能希望在实施该政策之前咨询律师。