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项目管理的10条黄金法则

作者:

柯登是一名自由撰稿人,曾在企业培训行业和学术医疗培训行业工作。

遵循这些规则,让任何项目都能充分发挥作用。

遵循这些规则,让任何项目都能充分发挥作用。

我从事项目管理和项目组合管理已经超过30年了,我从所有这些项目中学到了一些黄金法则,这些法则适用于任何类型的项目。在这篇文章中,我想和你分享其中的一些。

如果你将这些规则应用到你所从事的任何项目中,你将很有可能拥有一个成功的、没有压力的项目。

项目管理规则

  1. 理解范围
  2. 理解涉众的目标
  3. 计划
  4. 应急
  5. 与团队沟通
  6. 测试早期/原型
  7. 监控
  8. 向客户报告并管理期望
  9. 交付
  10. 召开总结会议

1.理解范围

这似乎是显而易见的,但你知道这个项目是关于什么的是很重要的。你想要建立或实现什么?项目是否有你必须遵守的书面规范?驱动项目的业务目标是什么?

与参与决定是否推进项目的人交谈。这可能是您组织中的销售人员(如果您是作为另一家公司的供应商进行项目),或者是您组织中的高级管理人员(如果这是一个内部项目)。

找出你的客户的期望是什么(无论是内部客户还是外部客户)。他们以前做过类似的事情吗?他们对项目进展的感觉如何?什么是好的,什么可以做得更好?

确保您了解项目的任何技术要求——如果需要,与您团队中的技术人员或IT经理/部门交谈。

2.理解涉众的目标

在你开始一个项目之前,试着找出所有的涉众。例如,如果你正在为外部客户做一个项目,你可能有以下干系人:

  • 业务发起人-这个人把手伸进口袋,把钱花在你或你的组织上。他们想要的是按时、高质量的交货,而不向协议方收取额外费用。
  • 客户项目经理-这是你的客户组织中你在项目过程中联系最多的人。他们会想要一个没有压力和麻烦的项目。他们想要在老板面前表现得很好,你可能会发现他们的报酬或奖金将与项目的成功挂钩。
  • 客户端专家- - - - - -在项目的某个阶段,您可能需要与客户专家进行交流。他们希望在设计中有发言权,希望自己的专业知识得到倾听和重视。他们通常也会缺乏时间(鉴于他们是该领域的专家)
  • 其他供应商,有时您会发现,要么您将依赖于客户的另一个供应商的输入,要么他们将等待您的输入。你必须(通常通过你的客户项目经理)与这个供应商合作,并让他们满意。
  • 自己的老板,你的老板会想要你的项目进展情况的报告(以确保你能让客户满意,并为你的组织盈利)。

确保从每个项目发起人的角度了解如何使项目成为一个成功的项目。

3.计划

我再怎么强调都不为过——计划,计划,再计划。列出项目涉及的任务和所需的资源(人和物)。查看任务之间的相互依赖关系——在其他任务开始或完成之前,哪些任务不能开始,等等。

使用MS Project这样的工具,甚至是一个简单的Excel电子表格来帮助你制定计划。提前组织好你需要的人员和物品,计划做一些早期原型和QA来解决早期问题。

4.应急

不管你的计划有多好,事情都不会像预期的那样发展。生活将进行干预。确保在你的计划中加入一些应急措施。这可能是额外的资源或额外的时间在你的日程安排中,但这将区别于平静的交付和深夜2点疯狂的交付。

如果你的项目是面向外部客户的,一开始就鼓励他们在预算中加入一些应急措施(可能是10%)。这将允许他们在范围内有一些移动的空间,这将意味着它将更容易完成项目,而不必为每一个小的更改返回采购。

5.与团队沟通

很有可能你不会独自完成这个项目。别忘了你的团队不会读心术,你需要与他们沟通,让他们加入,征求意见,集思广益,让他们知道截止日期。诚实地倾听他们关于如何更快或更好地完成任务的想法。

如果你的项目跨越数周或数月(甚至数年),与团队建立一个定期的会议时间。如果您的团队分布在全球各地,您可以通过电话会议或会议(如Zoom或Webex会议)在所有人都方便的时间召开会议。

确保团队中的每一个成员都了解整个大局,并且他们都明白自己做得好的(或坏的)工作对团队中其他成员的影响。

写一份项目简报,帮助新成员快速上手并跟上进度。

6.测试早期/原型

无论您正在构建什么,都不要在没有测试的情况下进入生产。如果可能的话,创造一个早期的原型并将其呈现给决策者。越早获得这个输入,以后需要做的重复工作就越少。

早期测试或原型应该尝试测试产品的所有方面。让IT、最终用户、涉众和其他人参与到这个早期测试中来。

7.监控

一旦你签署了早期原型和测试,你就可以进入全面开发。这是将花费大部分精力的地方。

在这个阶段监控你的项目是非常重要的。设定中期目标和最后期限,不要错过它们——把每一个当做客户的最后期限。

保持与团队、客户/涉众的联系,以确保期望仍然是相同的,并确保你能够达到目标。

8.向客户报告并管理期望

客户想知道发生了什么。他们不喜欢对事情的进展一无所知。他们不喜欢惊喜。

一定要定期向你的客户汇报,让他们知道项目的进展情况——毕竟这是他们的钱!

如果他们不遵守自己的承诺(提供反馈,提供任何东西!),一定要让他们知道,让他们知道他们的延迟将如何影响时间表或预算。

9.交付

诺曼底登陆已经到来。在发货前告诉客户什么时候可以收到货——他们应该在他们的时间早上的第一件事,晚上的最后一件事,中午等吗?如果客户认为当天早上的第一件事就是送货上门,而你实际上是想在午夜前送达,他们可能会变得焦虑。

当你交付时,一定要告诉客户交付已经完成,并让他们知道下一步是什么。他们是否需要签字,提供反馈,通知其他评论者等等?

如果您的交付是软件,并且您是通过电子方式交付的,请确保测试您上传的内容(例如,到FTP站点),实际上,能够成功下载、解压缩并运行。

要警惕技术团队成员,他们认为仅仅因为他们上传了它,它就必须完全在那里和完整的!

10.召开总结会议

一旦所有的工作都已经完成,项目也结束了,计划召开一次评审会议。这次会议将给你机会征求好的反馈(假设你已经做得很好!),注意在未来的项目中哪些地方可以改进,并给你的客户反馈他们所发挥的作用。

在与客户进行项目后回顾会议之前,与你的团队召开一次内部会议。

要诚实,但要圆滑。在该表扬的地方表扬,在你觉得下次会改善工作流程的地方给予建设性的反馈。

记录结果。

这篇文章是准确和真实的最好的作者的知识。内容仅供资讯或娱乐之用,不取代商业、财务、法律或技术事宜上的个人顾问或专业意见。

©2009 Kerdon

评论

劳伦2013年7月26日,来自英国:

我100%同意这个观点。伟大的文章。

在项目中经常被忽略的一件事是吸取的教训,但这对项目经理来说是非常重要的。为下一个项目进行的改进确实会带来巨大的好处。

loidaestillore2011年8月17日,菲律宾:

这就跟你问声好!感谢分享你在项目管理方面的知识。我一定会在两周后开始的下一个项目中使用你的10条黄金法则。

罗斯2011年2月1日:

非常详细的

项目管理真的是一件很困难的事情……你需要工具来管理它,我使用月亮lite

http://moonlitepro.com/

有了这个,我的PM是最容易的

最好的

罗斯

项目管理软件2010年6月3日:

项目管理是当前任何过程的必要组成部分,没有一个计划好的过程是不可能获得成功的。

最好的过程是计划并获得成功

projmanagerplan2010年4月2日:

信息和非常详细的…项目管理是艰难的……只要你全身心地投入到这个项目中,它就会引领你成功。

projectmngmt来自美国2010年3月29日:

这中心不错……非常详细和翔实……项目管理真的很难……

Kerdon(作家)2010年3月29日,爱尔兰:

谢谢leona25。项目管理绝对是一种杂耍行为,如果处理不好可能会导致压力。

leona252010年3月28日:

项目管理真的是一件很困难的事情……你需要研究它的每一个方面。给出这样的建议真的很有帮助。我也有一个中心讲如何处理团队压力,这和你的很相关……漂亮的一个。:)

Kerdon(作家)2010年3月13日,爱尔兰:

谢谢你的评论,项目成功。

项目的成功2010年3月13日:

我认为这是另一个不错的中心!你对它有一个很好的概述。我已经了解了这方面的信息,还在寻找更多的枢纽。

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